Matriks Kompetensi Karyawan Penting untuk Proyek yang Sukses

Saat mendengar istilah matriks kompetensi karyawan atau competency matrix, awalnya terasa abstrak untuk dipahami. Namun sebenarnya competency matrix atau skill matrix ini adalah tool yang cukup berguna di tempat kerja. Mengapa demikian? Tim HRD mendapat keuntungan dari matriks kompetensi karyawan karena membantu mereka untuk mengidentifikasi dan menangani beberapa masalah pokok. 

Baik itu bisnis kecil maupun perusahaan multinasional besar, pemahaman terkait matriks kompetensi karyawan dari jenis, komponen, manfaat, dan implementasinya penting untuk dilakukan. Baca terus artikel berikut ini untuk memahami tentang competency matrix untuk karyawan. 

Apa itu Matriks Kompetensi Karyawan?

Sebelum mengetahui jenis, komponen, serta manfaat competency matrix, sebaiknya kita kupas tentang pengertiannya. Matriks kompetensi karyawan atau juga dikenal sebagai skill matrix adalah HR tool yang digunakan untuk memetakan skill mana saja yang diperlukan karyawan atau tim. Tool ini sangat penting bagi profesional HR, di mana skill yang dibutuhkan dan tersedia di sebuah tim, divisualisasikan dengan grid atau tabel. Diharapkan perusahaan menjadi lebih mudah untuk menentukan apa saja skill dalam setiap tim dan individu yang dapat diandalkan perusahaan.

Ciri Matriks Kompetensi yang Baik

Competency matrix yang baik pastinya membuahkan hasil terbaik. Membuat matriks yang memuat skill karyawan ini memerlukan waktu, dedikasi, dan decision-making yang bagus. Beberapa ciri penting yang harus ada dalam skill matrix yang baik adalah sebagai berikut:

• Harus Singkat

Competency matrix memuat poin-poin penting yang tidak perlu merincikan alasan mengapa karyawan tidak menguasai suatu keterampilan. Untuk itulah, matriks ini biasanya menggunakan angka untuk menimbang kekuatan dan kelemahan.

• Harus Tidak Memihak

Isi matriks harus logis dan adil agar tidak menghasilkan kesimpulan yang bias. Keputusan apapun yang Anda ambil akan memengaruhi proyek. Oleh karena itu, lakukan riset awal yang mendalam sebelum memulai menyusun skill matrix. Hindari memihak satu anggota tim agar hasil penilaian yang didapat tetap objektif.

• Fokus pada Tujuan

Perusahaan lebih sering membuat skill matrix ketika sebuah proyek baru muncul. Untuk itu, selalu tetapkan tujuan yang harus dicapai dengan perencanaan dan pelaksanaan yang tepat.

• Mencapai Kesimpulan atau Solusi

Temukan kesimpulan dari competency skill untuk membantu perusahaan berkembang. Karena tidak ada gunanya jika Anda tidak menarik kesimpulan atau solusi dari matriks yang dibuat. Anda dapat memahami kelemahan tertentu di perusahaan serta bagaimana cara memperbaikinya. 

Manfaat Skill Matriks untuk Tim, Perusahaan, dan Klien

Manfaat competency matrix untuk perusahaan pada intinya adalah membantu mendorong kinerja dalam berbagai cara. Matriks kompetensi karyawan tidak hanya bermanfaat bagi tim, namun juga bagi individu, perusahaan, serta klien.

• Manfaat untuk Tim

Competency matrix menjadi tool yang penting untuk membantu kerja tim. Tim akan mendapatkan gambaran jelas tentang skill yang ada dan belum tersedia. Skill yang belum tersedia ini bisa diperoleh dengan cara merekrut karyawan dengan kompetensi yang relevan.

Dengan gambaran skill matrix, tim juga akan lebih menyadari titik lemahnya dan lebih berhati-hati dalam bekerja.

• Manfaat untuk Individu

Skill matrix juga bermanfaat bagi individu dalam dua hal utama. Pertama, matriks ini memberi wawasan kepada individu tentang kompetensi mereka dan apa yang belum mereka miliki. Ini menjadi titik awal yang sangat baik bagi individu atau karyawan untuk belajar dan berkembang.

Manfaat kedua, skill matrix membuat individu sadar akan skill yang dibutuhkan agar tim berhasil perform. Matriks juga penting untuk mengelola ekspektasi individu karena menyajikan data terkait kemampuan dan potensi individu. 

• Manfaat untuk Perusahaan

Pada lingkup yang lebih besar, perusahaan mendapatkan competency overview. Ini bermanfaat untuk perusahaan dalam menginvestasikan learning and development budget yang akan mendorong fungsi bisnis lebih baik. Selain itu, matriks kompetensi karyawan dapat membantu mendistribusikan ulang internal talent ke tempat yang paling membutuhkan.

• Manfaat untuk Klien

Tentu manfaat competency matrix adalah, klien menerima layanan yang lebih baik. Tim proyek bekerja dengan meningkatkan keterampilan dan potensi untuk keberhasilan proyek. 

Contoh Competency Matrix

Sumber: AIHR.com

Implementasi Matriks Kompetensi Karyawan

Implementasi competency matrix bagi perusahaan bisa kita lihat ke aspek yang lebih praktis.

Pertama, matrik kompetensi membantu HRD menilai skill yang diperlukan untuk menjalankan suatu proyek atau tim. Agar berhasil menerapkan skill matrix, buatlah overview of the skills yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek.

Aplikasi skill matrix ini membantu menentukan aktivitas utama tim dan kompetensi mana yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek tim.

Kedua, competency matrix menyediakan wawasan terkait skill yang dimiliki dalam sebuah tim. Setelah membuat daftar skill yang diperlukan untuk sebuah proyek, HRD juga perlu menilai skill yang telah tersedia dalam tim. 

Misalnya, ada sebuah HR analytics project yang memerlukan ketajaman bisnis, IT skills serta  kemampuan analitik data dan pelaporan. Tugas HRD adalah memeriksa keterampilan apa saja yang dimiliki setiap anggota dalam tim proyek.

Nah, apabila ada skill tertentu yang belum terpenuhi, Anda bisa merekrut karyawan dengan skill yang relevan dan bergabung ke dalam tim. Mengambil langkah ini sebelum proyek dimulai, membantu tim mencapai output terbaik.

Baca juga: Apa itu Rumus Produktivitas: 3 Manfaat dan Cara Hitungnya

Tentu telah banyak digital solution yang menawarkan penyelesaian proyek secara efisien. Termasuk dengan HR software terbaik BroadwaysHR, yang memiliki banyak fitur layanan untuk mengelola urusan HR.

BroadwaysHR berbasis cloud termutakhir yang menawarkan berbagai fitur HR secara menyeluruh meliputi organization management, sistem penggajian, benefit, potongan karyawan, social security management, time management, employee self service, dan lain-lain yang telah terintegrasi dengan Payroll Management. 

Lewat sistem aplikasi HR yang fleksibel, semua kebutuhan Anda kami bereskan sesuai dengan kebijakan perusahaan. Hubungi BroadwaysHR di sini untuk informasi lebih lanjut. Nikmati penawaran FREE TRIAL dari kami hanya untuk Anda.