5 Manfaat Shared Service untuk Kelola HR di Perusahaan
Shared service adalah salah satu bentuk layanan kerjasama dalam bisnis. Departemen HRD tentu selalu berupaya memberikan layanan kepada karyawan dengan cara yang lebih cepat dan efektif, salah satunya dengan shared service. Apa itu HR shared service? Layanan bersama atau shared service adalah, ketika perusahaan bekerjasama dengan specialist provider untuk melaksanakan aktivitas HR. Jenis layanan bersama ini menciptakan peluang yang bagus kepada setiap departemen dalam memberikan employee experience yang positif. Yuk kenali lebih dekat tentang HR shared service, manfaat, kelebihan dan kekurangannya, serta implementasi yang telah banyak dibuktikan.
Arti HR Shared Service adalah
Dalam upaya mengoptimalkan fungsi operasional bisnis, hadirlah shared service sebagai solusi mewujudkan beban biaya operasional yang efisien. Layanan dalam HR ini sekaligus bertugas dalam menanggulangi keterbatasan resource yang dimiliki perusahaan. Dalam perusahaan, shared service memiliki fungsi yang sentral dan seluruh urusan back-office dikelola oleh pihak ketiga.
Cara kerja HR shared service adalah mengadopsi metode konsolidasi beberapa proses bisnis, sehingga setiap divisi dan unit bisnis dapat berfokus pada visi dan core bisnis bersama. Layanan bersama ini sebenarnya telah ada sejak tahun 1980-an. Pada kala itu, shared service mencakup urusan pekerjaan pada perusahaan besar dengan unit bisnis yang banyak. Konsep awal yang diusung sebenarnya hanya mencoba menemukan alternatif untuk menekan biaya administrasi bisnis.
Lantas, seperti apa manfaat serta kelebihan dan kekurangan layanan bersama yang kini banyak digunakan oleh HR di perusahaan manapun? Simak pembahasan berikutnya.
Manfaat Penggunaan HR Shared Service
Setelah memahami arti dari HR shared service, seperti apa manfaat yang ditawarkan dari layanan bersama ini untuk perusahaan? Tentu salah satu manfaat utamanya adalah, provider menawarkan berbagai service yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan spesifik perusahaan. Simak beberapa aspek penting yang mendapatkan manfaat dari penggunaan layanan bersama HR ini.
1. Expertise (Keahlian) yang Mumpuni
HR shared service provider yang berpengalaman tentu memiliki pengetahuan dan pengalaman mendalam pada setiap aspek HR. Ini sangat berharga terutama menyangkut prosedur disipliner dan UU Ketenagakerjaan.
2. Cost Savings (Menghemat Biaya)
Dengan alih daya aktivitas HR yang menumpuk, perusahaan dapat menghemat biaya karena tidak harus mempekerjakan staf atau menyewa konsultan.
3. Scalability
HR shared service provider yang tepat dapat menyesuaikan layanan yang mereka tawarkan sesuai kebutuhan Anda. Artinya, pengukuran skala dapat leluasa dilakukan sehingga tidak perlu lagi merogoh biaya untuk membayar resource yang tidak diperlukan.
4. Standardization
Dengan memanfaatkan specialist provider, semua proses HR dipastikan akan terstandarisasi dan memberikan praktik terbaik dalam layanan bersama. Artinya, ini akan meminimalkan kesalahan dan mengutamakan konsistensi.
5. Employee Experience yang Lebih Baik
Karyawan dapat menyelesaikan masalah dan menemukan informasi yang relevan secara cepat. Ini berdampak pada pengalaman karyawan secara keseluruhan karena sistem HR yang menarik dan mudah diakses.
Baca juga: 3 Manfaat Pentingnya Penerapan Employee Experience pada Perusahaan
Kelebihan dan Tantangan Penggunaan Shared Service adalah?
Pahami kelebihan serta tantangan dalam penggunaan HR shared service berikut ini:
- Dengan strategi dan fokus bisnis yang lebih baik, tim HRD dapat berfokus pada perancangan dan implementasi untuk memajukan goal perusahaan. Namun, saat perusahaan ingin mengimplementasikan digital solution dalam layanan HR, mereka tidak memiliki roadmap yang jelas untuk mewujudkannya. Tenang saja, ini dapat diatasi dengan memakai HR shared service provider yang tepat.
- Layanan bersama terbaik tentu memerlukan biaya yang sepadan dengan kualitasnya. Untuk menggunakan layanan terbaik, maka biaya harus menyesuaikan. Biaya bahkan bisa disesuaikan kembali jika beberapa fitur layanan sudah tidak diperlukan.
- Fungsi HR akan bekerja secara efisien dan terintegrasi mewujudkan tujuan bisnis. Untuk itu, pastikan provider terpilih, memiliki dashboard yang terintegrasi dengan sistem cloud terbaik untuk menjangkau seluruh fungsi HR agar berjalan dengan baik.
Kiat Implementasi Layanan Shared yang Berhasil
Agar berhasil mengimplementasikan HR shared service, terdapat beberapa komponen yang penting untuk diperhatikan sebagai berikut:
- Tujuan yang jelas dan pandangan tentang bagaimana mengukur keberhasilan.
- Eksplorasi opsi untuk menemukan struktur yang tepat untuk perusahaan. Misalnya, perusahaan multinasional perlu memutuskan apakah shared service adalah cara efektif untuk memusatkan bisnis berdasarkan wilayahnya atau dapat melalui satu layanan bersama secara global.
- Tentukan skala modal dan resource yang diperlukan untuk memilih teknologi yang tepat untuk perusahaan.
- Kepemimpinan berperan untuk memandu karyawan dalam menghadapi perubahan akibat berpindah ke sistem layanan bersama HR.
- Menyiapkan project team yang memiliki kemampuan untuk merancang dan menjalankan layanan bersama HR.
- Me-review kebutuhan HR dan melakukan rekayasa ulang saat berpindah ke shared service.
- Uji coba layanan, menjadi momentum penting menuju perubahan dan mengidentifikasi masalah sejak dini.
- Mengutamakan komunikasi untuk mendapat dukungan dari manajer lini dan karyawan sebagai “user” dari layanan SDM yang tersedia.
Baca juga: Alasan Kenapa Sistem Payroll Harus Aman dan 6 Manfaatnya
Idealnya manajer HR memanfaatkan Human Resource Integrated System software untuk memudahkan tugasnya dalam mengelola kantor dan mengalokasikan pekerjaan kepada karyawan. BroadwaysHR menjadi HR shared service terpercaya untuk meningkatkan produktivitas karyawan dan perusahaan.
Aplikasi HRIS BroadwaysHR dengan sistem berbasis cloud terbaik yang memiliki banyak fitur pengelolaan administrasi karyawan. Fitur Organization Development hingga Employee Management bisa membantu Anda mempermudah segala urusan HR.
Nikmati FREE TRIAL BroadwaysHR secara gratis sekarang dengan menghubungi kami di sini.