8 Komponen Laporan Gaji Karyawan Excel dan Contohnya

Departemen HR menangani berbagai urusan terkait dengan kepegawaian, salah satunya urusan penggajian. Perhitungan gaji tentunya tidak sebatas hanya upah kerja yang dibayar per jam atau harian saja, namun juga termasuk perhitungan upah lembur, bonus, iuran BPJS, atau kasbon yang mungkin dimiliki karyawan. Dalam perhitungan gaji ini biasanya dilakukan menggunakan payroll manual hingga cara digital melalui aplikasi payroll. Laporan gaji karyawan excel bisa jadi solusi bagi perusahaan yang belum menggunakan aplikasi payroll. 

Laporan gaji karyawan dengan excel bisa dilakukan karena adanya rumus khusus yang tersedia untuk menghitung gaji secara otomatis. Mari pelajari seperti apa contohnya, apa saja kekurangan menggunakannya, serta keunggulan fitur payroll yang terdapat dalam BroadwaysHR.

Contoh Laporan Gaji Karyawan Excel dan Komponennya

Membuat laporan payroll karyawan menjadi rutinitas HR bersama departemen finance setiap bulannya. Dengan menggunakan Microsoft Excel, Anda bisa membuat laporan gaji karyawan secara manual yang sudah umum digunakan oleh perusahaan berskala kecil hingga menengah.

Untuk mendapatkan gambaran seperti apa laporan keuangan terkait penggajian karyawan, ini adalah salah satu contohnya:

Contoh Laporan Gaji Karyawan dengan Excel. Sumber: belajaroffice.com

Dari contoh laporan gaji karyawan Excel di atas, kita dapat mengetahui komponen yang harus ada dalam slip gaji mencakup:

1. Data Umum Perusahaan: Nama perusahaan, logo perusahaan dan alamat, nomor telepon perusahaan
2. Periode Gaji Karyawan: Keterangan bulan dan tahun penggajian
3. Data Pribadi Karyawan: Nama lengkap karyawan, nomor ID atau kode karyawan, departemen dan jabatan karyawan, nomor rekening bank karyawan. 
4. Keterangan Kehadiran: Total hari kerja, hari kerja efektif, jumlah cuti, serta jumlah kehadiran dan ketidakhadiran yang membantu perhitungan besaran gaji.
5. Nominal Gaji yang Diterima: Gaji pokok, tunjangan, bonus, dan lembur yang berlaku sesuai kebijakan perusahaan.
6. Potongan Gaji Karyawan: Kasbon karyawan, Iuran pajak, BPJS Ketenagakerjaan dan Kesehatan (apabila pajak maupun BPJS yang menanggung perusahaan, ditulis sebagai tunjangan).
7. Informasi tentang Pajak: Data terkait pemotongan dan pembayaran pajak Penghasilan 21 (PPh 21) dari gaji dan tunjangan yang diperoleh karyawan.
8. Total Gaji Kotor dan Bersih 

Kekurangan Laporan Gaji Karyawan dengan Excel

Excel memang menawarkan kemudahan dalam melakukan perhitungan dalam waktu yang singkat serta mampu mengorganisir data dengan tampilan grafik yang bagus. Meskipun layanannya berbayar dan harus berlangganan, sebagian perusahaan yang belum menggunakan aplikasi payroll lebih memilih menggunakan Excel untuk membuat laporan gaji karyawan.

Penggunaan Excel sebagai sistem perhitungan payroll karyawan di perusahaan ternyata juga ada sisi kekurangannya, lho. Excel membutuhkan kesabaran dan kehati-hatian karena terkadang hasil perhitungan yang didapatkan, salah. Hal ini dapat terjadi karena kesalahan user dalam meng-input formula hitung.

Dapat disimpulkan bahwa ketelitian menjadi modal kunci menggunakan Excel untuk hitung gaji supaya output yang dihasilkan tepat. Di sisi lain, dalam proses input data payroll secara manual dengan Excel cukup memakan waktu, terlebih jika data yang harus di-input sangat banyak dan kompleks.

