
Contoh Surat Undangan Rapat dan 9 Tips Urut Menulisnya!
Kita telah akrab dengan berbagai contoh surat undangan rapat (meeting invitation letter) karena kerap kali menerimanya di kantor. Mendapat surat undangan yang benar dan menarik dapat meningkatkan tingkat kehadiran peserta. Tidak hanya membantu bisnis Anda tampak lebih profesional dan terorganisasi, namun juga dapat membantu membangun hubungan bisnis yang berharga.
Namun bagaimana saat kita ingin menulis surat undangan untuk rapat atau pertemuan bisnis penting, tetapi tidak tahu caranya? Tidak masalah, karena artikel ini akan menguraikan step by step. Anda juga akan melihat beberapa contoh surat undangan rapat yang bisa Anda terapkan.
Tips Membuat Contoh Surat Undangan Rapat dan Bagian-Bagiannya
1. Menulis Baris Subjek (Subject Line) secara Ringkas
Baris subjek pada email penting dibuat dengan baik dalam undangan rapat di tempat kerja. Gunakan kata-kata yang akan memotivasi semua orang yang diundang untuk menghadiri meeting. Undangan rapat via email ini sangat perlu dibuat dengan menarik terutama bagi mereka yang Anda jarang kirimi email.
Belum yakin seperti apa baris subjek yang bagus itu penting? Perlu Anda catat, nama pengirim dan baris subjek email adalah faktor penting untuk membuat surat undangan rapat akan dibuka dan dibaca.
2. Selalu Sertakan Agenda Rapat
Seberapa banyak detail undangan yang akan disertakan itu terserah Anda. Namun ada baiknya Anda tetap menyertakan agenda rapat. Dengan cara ini, akan terwujud rapat yang terstruktur dengan baik dan peserta akan yakin menghadiri rapat. Selain itu, contoh surat undangan rapat yang tercantum agenda di dalamnya dapat membantu penerima untuk mempersiapkan apa yang ingin mereka sampaikan dalam rapat.

Sumber: Freepik
3. Bisa Tambahkan Gambar di Surat Undangan
Gambar dapat menyimpan seribu kata, bukan? Nah, gambar yang Anda tambahkan dalam invitation letter juga dapat meningkatkan user engagement. Tingkat membuka email dan tingkat tanggapan/respons yang Anda terima akan lebih tinggi jika menambahkan gambar yang menarik di dalam surat undangan rapat.
5. Gunakan Logo Perusahaan
Memasukkan logo perusahaan adalah langkah terbaik yang perlu Anda lakukan dalam invitation letter. Jika undangan rapat berbentuk dokumen PDF, gunakan kop perusahaan. Jika undangan rapat dikirim melalui email, pastikan Anda menggunakan tanda tangan email profesional.
6. Kapan, Di mana, dan Alasan Pertemuan Bisnis Dilangsungkan
Informasi mengenai kapan, lokasi, dan alasan pertemuan bisnis dilakukan sangatlah penting dan harus disertakan dengan jelas.
- Kapan: Tanggal dan jam berapa rapat akan diadakan? Pastikan tanggal tersebut adalah hari kerja dan bukan hari libur nasional. Selain itu, hindari waktu rapat yang terlalu larut karena mungkin dapat berlangsung lebih lama dari yang diperkirakan.
- Alasan rapat: Tujuan apa dari rapat yang akan dilangsungkan? Cantumkan penjelasan singkat tentang alasan rapat diadakan. Poin informasi ini bisa opsional jika telah dijelaskan dalam agenda rapat terlebih dahulu.
- Di mana: Lokasi yang dipilih untuk rapat, apakah di ruang rapat atau di tempat lain. Pastikan untuk menyertakan alamat jika Anda mengundang klien atau profesional dari luar perusahaan. Apabila melakukan online meeting, cantumkan link online meeting-nya.
7. Rincian Durasi Business Meeting

Sumber: Freepik
Beritahu peserta tentang durasi atau berapa lama rapat akan berlangsung. Anda mungkin perlu untuk memperkirakan berdasarkan agenda rapat. Perkiraan lebih baik daripada tidak ada sama sekali, dan peserta rapat akan menghargainya.
