
General Affair Staff: Tugas, Fungsi dan Skill yang Harus Dimiliki
Sebuah perusahaan besar biasanya memiliki dua divisi utama yaitu HRD dan General Affair (GA). Jika HRD bertanggung jawab untuk masalah sumber daya manusia dalam perusahaan. Maka seorang General Affair staff bertanggung jawab untuk masalah operasional.
Ingin tahu apa tugas dan tanggung jawab GA? Apa saja fungsinya? Dan apa saja skill yang harus dimiliki? Mari kita simak ulasan di bawah ini.
Tugas dan Tanggung Jawab General Affair

Sumber: Pixabay
1. Melakukan Pengadaan Barang
Barang atau aset yang ada dalam perusahaan tidak semuanya bersifat awet, seperti contohnya printer atau Personal Computer (PC). Hal ini menjadi tanggung jawab GA dalam melakukan pembelian untuk pengadaan barang.
Tentunya tidak dilakukan asal beli karena seorang GA juga harus dapat melakukan perbandingan harga sebelum melakukan pembelian.
Tujuan pemesanan ini salah satunya tentu saja supaya perusahaan bisa menekan biaya pengeluaran aset. Semakin rendah nilai pengeluaran perusahaan dalam pembelian aset maka dapat dipastikan kinerja divisi GA di perusahaan tersebut juga baik.
2. Melakukan Pembelian Rutin
Selain membeli aset perusahaan yang bersifat semi permanen seperti printer, PC, ataupun barang aset lainnya yang mendukung operasional perusahaan, General Affair juga bertugas melakukan pembelian rutin.
Pembelian rutin ini meliputi kebutuhan bulanan seperti air minum, Alat Tulis Kantor (ATK), kertas, tinta printer dan beberapa barang berkala lainnya.
3. Melakukan Pembayaran Rutin
Pembayaran rutin dilakukan perusahaan untuk pembayaran listrik, air, telepon, jaringan internet (wifi), dan beberapa pembayaran rutin lainnya.
Untuk poin ketiga ini, seorang GA biasanya melakukan estimasi dana yang sudah terhitung dengan tepat karena pembayaran rutin perusahaan biasanya tidak berbeda dengan bulan-bulan sebelumnya.
Biasanya, untuk perusahaan besar, pembayaran rutin ini juga dilakukan secara otomatis melalui sebuah sistem karena pembayarannya sudah terprediksi dan terintegrasi dengan sistem perusahaan.
4. Mengurusi Pembayaran Tenaga Kerja Harian
Tidak seperti karyawan yang mendapat gaji tetap setiap bulan, pekerja harian lepas menjadi tanggung jawab GA. Divisi General Affair memiliki wewenang untuk menentukan besaran upah pekerja lepas harian diluar gaji karyawan.
Hal ini menjadi tanggung jawab general affair karena gaji karyawan lepas ikut termasuk dalam keperluan bulanan kantor dalam pembukuannya untuk kebutuhan sumber daya manusia.
5. Pemeliharaan Aset
Selain melakukan pembelian barang, divisi GA juga bertanggung jawab dalam memelihara aset yang telah mereka beli. Hal ini dikarenakan agar para user atau pemakai aset perusahaan juga tidak secara sembarangan menggunakannya.
Oleh karena itu dalam perusahaan yang paling galak ketika menemui karyawan tidak menjaga aset perusahaan adalah divisi General Affair karena mereka lah yang bertanggung jawab ketika terjadi kerusakan aset perusahaan.
6. Renovasi dan Pembukaan Kantor Cabang
Divisi General Affair dalam perusahaan selalu sensitif dan rinci ketika menentukan biaya, begitupun ketika kantor atau perusahaan akan melakukan renovasi ataupun pembukaan kantor cabang baru. Karena renovasi kantor tidak dapat dilakukan secara asal-asalan atau instan.
Perlu pertimbangan mulai dari faktor kelayakan maupun estimasi dana yang sesuai. Bahkan ketika estimasi dana sudah disetujui oleh pihak GA, pelaporan hasil renovasi dan pembelian material juga harus bisa dibuktikan dengan nota atau faktur.
