
Kick Off Meeting, Ini Manfaat dan 5 Cara Mengadakannya
Di saat proyek baru mendapatkan lampu hijau, satu hal terpenting yang harus dilakukan adalah kick off meeting atau pertemuan awal. Kesuksesan proyek secara keseluruhan dan perbaikan bottom line pada proyek adalah beberapa manfaat mengadakan pertemuan awal yang efektif. Lalu seperti apa manfaat lebih luas dari kick off meeting bagi perusahaan dan bagaimana cara mengadakannya? Simak ulasan selengkapnya berikut ini.
Apa itu Kick Off Meeting?
Kick off meeting adalah pertemuan pertama yang mempertemukan semua pemangku kepentingan proyek untuk memulai proyek baru dan setelah kontrak kerja resmi ditandatangani. Pertemuan ini dapat melibatkan pemangku kepentingan tingkat tinggi (high-level stakeholders) seperti project sponsor, management, project manager, dan anggota tim. Bagi project manager, pertemuan ini sangat penting untuk menentukan tujuan bersama dan membangun komitmen bersama. Adapun bagi karyawan, kick-off meeting penting untuk memotivasi mereka mencapai tujuan bersama tersebut.
Manfaat Diadakan Pertemuan Awal untuk Proyek

Sumber: Freepik
Dilansir dari laman Asana, pertemuan awal benar-benar dibutuhkan untuk mengomunikasikan informasi proyek utama kepada tim dan memberi anggota tim kesempatan untuk bertanya dan berdiskusi secara langsung. Tak hanya sekadar membagikan detail upcoming project dalam sebuah work plan atau melalui email, mengadakan project kick-off bermanfaat untuk mengurangi kemungkinan miskomunikasi dan memastikan semua orang memulai proyek dari titik yang sama. Tanpa rapat awal ini, anggota tim dan stakeholders dapat memiliki ekspektasi yang tidak selaras dan berujung pada skenario terburuk, kegagalan proyek.
Berikut adalah beberapa poin manfaat diadakannya project kick-off meeting:
- Membantu antar anggota tim untuk mengenal satu sama lain.
- Menunjukkan kepemimpinan project manager.
- Mempermudah anggota tim untuk memahami tujuan proyek
- Memungkinkan stakeholders untuk memahami project’s milestones, risiko, dan kendala proyek.
- Membantu project manager dalam mendapat dukungan dari stakeholders.
- Memberi kesempatan pada peserta rapat untuk bertanya dan berdiskusi.
Cara Mengadakan Kick Off Meeting yang Efektif
Saat berencana mengadakan pertemuan kick-off di kantor, Anda harus mempersiapkan materi tertentu dan informasi yang cukup untuk peserta agar mereka memahami tujuan proyek dengan jelas. Dilansir dari laman Indeed, berikut ini lima langkah cara mengadakan kick off meeting yang sukses.
1. Tetapkan Tujuan dan Visi Proyek
Cantumkan tujuan dan final product yang Anda impikan untuk proyek saat ini. Memiliki tujuan yang jelas untuk dikerjakan dan pemahaman kuat tentang proyek membuat karyawan antusias dan lebih termotivasi untuk menyelesaikan tugas mereka. Anda perlu mengomunikasikan tujuan proyek dengan jelas dan paparkan bagaimana proyek ini dapat menguntungkan perusahaan atau klien.
2. Tentukan Karyawan yang Terlibat dalam Tim Proyek

Sumber:: Freepik
Menjadi project manager berarti Anda akan mendelegasikan tugas tertentu kepada karyawan terpilih. Sebelumnya temui department manager untuk menanyakan siapa yang harus Anda pilih dan tetapkan untuk memikul tanggung jawab tertentu. Dengan bantuan department manager, Anda akan memahami tingkat keahlian karyawan dan siapa saja yang memiliki waktu luang untuk mengerjakan proyek. Buat daftar karyawan beserta keahlian dan deskripsi pekerjaan yang akan mereka selesaikan.
3. Buat Deadline untuk Setiap Tugas
Buatlah daftar tenggat waktu beberapa tugas yang harus Anda selesaikan. Kemudian, buat timeline tentang kapan setiap anggota tim harus mengirimkan tugas tersebut. Selain untuk penyelesaian tugas, timeline juga penting untuk memantau setiap pencapaian yang terpenuhi. Jadwal rapat juga penting dilakukan untuk memeriksa perkembangan karyawan dalam setiap tahapan proses.
4. Pilih Project and Team Management Tool yang Digunakan

Sumber: Freepik
Untuk memastikan Anda memperoleh informasi terbaru tentang kemajuan tim dalam tugas mereka, gunakan team management tool. Sebagian besar aplikasi memungkinkan Anda membuat bagian spesifik dari proyek Anda, lalu menetapkan tugas dan deadline ke setiap karyawan. Pertimbangkan juga untuk memilih platform komunikasi bisnis yang akan digunakan sebagai media untuk berkolaborasi dan berdiskusi.
5. Menetapkan Waktu dan Tempat Rapat
Tetapkan waktu untuk kick-off meeting yang cocok dengan jadwal semua orang. Siapkan ruang rapat yang cukup besar sesuai jumlah peserta rapat. Anda juga dapat melakukan video call dengan karyawan jarak jauh. Di saat tanggal dan tempat telah ditentukan, persiapkan agenda yang memuat apa yang akan Anda diskusikan dan berapa banyak waktu yang dialokasikan. Pastikan rapat berjalan sesuai perencanaan.
Baca juga: Ini Beda Career Development dan Career Growth, Sudah Tahu?
Pentingnya Notulensi Rapat untuk Kesuksesan Proyek
Kick off meeting dapat berlangsung berapa hari atau bahkan berminggu-minggu lama tergantung pada jumlah stakeholder, lokasi, dan zona waktunya. Setelah rapat selesai, project manager perlu mengeluarkan minutes of meeting (MOM) untuk merangkum dan mencakup semua poin pembahasan selama rapat. Dalam notulensi rapat tersebut juga dipastikan semua pihak yang berpartisipasi dalam proyek dicantumkan.
Dalam pelaksanaannya, semua peserta rapat perlu menandatangani MOM sehingga tercapai kesepakatan yang jelas di antara para pihak. Dokumen MOM ini berikutnya menjadi bagian integral dari dokumen kontrak proyek, sehingga sangat jelas pentingnya notulen rapat untuk diterbitkan.
Agar pengelolaan dokumen rapat menjadi jauh lebih mudah, praktis, dan terintegrasi, aplikasi HRIS terbaik BroadwaysHR siap membantu kelancaran administrasi perusahaan Anda. Layanan Organization Management akan sangat membantu pencatatan seluruh agenda dan hasil rapat di perusahaan memakai sistem cloud terbaik dari kami. Anda juga dapat memantau progress karyawan yang Anda libatkan untuk penyelesaian proyek-proyek penting. BroadwaysHR telah didesain dengan flexible sesuai kondisi perusahaan masing-masing. Hubungi kami untuk informasi selengkapnya dan coba Free Trial-nya disini!