perjalanan dinas

Mengelola Travel Request dan Approval Perjalanan Dinas, Ingat 5 Hal Ini!

Semenjak menurunnya tingkat kasus Covid-19, sektor ekonomi dan bisnis mulai perlahan bergairah. Banyak bisnis yang mulai melakukan pertemuan bisnis antara perusahaan dan klien secara tatap muka, salah satunya dengan mengaktifkan kembali perjalanan dinas karyawan. Ini adalah waktu yang tepat bagi perusahaan untuk merampingkan proses approval perjalanan dinas. Mengelola proses approval dapat membingungkan karena kebijakan perusahaan dan mungkin banyak pihak terlibat. Untuk itu, lakukan beberapa langkah mengelola travel request dan approval perjalanan bisnis berikut ini.

Cara Mengelola Travel Request dan Approval Perjalanan Dinas Karyawan

1. Konsultasikan dengan Seluruh Stakeholders Perjalanan Dinas yang Relevan

Tempat pertama untuk memulai mengelola travel request dan approval adalah memutuskan siapa saja pihak yang akan menjadi bagian dari proses ini. Langkah ini mungkin terlihat berbeda tergantung pada struktur organisasi Anda. 

Perusahaan kecil mungkin memiliki informal travel policy dan hanya satu atau dua orang saja yang berkonsultasi untuk travel approval. Sedangkan pada perusahaan yang lebih besar, Anda mungkin perlu melibatkan beberapa staff di berbagai departemen selama proses approval.

Berikut ini adalah beberapa contoh pihak yang terlibat dalam proses approval perjalanan dinas dari perusahaan menengah hingga besar:

  • Administrator: Seorang office travel manager atau asisten eksekutif yang bertanggung jawab atas pemesanan business travel.
  • Manajer lini: Manajer karyawan yang melakukan perjalanan bisnis.
  • Eksekutif: Manajer tambahan di tingkat direktur atau C-site.
  • Keuangan: Perwakilan dari financial department yang menangani business travel (dari sudut pandang biaya perjalanan).
  • SDM: Perwakilan dari HR department yang menangani perjalanan bisnis dari perspektif keterlibatan dan kepatuhan.

Untuk menghindari birokrasi atau penundaan yang tidak semestinya, Anda bisa hanya melibatkan beberapa pihak saja. Yang terpenting pilih pemberi persetujuan atau approvers mana yang akan mengiringi proses travel request.

2. Membuat Proses Business Travel Approval yang Terorganisasi

perjalanan dinas

Sumber: Freepik

Setelah menentukan siapa saja stakeholders yang menangani travel request dan approval karyawan, selanjutnya susun rencana perjalanan dinas yang terorganisasi. Jika perusahaan belum memiliki travel policy, mungkin ini waktu yang tepat untuk membuatnya. Pertimbangkan beberapa faktor berikut saat menyusun ketentuan business travel:

  • Siapa penanggung jawab pemesanan business travel? Karyawan, manajer, atau asisten administrasi?
  • Bagaimana menetapkan anggaran untuk keperluan belanja selama perjalanan bisnis?
  • Apa yang terjadi saat travel request dilakukan di menit-menit akhir? 
  • dan sebagainya.

3. Kelola Semuanya di Satu Tempat selama Proses Approval

Pusatkan semua pengelolaan persetujuan business travel di satu tempat agar terorganisasi. Kumpulkan dokumen, email, dan sticky notes pada satu tempat. Langkah ini penting untuk menghindari kebingungan yang akhirnya menyebabkan penundaan perjalanan dinas

4. Komunikasikan Proses Persetujuan Perjalanan Dinas ke Perusahaan

perjalanan dinas

Sumber: Freepik

Setelah membuat prosedur yang jelas dan terpusat, penting untuk memastikan tim-tim dan pihak terkait di perusahaan memahaminya. Mereka harus mengetahui seluruh proses business travel approval. Anda bisa mengumumkan secara internal, email, aplikasi chatting, atau intranet perusahaan.

5. Otomatiskan Proses Approval Perjalanan Bisnis jika Memungkinkan

Otomatiskan proses persetujuan business travel. Cara mengelola ini akan menghemat waktu dan membuat seluruh proses mudah diakses, terutama remote and hybrid teams. Ini bagus untuk mendorong bisnis Anda beralih ke solusi teknologi modern dalam urusan pengelolaan perusahaan.

Baca juga: Take Home Pay adalah Hitungan Gaji Bersih yang Dibawa Pulang Pegawai, Ini Cara Hitungnya!

perjalanan dinas

Dengan menggunakan platform online pengajuan dan persetujuan perjalanan dinas, akan membuat urusan perusahaan menjadi lebih mudah dan efektif. BroadwaysHR membantu Anda menambah layanan terkait administrasi perusahaan untuk rencana perjalanan dinas karyawan. Karyawan dapat mengajukan permintaan resmi untuk approval dari atasan mereka. Dengan kemudahan ini, manajer proyek, HRD, atau siapapun yang bertanggung jawab untuk memberikan surat persetujuan business travel, akan lebih concern. Selengkapnya hubungi kami untuk informasi lebih lanjut di sini.