Ada BroadwaysHR, Ini Sistem HRIS Terbaik Se-Indonesia
Sistem informasi sumber daya manusia adalah salah satu teknologi terpenting yang tengah berkembang dengan teknologi informasi sebagai fungsi manajemen sumber daya manusia (SDM). Hadirnya sistem HRIS sebagai perangkat lunak yang terintegrasi, perangkat keras, fungsi-fungsi lain, kebijakan sistem dan prosedur menjadi suatu proses sistem otomatis yang mendukung secara strategis dan proses operasional. Untuk mengetahui rekomendasi sistem HRIS terbaik, simak penjelasan singkat mengenai HRIS di bawah ini.
Apa Itu Sistem HRIS?
Sumber: iStockPhoto
Sistem HRIS (Human Resources Information System) mengintegrasikan informasi dari aplikasi-aplikasi yang berbeda ke satu sistem database universal. Aplikasi ini dibutuhkan untuk mempermudah proses HR jadi lebih efisien karena bantuan teknologi. Perangkat HRIS menyimpan, mengolah, dan memproses data karyawan. Seperti nama, alamat, nomor KTP, dan sebagainya. Tipikalnya, HRIS software juga menyediakan layanan yang berhubungan dengan human resources, seperti perekrutan karyawan, timesheet online, kinerja karyawan, dan payroll.
Fungsi Sistem HRIS
Pemanfaatan HRIS tentunya harus dapat dan sesuai dengan kebutuhan berbagai tingkat manajemen perusahaan. Mulai dari profesional SDM, manajer pada area fungsional hingga karyawan secara luas. HRIS secara fungsional memungkinkan Anda untuk mengintegrasikan prosedur maupun kebijakan untuk pengelolaan SDM di perusahaan serta prosedur lain yang diperlukan dalam mengoperasikan aplikasi.
1. Semakin Sistematis
Sistem HRIS memungkinkan Anda dalam memanajemen pekerjaan mengenai sumber daya manusia dan seluruh informasinya lebih sistematis.
2. Proses Sederhana
Selain lebih sistematis, HRIS memungkinkan Anda dapat mengoptimalkan pekerjaan sehingga tidak ada lagi pengulangan tugas-tugas administratif. HRIS memberikan otomatisasi pekerjaan berulang tersebut sehingga prosesnya lebih efisien.
3. Meningkatkan Transparansi
Bisnis dan perusahaan yang semakin besar dan berskala besar tentunya memiliki jumlah karyawan yang banyak sehingga membuat pengelolaan sumber daya yang semakin sulit. Tantangan utamanya adalah bagaimana proses pengelolaannya tetap teratur dan memberikan informasi yang sama dari setiap karyawan. HRIS membantu mengurangi potensi kebingungan dan human error dengan sentralisasi sumber informasi untuk semua hal yang bersangkutan dengan sumber daya manusia.
Manfaat Sistem HRIS
Beberapa manfaat yang bisa Anda jumpai dengan implementasi HRIS seperti:
1. Pembuatan Keputusan Berdasarkan Data yang Akurat
Mengadopsi sistem HRIS memberikan Anda kemudahan untuk melacak berbagai aspek seperti manajemen karyawan, pemberian tunjangan, masa kerja karyawan, kehadiran, promosi, produktivitas dan beberapa indikator atau metrik penting lainnya. Data atau informasi yang dihasilkan oleh HRIS tentunya berguna dalam pengambilan keputusan untuk tingkat strategis bagi bisnis maupun perusahaan.
Berkat pengelolaan data karyawan yang otomatis dan tersistem dapat membantu Anda untuk membuat keputusan bisnis atau perusahaan berdasarkan data-data terupdate dengan tingkat akurasi yang tinggi.
2. Mendorongan Meningkatnya Pengalaman Karyawan
HRIS tentunya dapat menjadi wadah untuk aksesibilitas seluruh informasi karyawan yang diperlukan mulai dari kebijakan, struktur organisasi, tunjangan, kinerja, penggajian dan hal lain yang berhubungan dengan sumber daya manusia.
Baca juga: Begini Cara Memilih Aplikasi HRD Terbaik dan Rekomendasinya
3. Meningkatkan Otomatisasi
Ketika Anda memiliki tim SDM berskala kecil dan bandwidth yang terbatas, tentunya kemudahan dari fitur otomatisasi HRIS dapat membuat pekerjaan atau kegiatan operasional HR menjadi lebih konsisten dan dilakukan dengan cepat dan lancar.
4. Minimalisasi Kesalahan
Saat data informasi dan proses dengan konsisten dicatat dan dikelola pada satu wadah yaitu HRIS, tentunya dapat meminimalisir terjadinya kesalahan manusia (human error) yang biasanya terjadi dan tentunya merugikan bisnis atau perusahaan.
5. Kecepatan Proses
Sistem HRIS membantu mempercepat proses pengelolaan sumber daya manusia, termasuk penandatanganan dokumen karyawan baru, persetujuan pengajuan cuti, pembuatan dan penyampaian laporan untuk kepatuhan dan pelacakan siklus hidup karyawan.
