Alasan Kenapa Sistem Payroll Harus Aman dan 6 Manfaatnya

Banyak perusahaan yang kini sudah beralih dari sistem penggajian manual ke sistem payroll. Apa itu? Bagi karyawan yang bekerja di divisi HRD, sistem tersebut sudah tidak asing dan sangat membantu pekerjaan mereka menjadi lebih mudah, cepat, dan akurat tentunya. Selain bermanfaat bagi SDM di Human Resources Development, sistem tersebut juga memberikan dampak positif bagi karyawan serta perusahaan. 

Yuk pelajari lebih jauh tentang apa itu payroll, komponen pembentuknya, manfaat, dan rekomendasi aplikasi payroll terbaik untuk perusahaan.

Mengenal Apa Itu Sistem Payroll

Tanpa perlu berbasa-basi lagi, yuk langsung saja kita kupas tuntas tentang pengertian dari sistem payroll. Sistem payroll adalah sebuah tatanan administrasi pada perusahaan yang berhubungan dengan pembayaran gaji karyawan. 

Meski berhubungan dengan uang, tapi sistem penghitungan gaji merupakan tanggung jawab divisi HRD alih-alih bagian keuangan. Perkembangan zaman yang semakin pesat seperti sekarang, membuat sistem penghitungan gaji manual mulai ditinggalkan dan berpindah ke sistem payroll. Kenapa demikian?

Cara menghitung gaji dengan cara manual membutuhkan proses yang lebih lama dibandingkan dengan payroll, apalagi jika di dalam perusahaan terdapat karyawan yang berjumlah ratusan, ribuan, atau bahkan lebih.

Selain memakan waktu, cara konvensional tersebut juga rentan menimbulkan human error seperti salah hitung yang bisa merugikan karyawan atau perusahaan. Hal tersebut tidak akan Anda jumpai jika menggunakan sistem payroll dalam bentuk aplikasi HRIS.

HRIS (Human Resource Information System) sendiri merupakan sebuah sistem aplikasi yang dirancang secara khusus untuk mendukung optimasi fungsi-fungsi HRD sebagaimana mestinya. 

Nah, karena penghitungan gaji karyawan merupakan salah satu fungsi penting yang dimiliki HRD, maka keberadaan HRIS akan sangat membantu proses pengelolaan payroll menjadi lebih praktis serta akurat.

Baca juga: 3 Komponen THP, Cara Hitung, dan Bedanya dengan Gaji Pokok

Komponen Pembentuk Sistem Payroll

Sumber: Freepik

Perubahan sistem manual ke payroll adalah peralihan dari penghitungan dengan buku/catatan kertas ke sistem digitalisasi yang canggih. Namun, hal tersebut tidak akan mengubah komponen-komponen penting di dalamnya yang umumnya terdiri dari gaji pokok, tunjangan, perolehan insentif dan uang lembur, serta potongan-potongan wajib seperti PPh 21 serta jaminan sosial. 

Potongan gaji bisa jadi lebih banyak apabila Anda memiliki pinjaman atau kasbon ke perusahaan. Untuk lebih jelasnya, simak ulasannya berikut ini.

1. Gaji Pokok

Gaji pokok merupakan komponen utama dalam penghitungan gaji karyawan di dalam sistem payroll. Setiap karyawan di dalam perusahaan kemungkinan akan mendapatkan nominal gaji pokok yang berbeda-beda berdasarkan posisi atau jabatannya. Namun yang pasti ketentuan jumlah tersebut harus berdasarkan kesepakatan bersama antara karyawan dan pemberi kerja.

Umumnya, gaji pokok ditentukan oleh masing-masing perusahaan. Hal ini berbeda dengan UMR yang merupakan wewenang pemerintah setempat. Jadi jangan bingung ya karena gaji pokok tidak sama dengan UMR. mudahnya, gaji pokok juga merupakan salah satu komponen yang melengkapi Upah Minimum Regional. 

2. Tunjangan Karyawan

Komponen berikutnya yang ada di dalam sistem gaji karyawan adalah tunjangan. Macam dari tunjangan ini ada banyak dan dapat disesuaikan dengan kebijakan perusahaan. Beberapa tunjangan yang umum diberikan kepada karyawan di antaranya adalah tunjangan makan dan transportasi, tunjangan jabatan, kesehatan, tunjangan keluarga, THR, dan sebagainya.

