Intip Contoh Surat Peringatan SP 1, 2, dan 3 Hanya di Sini!
Setiap perusahaan memiliki kebijakan tersendiri dalam menindaklanjuti kesalahan karyawan. Umumnya, perusahaan melalui tim HR akan melayangkan peringatan terlebih dulu, yang secara umum dikenal dengan sebutan SP 1, SP 2, dan juga SP 3. Nah, pada artikel kali ini, Anda akan diajak untuk memahami tujuan, aturan, dan juga contoh surat peringatan secara lebih jauh. Simak baik-baik ya!
Tujuan Surat Peringatan Kerja
Setiap perusahaan umumnya memiliki SOP dan kebijakan yang harus ditaati. Sayangnya, beberapa karyawan masih ada yang nekat melanggar aturan tersebut karena alasan tertentu. Agar lebih menegaskan kedisiplinan kerja di lingkup karyawan, maka perusahaan melalui tim HR akan memberikan surat peringatan kepada karyawan yang terbukti melakukan pelanggaran.
Surat tersebut berfungsi sebagai pengingat dan teguran kepada karyawan agar mau memperbaiki sikap atau kesalahannya terhadap perusahaan. Tak hanya secara tertulis, biasanya karyawan yang melanggar aturan, sebelumnya juga akan mendapat teguran secara lisan oleh manajer yang bersangkutan.
Perlu Anda tahu, surat peringatan atau SP tersebut memiliki tiga tingkatan yaitu SP 1, SP 2, dan SP 3. Nah, karyawan harus waspada apabila sampai menerima SP 3 karena biasanya hal ini jadi sinyal bahwa perusahaan akan memutus hubungan kerja yang sudah terjalin.
Baca juga: Skorsing untuk Karyawan, Simak Aturan dan Contoh Suratnya!
Aturan tentang Surat Peringatan
Sumber: Freepik
Kesalahan yang dilakukan seorang karyawan bisa berujung pada pemutusan hubungan kerja. Namun, sebelum itu terjadi, biasanya perusahaan akan memberikan surat peringatan terlebih dulu secara bertahap.
Pada kasus tertentu, karyawan juga bisa saja langsung mendapatkan SP 3 apabila melakukan pelanggaran yang cukup berat dan sangat merugikan perusahaan. Umumnya, SP 3 mencakup peringatan bahwa karyawan tersebut terancam dipecat atau terkena PHK.
Hal-hal terkait surat peringatan tersebut juga sudah diatur di dalam UU Ketenagakerjaan Nomor 13 Tahun 2003 Pasal 161 yang berbunyi:
“Dalam hal pekerja/buruh melakukan pelanggaran ketentuan yang diatur dalam perjanjian kerja, peraturan perusahaan atau perjanjian kerja bersama, pengusaha dapat melakukan pemutusan hubungan kerja, setelah kepada pekerja/buruh yang bersangkutan diberikan surat peringatan pertama, kedua, dan ketiga secara berturut-turut.”
Penerapan SP 1, 2, dan 3 yang Benar
Meski berhak menegur karyawan melalui surat peringatan, tapi perusahaan harus hati-hati dalam menerapkannya supaya sesuai dengan aturan perundang-undangan. Oleh sebab itu, pahami penerapan SP 1, 2, dan 3 berikut ini.
- Pemberian surat peringatan kerja dilakukan secara bertahap mulai dari SP 1 untuk peringatan pertama, SP 2 untuk peringatan kedua, dan SP 3 yang selanjutnya dapat disesuaikan dengan kebijakan perusahaan.
- Jangka waktu antara surat SP 1 ke SP 3 minimal adalah 6 bulan pada setiap surat yang dikeluarkan perusahaan. Jika karyawan yang mendapat SP1 masih melakukan pelanggaran, maka pemberian surat SP 2 baru bisa dilakukan 6 bulan berikutnya pasca keluarnya SP 1.
- Apabila dalam masa waktu SP 1 atau SP 2 karyawan tersebut melakukan pelanggaran berat, perusahaan berhak melayangkan SP 3, hingga pemecatan jika pelanggaran dilakukan lagi dalam masa waktu yang sama.
Baca juga: Apa Itu Code of Conduct? Simak 6 Poin Pentingnya Berikut!
Contoh Surat Peringatan SP 1
PT 5678
Jl. MH Thamrin, Jakarta
Telp. (021) 378333
Nomor : SP/006/09/2022
Lampiran : 1 (satu) berkas
Perihal : Surat Peringatan
Kepada Yth.