6. Meningkatan Kepatuhan akan Regulasi
Sentralisasi data kebijakan prosedur dalam satu wadah baik dari data-data karyawan yang dikumpulkan, dilengkapi dengan kemampuan pengelolaan lainnya tentunya dapat membuat kepatuhan tersebut lebih mudah bagi bisnis atau perusahaan.
7. Akomodasi Pertumbuhan Bisnis/Perusahaan
Bisnis yang berkembang pesat tentunya harus selaras dengan sistem yang dapat mengakomodasi peningkatan skala termasuk seluruh proses di bidang SDM. Implementasi HRIS pada kegiatan SDM tentunya merupakan cara terbaik yang dapat dilakukan, tidak hanya meningkatkan efektivitas proses bisnis namun juga menjauhkan kegiatan dari sistem manual.
Fitur-Fitur yang Wajib dalam HRIS
Sumber: iStockPhoto
Sebelum memilih HRIS, terlebih dahulu pastikan Anda mengenali dan memeriksa dengan cermat sistem HRIS yang Anda pilih dan fitur-fitur wajib dan penting untuk dimiliki. Berikut ini tujuh fitur yang wajib dimiliki oleh sistem HRIS pilihan Anda:
1. Pengelolaan Data Kepegawaian dan Dokumen
Hal pertama yang harus dimiliki oleh sistem HRIS terbaik tentunya kemampuan sistem dalam mengelola dan menyimpan seluruh data dan informasi terkait kepegawaian. Beberapa data karyawan yang disimpan salah satunya menggunakan spreadsheet maupun jenis lainnya biasanya akan jauh lebih sulit ketika Anda harus melakukan pelacakan data maupun dokumen.
Metode penyimpanan data dalam satu database memberikan kepastian bagi Anda akan data yang update dan akurat. HRIS juga merupakan cara penyimpanan dokumen modern yang dapat memberikan banyak kemudahan salah satu cara pencegahan pengelolaan secara manual. Selain meninggalkan cara manual dalam pengelolaan dokumen, HRIS dapat menjadi cara terbaik dalam mengefisiensi pengeluaran seperti untuk printer, kertas, tinta dan lain sebagainya.
Dokumen karyawan yang biasanya berisi data penting dan bahkan sensitif tidak lagi efektif apabila masih dikelola menggunakan cara manual. Melibatkan sistem dalam pengelolaan tentunya dapat menjadi jaminan dalam memastikan keamanan informasi sensitif agar tidak jatuh ke tangan yang salah. Tentunya faktor keamanan data adalah perhatian utama bagi setiap perusahaan manapun.
2. Portal Karyawan
Sistem HRIS terbaik memberikan aksesibilitas yang luas untuk seluruh informasi karyawan. Hal ini mencakup mengenai akses informasi kebijakan perusahaan, struktur organisasi, tunjangan, kinerja, penggajian dan berbagai hal yang berhubungan dengan sumber daya manusia.
Memanfaatkan fitur portal karyawan, memberikan kemudahan bagi karyawan Anda dalam mengajukan permohonan hak cuti, melacak secara mandiri mengenai status cuti dan mengakses data human resources mereka. Kemudahan ini tentunya adalah manfaat terbesar untuk era digital saat ini yaitu dimana sistem ini dapat menjadi solusi yang disesuaikan dengan setiap kebutuhan serta optimalisasi waktu dan tenaga.
3. Rekrutmen Karyawan
Ketika bisnis/perusahaan terus berkembang, tentunya kebutuhan akan karyawannya juga terus meningkat. Ini bukan menjadi masalah ketika Anda memiliki pelamar dengan kuantitas kecil. Namun bagaimana jika pelamar kerja mencapai angka yang cukup tinggi bahkan melebihi ekspektasi perusahaan?
Dalam hal ini, sistem HRIS akan membantu mengotomatisasi proses rekrutmen karyawan Anda. Umumnya sistem ini juga dapat diintegrasikan dengan laman penerimaan internal sehingga pelamar dapat dengan mudah melakukan apply pekerjaan dan tentunya dapat menyederhanakan proses penerimaan.
4. Sistem Penggajian
Salah satu aktivitas SDM yang sering memakan waktu adalah proses penggajian karyawan. Biasanya divisi payroll sebagai PIC yang bertugas dalam tahap ini akan lebih sibuk dari biasanya untuk mengurus gaji atau upah yang akan diberikan. Tentu bukan sebuah ide yang bagus ketika Anda masih melakukannya dengan cara manual karena akan banyak masalah yang ditimbulkan seperti kesalahan hitung pengurangan pajak karyawan yang mengakibatkan kerugian.
Karena itulah, Anda wajib memastikan sistem HRIS yang Anda pilih sudah mencakup fitur penggajian yang memiliki kemampuan dalam penggajian otomatis. Fitur ini akan memungkinkan Anda menginput informasi perbankan, pembayaran upah lalu selanjutnya Anda dapat membiarkan sistem penggajian bekerja.