Fungsi General Affair

Sumber: Pixabay
Dihadapkan dengan banyak sekali tugas dari perusahaan tentang masalah operasional, apa sebenarnya fungsi dari seorang staff GA? General affair pada setiap perusahaan akan berfungsi sebagai:
- Seseorang yang akan bertugas untuk membuat laporan berkala untuk keperluan rapat anggaran. Seorang staff GA harus sudah menyiapkan laporan aset, penilain efektivitas investasi internal perusahaan, dan lain-lain.
- Melakukan pemeliharan dan perawatan berbagai aset yang dimiliki perusahaan. Aset ini mulai dari gedung kantor sampai semua fasilitas yang ada didalamnya. Sebelum mengajukan kepada perusahaan anggaran maka ia harus membuat penilaian terlebih dahulu
- Pembuat kontrak kerja karyawan. Selain itu, seorang staff GA juga akan mengurus pembayaran hingga melakukan komplain jika terjadi hal yang tidak diinginkan mewakili perusahaan.
- Fungsi general affair staff yang tidak kalah penting adalah mengurus masalah perizinan. Segala hal tentang perizinan yang melibatkan instansi pemerintah, wartawan dan sebagainya untuk urusan izin juga menjadi fungsi seorang GA.
Baca Juga: 5 Tugas Utama Divisi General Affairs dalam Operasional Kerja
Skill yang Harus Dimiliki Seorang General Affair
Begitu banyak tugas mengenai operasional perusahaan sampai dengan mengurus perizinan, skill apa yang sebenarnya dibutuhkan jika ingin menjadi staff GA? Skill yang harus dimiliki jika ingin terjun menjadi bagian general affair adalah sebagai berikut.
1. Mengerti Cara Membuat Laporan Keuangan
Mengingat ia akan berhubungan dengan aset perusahaan dan berbagai macam arsip seorang staff GA harus punya skill teliti dan jujur.
Teliti dalam hal menyusul segala laporan keuangan secara rinci, serta jujur melaporkan anggaran biaya operasional perusahaan setiap bulannya.
2. Dapat Berkomunikasi dengan Baik
Menjadi staff GA akan bertugas sebagai jembatan antara karyawan dengan divisi keuangan, maupun perusahaan dengan pihak eksternal untuk mengurus masalah perizinan.
Itulah sebabnya, kamu harus mempunyai skill komunikasi yang baik agar tidak terjadi miskom ataupun informasi yang salah.
3. Menguasai Teknik Lobi dan Negosiasi yang Baik
Karena akan berhubungan dengan perizinan, urusan internal maupun perwakilan perusahaan, seorang General Affair staff harus punya skill teknik lobi dan negosiasi. Sebab ia harus pintar melakukan tawar menawar agar budget dan tujuan perusahaan bisa sesuai serta operasional berjalan lancar.
4. Manajemen Bisnis dan Administrasi
General affair staff biasanya akan berkedudukan di bawah kepala operasional secara langsung dan menjadi perwakilan eksternal perusahaan. Itulah sebabnya penting bagi seorang GA mengetahui dasar-dasar bisnis seperti apa.
Selain itu, urusan administrasi tentang perizinan sampai dengan kontrak karyawan juga tidak luput dari skill yang harus ia miliki.
Mudah Mengerjakan Tugas General Affairs Bersama BrodwaysHR
Melihat tugas dan fungsi general affairs di perusahaan cukup luas dan menyita waktu. Maka, Untuk mendukung peningkatan produktivitas karyawan di perusahaan Abda bisa memanfaatkan aplikasi HRIS terpercaya seperti BrodwaysHR.
Aplikasi HRIS BrodwaysHR memiliki sistem berbasis cloud terbaik yang memiliki banyak fitur pengelolaan administrasi karyawan. Fitur Organization Development hingga Time Management bisa membantu Anda mempermudah segala urusan HR.
Anda juga bisa melakukan demo BrodwaysHR secara gratis sekarang dengan menghubungi kami di sini.