Tahapan Buat Laporan Gaji Karyawan Otomatis dengan BroadwaysHR

Kita telah mengetahui seperti apa contoh laporan gaji karyawan excel yang masih diterapkan oleh beberapa perusahaan. Namun, untuk perusahaan yang sudah berskala besar, software payroll terbaik menjadi solusi paling tepat untuk melakukan proses penggajian secara otomatis dan akurat.

Berikut ini adalah paparan mengenai tahapan pembuatan laporan gaji secara otomatis menggunakan sistem payroll, yang juga diterapkan dalam aplikasi payroll terbaik BroadwaysHR.

• Pre-Payroll

Ini adalah tahapan awal dalam proses penggajian, di mana perusahaan akan menghitung jumlah cuti, tunjangan karyawan, upah lembur, hingga ketidakhadiran kerja dalam periode tertentu.

Dengan fitur Compensation & Benefit, kemudian perusahaan dapat secara otomatis menghitung iuran wajib setiap bulannya, seperti BPJS Ketenagakerjaan, BPJS Kesehatan, hingga PPh 21. 

Berkat bantuan aplikasi payroll yang sudah terintegrasi dengan aplikasi absensi dan fitur pengelolaan Compensation & Benefit, HR langsung secara otomatis menghitung semua komponen gaji dan mendapatkan total gaji yang didapat tiap bulan. 

Proses perhitungan gaji bulanan untuk setiap karyawan ini tentunya memerlukan ketelitian dan validasi untuk mencegah salah hitung gaji yang merugikan karyawan.

• Payroll

Setelah semua komponen gaji baik itu penambah dan pengurang dihitung dengan benar, maka akan didapatkan nilai gaji bersih untuk setiap karyawan. Berlanjut pada tahapan berikutnya, melalui sistem penggajian, perusahaan dapat mulai proses payroll gaji.

• Post-Payroll

Setelah proses hitung gaji karyawan beserta komponen yang dihitung telah dilakukan, maka akan berlangsung proses post-payroll. Tim HRD beserta tim keuangan perusahaan akan bekerja sama dalam pencatatan pengeluaran yang dibutuhkan dalam proses payroll setiap bulanannya.

Ketika proses pencatatan pengeluaran untuk gaji sudah dilakukan, maka barulah dilakukan pembayaran gaji yang biasanya ditransfer melalui rekening perusahaan. Pendistribusian gaji karyawan ini disertai dengan slip gaji online untuk setiap karyawan sebagai bukti pembayaran gaji.

Selain menjadi bukti pembayaran gaji, slip gaji punya peran penting sebagai bukti perusahaan telah memenuhi kewajiban membayar gaji, serta menjadi dokumentasi yang diarsipkan oleh HRD maupun finance. 

BroadwaysHR: Solusi Buat Slip Gaji Otomatis dengan Fitur Payroll

Ada banyak keunggulan software payroll yang bisa jadi pertimbangan Anda untuk beralih menggunakannya. Pastikan juga untuk memilih aplikasi payroll online terbaik yang memiliki fitur terlengkap dan bisa disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan seperti BroadwaysHR.

BroadwaysHR merupakan aplikasi payroll terbaik di Indonesia yang sudah berpengalaman dan dipercaya oleh banyak perusahaan dari skala kecil, menengah, hingga besar. Di-support dengan teknologi berbasis cloud, sistem perhitungan dan pendistribusian gaji berlangsung secara otomatis, akurat, dan tepat waktu. 

Fitur Payroll Management dalam aplikasi BroadwaysHR membantu sistem payroll perusahaan menjadi lebih terintegrasi dan akurat. Mulai dari komponen gaji pokok, tunjangan, bonus, PPh 21, BPJS, upah lembur, dan lainnya secara fleksibel. Data-data tersebut saling terintegrasi dan mudah di-update sehingga memudahkan administrasi perusahaan menjadi lebih rapi dan mudah dipantau. 

Klik di sini untuk mendapatkan informasinya lebih lanjut, dan nikmati free trial aplikasi selama 30 hari dengan berlangganan sekarang juga!