8. Mintakan RSVP
Salah satu tujuan mengapa Anda mengirim undangan rapat adalah untuk mengetahui jumlah peserta. Pastikan Anda meminta RSVP dengan menyertakan tenggat waktunya. Anda bisa sertakan alamat email atau link konfirmasi supaya mereka dapat memberikan respons. Atau Anda bisa membagikan kalender bersama untuk penjadwalan rapat bisa dilihat kapan saja.
9. Kirim Minutes of Meeting (Risalah Rapat) Setelahnya
Apapun hasil rapat, selalu kirimkan email ucapan terima kasih setelah rapat. Tujuan hal ini dilakukan untuk memastikan bahwa setiap orang yang menghadiri meeting senang dengan tempat, suasana, dan topik yang didiskusikan. Setelah rapat adalah waktu yang tepat untuk mengirim minutes of meeting. Tujuannya agar semua orang memiliki pemahaman yang sama tentang apa yang dibahas dan hasilnya.
Contoh Surat Undangan Rapat di Perusahaan
1. Template Undangan untuk Individu atau Beberapa Staf
Halo (nama peserta), Semoga Anda dalam kondisi sehat dan tanpa kurang suatu apapun. Kami ingin mengundang Anda untuk mendatangi pertemuan atau rapat pada (Hari dan tanggal) pada pukul (Jam) untuk mendiskusikan tentang (Subjek Rapat). Rapat akan diselenggarakan di (Venue dan Alamat). Untuk memberikan gambaran tentang apa yang akan didiskusikan saat meeting nanti, berikut adalah daftar detailnya: 1. (topik/bahasan rapat) 2. (topik/bahasan rapat) 3. (topik/bahasan rapat) Kami mengharapkan kehadiran Anda dalam rapat penting ini dengan memberikan konfirmasi kedatangan. Salam hormat, Nama pengirim |
---|
2. Contoh Surat Undangan Rapat dalam Bahasa Inggris
3. Template Contoh Surat Undangan Pertemuan untuk Klien Potensial
Yang terhormat [nama klien potensial] Nama saya […] dan saya [nama Anda] adalah [jabatan] di [nama perusahaan], yaitu [jelaskan aktivitas perusahaan]. Saya yakin kami dapat membantu Anda dengan [kondisi atau keperluan khusus] dan akan menghargai kesempatan untuk bertemu di kantor Anda untuk membicarakan [apa yang Anda jual atau tawarkan]. Demi kenyamanan Anda, saya menambahkan beberapa saran untuk tanggal dan waktu. Harapan saya adalah untuk membahas apa yang bisa kita lakukan satu sama lain secara lebih rinci. Salam Hormat, [Nama Anda] |
---|
Baca juga: 5 Jenis dan Contoh Laporan HRD yang Penting Keberadaannya
Tidak peduli bagaimana Anda mengirim undangan rapat atau menyusunnya dengan format penulisan yang sedikit berbeda. Tetap tujuan mengirim undangan meeting adalah sama: mendorong mereka yang diundang untuk hadir. Undangan yang dibuat dengan baik artinya mendorong meeting yang sukses sehingga lebih banyak peluang untuk mengembangkan bisnis.
Manfaatkan software HRIS yang telah terintegrasi dengan sistem payroll untuk mengakomodasi pengelolaan karyawan dan administrasi perusahaan. BroadwaysHR, software HRIS berbasis cloud terbaik untuk solusi pengelolaan HR yang efektif termasuk untuk kelola undangan rapat rutin maupun tahunan.
Segala fitur layanan dalam satu aplikasi di BroadwaysHR, termasuk Time Management dan Employee Self-Service sangat fleksibel dengan kebijakan perusahaan, dari yang sederhana hingga complex. Semua terhubung dan terintegrasi dengan sistem payroll karyawan
Tertarik menggunakannya? Segera hubungi kami atau bisa FREE TRIAL aplikasi dengan klik di sini.