Menulis Surat SP untuk Karyawan, Simak Ketentuan Lengkapnya!

Terkadang dalam perjalanan kariernya, seorang karyawan bisa mengalami kondisi tertentu yang membuat kinerjanya menurun di tempat kerja. Misalnya datang kerja terlambat, melakukan kesalahan kecil, bahkan hingga pelanggaran cukup berat di perusahaan. Lalu apa yang harus dilakukan perusahaan untuk mendisiplinkan karyawan? Apakah surat SP (surat peringatan) menjadi pilihan satu-satunya. Memang surat sp diberikan setelah peringatan lisan. Tujuan surat peringatan ini adalah untuk memberitahu karyawan terkait kesalahan mereka yang berdampak negatif terhadap pekerjaan. Yuk simak ulasan mengenai surat sp karyawan yang diterbitkan oleh HRD.

Apa Arti dari Surat SP?

Surat SP (surat peringatan) adalah dokumen formal berisi peringatan yang diberikan oleh staf HRD, khususnya manajer HRD, kepada karyawannya yang berbuat kesalahan beserta rincian konsekuensi yang terjadi apabila mereka gagal memperbaiki diri. 

Ketentuan Menulis Surat Peringatan untuk Karyawan

Sumber: Freepik

Ingatlah bahwa surat peringatan bersifat resmi. Dengan demikian Anda harus mencermati pedoman pemformatan surat peringatan untuk memastikan bahwa informasi yang terkandung disampaikan secara jelas dan profesional. Ketentuan untuk menulis SP karyawan harus mengikuti struktur penulisan berikut ini:

• Alamat penerima surat: Tulis satu atau dua baris di bawah alamat pengirim surat (perusahaan). Alamat tujuan disejajarkan pada sebelah kiri surat.
• Tanggal penulisan surat: Tulis tanggal resmi surat dibuat oleh HRD di bawah alamat penerima.
• Subjek surat peringatan: Subjek surat SP harus dicantumkan dengan jelas dan ringkas. Misalnya, ‘Surat Peringatan (nama karyawan)’, diikuti dengan alasan teguran.
• Salam:  Tulis salam formal seperti ‘Yang Terhormat Bapak Ali’.
• Paragraf pembuka: Langsung menjelaskan ke inti surat peringatan diberikan. Cantumkan masalah/pelanggaran karyawan dengan jelas dan cermat, serta alasan diterbitkannya surat tersebut. 
• Isi surat: Jelaskan isi pokok surat berupa tindakan yang diperlukan untuk memperbaiki dan menyelesaikan masalah. 
• Paragraf terakhir: Sertakan tindakan disipliner apa yang harus dipatuhi karyawan jika berbuat pelanggaran kembali. Misalnya, tegaskan jika langkah yang dapat diputuskan perusahaan adalah PHK apabila melakukan pelanggaran di luar batas kebijakan perusahaan. Pastikan perusahaan juga telah memberi karyawan waktu yang cukup untuk perbaikan diri sebelum PHK.
• Bagian penutupan: Akhiri surat peringatan dengan penutupan berupa catatan positif, sebagai bentuk kepercayaan Anda bahwa terdapat cukup waktu bagi karyawan untuk evaluasi dan berkembang.
• Nama dan tanda tangan:  Saat memerlukan salinan tertulis, pilih tanda tangan basah dengan memberikan ruang untuk tanda tangan karyawan di bagian bawah draf.

Contoh Surat Peringatan Bahasa Inggris

Sumber: ajobthing.com

Baca juga: Intip Contoh Surat Peringatan SP 1, 2, dan 3 Hanya di Sini!

Kini Anda telah memahami pengertian, ketentuan penulisan, dan contoh surat SP untuk karyawan. Anda dapat langsung menerapkannya di perusahaan dengan layanan BroadwaysHR untuk pengelolaan administrasinya. Melalui fitur Time Management, tim HRD tak perlu repot lagi dalam memantau presensi karyawan karena semuanya akan tercatat otomatis dan real time lewat sistem berbasis cloud yang canggih. 

BroadwaysHR juga memberikan penawaran fitur menarik lainnya yang akan membantu perusahaan dalam pengelolaan pengembangan karyawan, data-data pegawai, pembayaran gaji, pemberian jaminan sosial, dan masih banyak lainnya.

Hubungi kami sekarang untuk memenuhi kebutuhan pengelolaan SDM yang tepat dengan berlangganan BroadwaysHR. Nikmati Free TRIAL-nya di sini!