Surat Peringatan Kerja: Fungsi, Cara Membuat, dan Contohnya
Bagian dari mengelola bisnis utamanya dalam urusan SDM adalah menangani kinerja dan perilaku karyawan yang tidak memenuhi standar perusahaan. Salah satu cara untuk mengambil tindakan disiplin adalah dengan memberikan peringatan kerja secara tertulis kepada karyawan. Surat peringatan kerja ini dapat mendorong karyawan untuk meningkatkan kinerja mereka atau mereka telah membuktikan kinerja buruknya menjadi alasan perusahaan memutuskan hubungan kerja terhadap karyawan tersebut. Mari pelajari selengkapnya tentang dasar-dasar surat peringatan kerja (employee warning letter), termasuk fungsi, cara menulis, dan contoh template-nya.
Apa itu Surat Peringatan Kerja?
Employee warning letter atau surat peringatan karyawan adalah dokumen formal yang menyatakan beberapa poin kesalahan karyawan, seperti kegagalan mematuhi kebijakan perusahaan, perilaku tidak profesional, atau keterlambatan kinerja. Surat ini biasa diterbitkan sebagai peringatan tertulis jika peringatan lisan yang diberikan sebelumnya tak kunjung membuat kondisi membaik.
Fungsi Dikeluarkannya Surat Peringatan Kerja
Sumber: Freepik
Surat peringatan kerja kepada karyawan merupakan elemen formal dari proses pendisiplinan yang dilakukan oleh manajemen SDM. HR sering menerapkan mekanisme komunikasi ini saat menegur karyawan secara resmi. Biasanya HR mulai dengan memberikan peringatan lisan kepada karyawan. Jika tidak ada peningkatan kinerja, manajemen SDM dapat mengirim surat peringatan resmi.
Fungsi surat peringatan kerja penting karena membantu manajemen SDM perusahaan dalam mengendalikan situasi sebagai upaya memperbaiki perilaku anggota tim. Karena sifatnya resmi, tim SDM dapat merujuk kembali jika terjadi PHK atau jika karyawan mengulangi perilaku bermasalah di kemudian hari. Selain itu, surat ini memungkinkan karyawan untuk memahami keparahan situasi dan mengubah tindakan mereka.
Tips Membuat Surat Peringatan Kerja
Ada beberapa tips yang perlu diperhatikan saat memberikan peringatan tertulis kepada karyawan:
- Berikan peringatan lisan terlebih dahulu. Surat peringatan kerja secara tertulis hanya boleh diterbitkan jika telah diberikan peringatan lisan serta kegagalan karyawan untuk memperbaiki tindakannya. Jadwalkan pertemuan tatap muka untuk membahas perilaku pelanggaran karyawan dan beri mereka waktu untuk memperbaiki diri sebelum beralih ke pernyataan tertulis.
- Uraikan pelanggaran dengan jelas. Cantumkan tanggal tertentu, pihak yang terlibat, dan detail lainnya untuk memastikan alasan peringatan yang diberikan itu jelas. Di dalam surat ini perusahaan juga harus bersikap objektif dan tegas dalam menguraikan fakta. Setelah dikoreksi kembali, segera kirimkan surat kepada karyawan.
- Akhiri dengan pernyataan positif. Nyatakan bahwa tujuan perusahaan adalah untuk meningkatkan hubungan perusahaan dan karyawan serta membuka peluang untuk sukses bersama.
Contoh Template Surat Peringatan Kerja
Diskusi antar karyawan. [Freepik]
- Nama perusahaan
- Nomor peringatan
- Nomor karyawan dan jabatan
- Nama penyelia/supervisor
- Nama perwakilan SDM
- Tanggal penerbitan
- Pernyataan pengantar
- Pelanggaran yang dilakukan karyawan
- Konsekuensi untuk memperbaiki pelanggaran
- Tanggal dan tanda tangan supervisor
- Pernyataan pengakuan karyawan
- Tanggal dan tanda tangan karyawan
| [Nama Perusahaan] Peringatan [Nomor] Nama Karyawan: Jabatan: Nama Supervisor Nama Perwakilan SDM: Tanggal ___ Yang Terhormat [nama karyawan], Departemen SDM [Nama perusahaan[ telah diberitahu oleh manajer Anda jika Anda telah melakukan tindakan berikut yang tidak sesuai dengan kebijakan [Nama perusahaan]
Anda telah menerima peringatan lisan pada [tanggal] Konsekuensi berikut ini akan diterapkan dalam urutan eskalasi. Jika Anda tidak menunjukkan peningkatan atau menghentikan pelanggaran kebijakan perusahaan:
Kami bertekad untuk terus memantau kemampuan dan skill Anda sebagai [jabatan] dalam perusahaan kami. Kami tetap akan melakukan apapun yang kami bisa untuk membantu Anda meningkatkan kinerja untuk memenuhi standar kualitas. Tanggal disetujui, Tanda tangan supervisor dan nama Pengakuan karyawan: Dengan ini saya menyatakan bahwa telah melakukan pelanggaran di atas dan bersedia mengoreksi diri untuk melanjutkan pekerjaan saya dengan [nama perusahaan] Tanggal baca, Tanda tangan karyawan |
Baca juga: Intip Contoh Cover Letter yang Tepat dan Berbagai Tipsnya Berikut!
Manajer atau profesional SDM perusahaan dapat mengirim surat peringatan kerja jika ada anggota tim yang memiliki kinerja buruk. Surat ini biasanya dikirimkan setelah karyawan mengabaikan peringatan lisan pertama atau sesuai dengan kebijakan perusahaan. Manfaatkan fitur produk Employee Management yang ditawarkan di aplikasi HR BroadwaysHR. Seluruh urusan mengelola karyawan menjadi lebih mudah termasuk data karyawan dan administrasi. Sistem berbasis cloud yang telah terintegrasi dengan proses payroll karyawan dan menyesuaikan kebijakan masing-masing perusahaan. Dapatkan informasi lebih lanjut atau Try Free Trial di sini.