Baca juga: Aplikasi HR: Fungsi, Manfaat & Rekomendasi Software Terbaik
5. Sistem Penjadwalan, Absensi dan Cuti
Akan menjadi sebuah mimpi buruk ketika scheduling atau penjadwalan dilakukan secara tidak terorganisir. Pastikan sistem HRIS terbaik pilihan Anda telah dilengkapi dengan fitur penjadwalan baik preferensi penjadwalan, hari libur dan lainnya pada satu tempat. Ketika kesalahan atau human error seperti salah membuat jadwal terjadi, Anda dapat dengan mudah mengatur kembali pada sistem HRIS untuk mengingatkan Anda.
Selain penjadwalan, absensi ketidakhadiran dan cuti juga menjadi hal yang signifikan ketika tidak dikelola dengan cermat. Hal ini dapat terjadi ketika karyawan yang bermasalah akan melakukan pembatalan pekerjaan sesering mungkin. Karena inilah sistem HRIS diperlukan untuk meningkatkan efektivitas proses pelacakan.
6. Berita dan Pengumuman Perusahaan
Salah satu cara meningkatkan retensi karyawan terhadap perusahaan adalah dengan rutin memberikan update informasi mengenai perusahaan. Hal ini juga berguna untuk membangun pemahaman yang sama mengenai informasi penting perusahaan terpelihara dengan baik.
Salah satu fitur yang wajib dimiliki sistem HRIS terbaik adalah ketika perusahaan dapat secara rutin melaporkan pembaharuan berita penting maupun pengumuman secara langsung kepada karyawan.
7. Analisis dan Report
Pastikan aplikasi HRIS pilihan Anda dilengkapi dengan fitur analisis dan reporting yang telah disesuaikan dengan keadaan yang ada. Hal ini mencakup kemampuan fitur dalam menganalisis tren di seluruh bisnis, termasuk jam kerja karyawan yang terlambat, penghentian karyawan, kesehatan, produktivitas dan faktor lainnya.
Cara Memilih Sistem HRIS Terbaik
1. Identifikasi Tujuan Perusahaan Anda
Hal pertama yang wajib Anda lakukan adalah mengidentifikasi tujuan Anda menggunakan HRIS. Untuk memudahkan membuat rumusan tujuan, Anda dapat menjawab pertanyaan: Mengapa Anda memerlukan HRIS? Apa yang ingin Anda capai dengan HRIS? Bagaimana HRIS akan membantu pengelolaan SDM Anda?
2. Memilih Vendor Pengembangan Sistem HRIS Berpengalaman
Tidak hanya kualitas dari sistem HRIS yang perlu Anda perhatikan, kualitas vendor pengembangan sistem juga tak kalah penting untuk dipertimbangkan. Hal ini mengacu pada proses pengerjaan sistem. Ketika vendor yang Anda pilih telah memiliki jam terbang cukup tinggi dan didukung dengan kemampuan SDM, hal ini dapat menjadi jaminan keberhasilan implementasi sistem.
BroadwaysHR sebagai Rekomendasi Sistem HRIS Terbaik
BroadwaysHR hadir dengan teknologi berbasis cloud yang mudah disesuaikan dengan sistem di dalam perusahaan. Dengan kata lain, sistem HRIS terbaik ini menawarkan fleksibilitas dalam menyesuaikan kebijakan perusahaan baik yang sifatnya sederhana hingga yang kompleks.
Menariknya, aplikasi ini juga dapat diterapkan ke berbagai jenis perusahaan, mulai dari skala kecil, menengah, hingga besar. Selain itu, aplikasi ini juga bisa dipakai untuk mengintegrasikan semua data karyawan, sehingga sistem administrasi menjadi lebih rapi. Bahkan, akses data pun bisa dilakukan dari mana saja dan kapan saja.
Tak hanya di situ saja, BroadwaysHR menawarkan 7 fitur unggulan yang fleksibel dan dapat disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan. Berikut adalah fitur-fitur yang dimiliki aplikasi BroadwaysHR.
- Organization Development: pengembangan karyawan.
- Employee Management: urusan administrasi dan input data pekerja.
- Compensation and Benefit: penghitungan kompensasi, bonus, insentif, upah lembur, atau benefit lainnya.
- Payroll Management: otomatisasi pembayaran gaji pegawai.
- Time Management: perekaman presensi karyawan yang lebih akurat.
- Social Security Management: manajemen jaminan sosial pekerja.
- Employee Self Service: akses mandiri bagi karyawan terkait informasi dan hal-hal lain di dalam perusahaan melalui gawai masing-masing.
Nah, itulah yang membuat BroadwaysHR menjadi sistem HRIS terbaik untuk mempermudah HR dalam melaksanakan tugasnya. Jika Anda tertarik mencoba aplikasinya, segera registrasi di sini dan dapatkan uji coba GRATIS selama 30 hari.