3. Insentif, Uang Lembur, dan Benefit Sejenis

Pada periode waktu tertentu, perusahaan mungkin akan memberikan insentif sebagai imbalan atau balas jasa atas pencapaian karyawan yang menguntungkan perusahaan. Selain insentif, jenis imbalan atau kompensasi lain yang umum ada di dalam sistem payroll adalah bonus karyawan, upah lembur, dan lain-lain.

4. Potongan Karyawan

Selain ketiga hal di atas, komponen lain yang biasanya ada di dalam sistem penghitungan gaji adalah potongan karyawan. Potongan yang bersifat wajib dan harus dibayarkan oleh karyawan adalah PPh 21/pajak penghasilan dan juga iuran BPJS baik kesehatan maupun ketenagakerjaan.

Namun, jika pekerja mempunyai utang berupa kasbon atau pinjaman karyawan, biasanya hal tersebut juga akan diikutsertakan di dalam komponen potongan gaji pegawai.

Baca juga: 9 Jenis dan Komponen Potongan Gaji Karyawan, Perlu Dipahami

Kegunaan Sistem Payroll

Kegunaan sistem payroll ini terasa sangat signifikan terutama bagi divisi HRD dan perusahaan karena berhubungan dengan pengelolaan SDM secara menyeluruh. Bayangkan jika Anda harus menghitung gaji ribuan karyawan, berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikannya? 

Namun, Anda sekarang tidak perlu khawatir lagi karena aplikasi payroll akan membuat pekerjaan yang tadinya memakan waktu dan ketelitian tinggi menjadi lebih cepat, akurat, dan otomatis. Berikut ini adalah berbagai manfaat yang akan perusahaan rasakan saat beralih menggunakan payroll.

1. Perusahaan dapat memuat laporan gaji secara transparan dan terbuka dengan rincian yang detail kepada karyawan.
2. Menghemat waktu kerja tim HRD dalam melakukan rekapitulasi data dan penghitungan gaji, sehingga bisa memaksimalkan tugas-tugas penting lainnya. 
3. Membantu perusahaan terutama tim HRD dalam membuat formulir pajak untuk berbagai keperluan.
4. Berbagai data-data operasional dan lainnya yang berkaitan dengan penghitungan gaji akan tersimpan secara otomatis di dalam sistem.
5. Memudahkan tim HRD dalam membuat laporan gaji dan berbagai transaksi lainnya secara mudah.
6. Sistem payroll sangat fleksibel karena dapat disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan.

Baca juga: Cara Hitung Gaji Prorata untuk Karyawan Kerja Tengah Bulan, Mudah!

Kenapa Sistem Payroll Harus Aman?

Sumber: Freepik

Dalam menerapkan sistem payroll yang aman, perusahaan harus selektif dalam memilih aplikasi HRIS sebagai software yang menunjang pengelolaan SDM terutama yang berhubungan dengan data karyawan dan penghitungan gaji.

Pasalnya, proses penghitungan gaji karyawan akan melibatkan data-data atau informasi pribadi pekerja yang sifatnya rahasia. 

Apabila sistem payroll yang dipakai tidak dapat menjamin keamanan data karyawan, maka hal ini akan menyebabkan timbulnya masalah seperti pencurian data, kebocoran atau peretasan data, penipuan, dan lain-lain yang bisa menjatuhkan reputasi perusahaan dan merugikan karyawan.

Hal ini tidak hanya berlaku pada perusahaan skala menengah besar saja, tapi juga harus menjadi perhatian untuk perusahaan atau bisnis skala kecil/UMKM sekalipun. Jadi, selalu waspada dan hati-hati dalam menjaga informasi pribadi para karyawan ya!

Baca juga: Bolehkah Membayar Gaji di Bawah UMR? Ini Fakta dan Sanksinya!

Pilih BroadwaysHR Pasti Aman!

Demi menunjang keamanan data pribadi karyawan dan informasi penting lainnya, Anda tidak perlu khawatir karena BroadwaysHR hadir sebagai aplikasi HRIS berbasis cloud terbaik yang pastinya terpercaya dan bisa diandalkan.

Selain menjamin tingkat keamanan pada level yang paling tinggi, aplikasi yang satu ini juga menawarkan accurate calculation pada sistem payroll perusahaan. Formulasi penghitungan gaji, kebijakan cuti, lembur dan lainnya sudah tersistem, dan terintegrasi dengan data absensi. 

Hal ini tentu saja akan berpengaruh dan membuat sistem payroll perusahaan dapat diproses secara cepat, tepat, dan akurat. Pelajari lebih lanjut mengenai fitur Payroll Management dari BroadwaysHR dan nikmati free trial aplikasinya selama 30 hari sekarang juga!