Saudari Emma
Staff Sales & Marketing PT 5678
di Tempat
Memperhatikan surat perjanjian kerja PT 5678 tertanggal 01 Januari 2022, dengan ini Kepala HRD PT 5678 menginformasikan.
Berdasarkan hasil evaluasi pemantauan dari Ketua Tim Sales & Marketing PT 5678, kinerja Saudari Emma selama bekerja sebagai staff Sales & Marketing dinyatakan tidak memenuhi target yang ditetapkan perusahaan selama 3 bulan berturut-turut.
Saudari Emma juga sering absen kerja selama waktu yang telah disebutkan di atas.
Oleh karenanya Saudari Emma diberikan Teguran Tertulis
Demikian surat ini dibuat agar dilaksanakan dan disadari sebagaimana mestinya.
Jakarta, 15 Desember 2022
PT 5678
Anton
Kepala HRD
Contoh Surat Peringatan SP 2
PT 5678
Jl. MH Thamrin, Jakarta
Telp. (021) 378333
Nomor : SP/006/09/2022
Lampiran : 1 (satu) berkas
Perihal : Surat Peringatan
Kepada Yth.
Saudari Emma
Staff Sales & Marketing PT 5678
di Tempat
Bersama dengan surat ini, perusahaan harus menyampaikan surat peringatan kedua (SP-2) sebagai tindak lanjut dari surat peringatan pertama (SP-1) yang sebelumnya disampaikan kepada Saudari Emma. Namun, Saudari Emma tidak memberikan perbaikan atas surat peringatan tersebut.
Agar Saudari Emma dapat memperbaiki sikap dan bekerja dengan profesional kembali, maka perusahaan menjatuhkan sanksi berdasarkan aturan yang berlaku dan disepakati, yakni:
Pemotongan insentif sebesar 50 % selama 2 bulan.
Apabila dengan adanya Surat Peringatan 2 ini, saudari Emma masih belum menunjukan itikad yang baik, maka perusahaan akan mengeluarkan SP-3 yang berarti pemutusan hubungan kerja.
Demikian SP 2 ini diterbitkan supaya dapat ditaati sebagaimana harusnya. Untuk Saudari Emma diharapkan agar menunjukan peningkatan sikap yang baik dan profesional.
Jakarta, 01 Juni 2023
PT 5678
Anton
Kepala HRD
Contoh Surat Peringatan SP 3
PT 5678
Jl. MH Thamrin, Jakarta
Telp. (021) 378333
SURAT PERINGATAN KETIGA (SP-3)
Nomor: 008/SP3/2023
Surat Peringatan Ketiga (SP-3)/PHK ditujukan kepada:
Nama : Emma
Jabatan : Staff Sales & Marketing
Dengan ini perusahaan memberikan Surat Peringatan Ketiga (SP-3). Sekaligus pula disampaikan sebagai Surat Pemutusan Hubungan Kerja. Kami mengeluarkan surat ini atas dasar kesalahan yang telah dilakukan oleh Saudari Emma secara berturut-turut selama 6 bulan terakhir.
Kami memohon maaf karena dengan sangat terpaksa menjatuhkan Pemutusan Hubungan Kerja kepada Saudari. Keputusan ini dibuat supaya kegiatan perusahaan dapat berjalan dengan baik dan semestinya.
Sehubungan dengan ini pula, honor Saudari Emma akan diberikan pada akhir bulan tanggal 30 Juni 2023.
Demikianlah Surat Peringatan Ketiga (SP-3) dibuat supaya diperhatikan dengan seksama dan ditaati oleh yang bersangkutan.
Jakarta, 01 Juni 2023
PT 5678
Anton
Kepala HRD
Pemantauan terhadap evaluasi kinerja karyawan dan kroscek kehadiran kerja merupakan tugas HRD. Kini, perusahaan dapat mengoptimalkan kinerja HRD dengan memanfaatkan teknologi aplikasi HRIS terkini seperti BrodwaysHR.
Melalui fitur Time Management, tim HRD tidak perlu repot lagi dalam memantau presensi karyawan secara manual karena semuanya akan tercatat otomatis lewat sistem berbasis cloud yang canggih.
Selain itu, BrodwaysHR juga memberikan penawaran fitur menarik lainnya yang akan membantu perusahaan dalam pengelolaan pengembangan karyawan, data-data pegawai, pembayaran gaji, pemberian jaminan sosial, dan masih banyak lainnya.
Penuhi kebutuhan perusahaan Anda dalam pengelolaan SDM dengan berlangganan BrodwaysHR di sini sekarang juga!
