8 Poin dalam Surat Promosi Jabatan, Ini Cara Membuatnya!
Promosi jabatan sangat menarik bagi perusahaan dan karyawan yang Anda promosikan. Setiap kali perusahaan mempromosikan karyawannya untuk jabatan yang lebih tinggi, harus disertai surat promosi jabatan. Job promotion letter ini penting untuk mengonfirmasikan promosi karyawan, kenaikan gaji, tanggung jawab baru, dan lainnya. Di samping itu, surat promosi ini juga membantu karyawan untuk meminta pertanggungjawaban karyawan saat mereka beralih ke peran barunya. Meski formal, penulisan surat promosi jabatan tidak memerlukan waktu yang lama dan tidak sekaku dokumen bisnis lainnya. Yuk simak contoh dan cara membuat surat promosi jabatan untuk karyawan.
Apa Saja Komponen dalam Job Promotion Letter?
Di dalam surat promosi jabatan, harus mencakup beberapa komponen dasar berikut:
- Nama lengkap karyawan dan informasi kontak. Promotion letter harus mencantumkan informasi kontak karyawan Anda di bagian atas surat.
- Nama jabatan baru karyawan. Selain perubahan gaji dan tanggung jawab, Anda harus menuliskan jabatan baru karyawan dalam surat promosi.
- Perubahan gaji dan jam kerja. Perusahaan harus menyatakan dengan jelas perincian perubahan gaji dan jam kerja dalam surat promosi.
- Tanggung jawab karyawan dalam jabatan baru mereka. Promosi biasanya disertai tanggung jawab tambahan dan karyawan berhak mengetahuinya dengan detail. Dengan demikian, perusahaan dapat meminta pertanggungjawaban karyawan yang dipromosikan dan operasional tetap berjalan baik.
- Supervisor/manajer baru. Jika karyawan Anda ditunjuk sebagai kepala departemen (misalnya), kemungkinan besar mereka tidak memiliki atasan di departemen untuk melapor. Sebagai gantinya, mereka dapat melapor langsung kepada Anda. Oleh karena itu, sertakan detail ini dalam surat.
- Tanggal mulai resmi promosi karyawan. Anda harus menyatakan kapan promosi dimulai secara resmi. Dengan detail ini, tidak ada penundaan atau kesalahan dalam transisi karyawan ke peran barunya.
- Permintaan karyawan untuk menerima promosi. Bahkan meski karyawan telah menerima promosi secara lisan, mereka tetap diminta untuk menanggapi surat dengan memberikan tanggapan tertulis menerima promosi tersebut. Dengan melakukan ini, karyawan secara resmi telah menerima promosi mereka dan menjalankan peran baru mereka.
- Ungkapan terima kasih. Job promotion juga harus menjadi momen Anda untuk mengungkapkan rasa terima kasih atas kinerja dan kontribusi karyawan. Memang, promosi adalah salah satu bentuk penghargaan karyawan dan cara yang bagus untuk mengurangi turnover karyawan.
Cara Menulis Surat Promosi Jabatan yang Benar
Sumber: Freepik
Berikut ini adalah panduan cara menulis job promotion letter yang perlu Anda ingat:
Gunakan Template Formal
Meskipun surat promosi kedudukannya tidak seformal dibandingkan dokumen bisnis lainnya, surat ini tetap harus ditulis sebagai formalitas. Tulis surat promosi sesuai template yang perusahaan miliki.
Edit dan Koreksi Surat Jika Ada Kesalahan
Seperti dokumen bisnis lainnya, Anda perlu mengedit dan mengoreksi surat promosi sebelum mengirimkan ke karyawan. Idealnya, Anda harus meminta anggota tim HRD di perusahaan Anda untuk membaca draft tersebut. Dengan cara ini, Anda bisa mengetahui kelengkapan dan kesalahan (jika ada) sebelum karyawan menerima surat tersebut.
Seimbangkan antara Formal dan Casual
Misalnya, Anda dapat membubuhkan tanda seru di akhir kalimat ucapan selamat kepada karyawan karena merupakan kabar menggembirakan. Dalam penulisan surat, tetap gunakan bahasa formal dan hindari penggunaan singkatan, slang, dan emoji.
Baca juga: Kenaikan Gaji Berkala untuk Karyawan dan PNS, Ini Aturan dan Cara Hitungnya!
Contoh Format Surat Promosi Jabatan
Format job promotion letter dapat bervariasi menurut ketentuan perusahaan masing-masing. Berikut ini adalah salah satu contoh surat promosi jabatan:
Job Promotion Letter
| Tanggal [..] Kepada [nama karyawan] [jabatan saat ini] Promosi dan Perubahan Jabatan Selamat! Sebagai pengakuan atas kinerja Anda selama kurun waktu [bulan atau tanggal], manajemen dengan senang hati menunjuk Anda sebagai [posisi atau jabatan baru]. Anda juga mendapat kenaikan gaji bulanan sebesar [nominal gaji lama], menjadi [nominal gaji baru], berlaku sejak [tanggal kenaikan gaji]. Berkenaan dengan promosi jabatan baru yang lebih tinggi dan kenaikan gaji, kami berharap kinerja yang lebih baik dari Anda di tahun-tahun mendatang. Salam sejahtera, [nama manajer] |
Surat promosi jabatan adalah dokumen formal yang diberikan oleh perusahaan kepada karyawan atas pengakuan promosi ke posisi baru yang lebih tinggi. Proses promosi jabatan dalam suatu perusahaan ini tentu merefleksikan kesuksesan dan regenerasi kepemimpinan. Artinya, perusahaan yang mampu meregenerasi dan mempromosikan karyawannya, menandakan pengelolaan organisasi di dalamnya sehat.
Dalam melaksanakan promosi jabatan, tentu perusahaan memiliki kriteria yang ditetapkan, mulai dari performance dan assessment kepada karyawannya. Hanya karyawan terbaik dan terpilih akan mendapatkan promosi jabatan. Untuk membantu urusan pengelolaan karyawan menjadi lebih mudah dan terintegrasi, gunakan aplikasi HRIS BroadwaysHR. Employee Management bersama BroadwaysHR adalah pilihan terbaik karena sistem kami terintegrasi dengan payroll serta fleksibel mengikuti kebutuhan dan kebijakan masing-masing perusahaan. Hubungi kami selengkapnya di sini dan silahkan manfaatkan Free Trial-nya!
