Payroll Staff: 7 Job Description, Tugas, Gaji & Kualifikasi

Anda mungkin bertanya-tanya apa saja job description, tugas dan tanggung jawab, kualifikasi, hingga besar gaji bulanan yang diterima payroll staff di Indonesia. Bagi sebagian pencari kerja, menjadi payroll staff adalah posisi pekerjaan yang diidam-idamkan. Ya, karena payroll staff bertugas menangani penggajian yang selalu dinantikan karyawan setiap bulannya.

Secara umum, staf yang bekerja di bidang penggajian sebuah perusahaan, harus memastikan apakah gaji karyawan sudah ditransfer tepat waktu, telah melalui proses penggajian yang tepat, hingga terkadang menjawab pertanyaan dan keluhan terkait gaji.

Hindari kekhawatiran yang berlebihan, karena tugas penggajian akan sangat mudah jika perusahaan sudah beralih menggunakan sistem payroll yang tersemat dalam aplikasi Human Resource Integrated System (HRIS).

Job Description Seorang Staf Payroll di Perusahaan

Jobdesc staf payroll dapat bervariasi tergantung pada ukuran dan kebutuhan spesifik perusahaan. Job description atau jobdesc yang dilakukan oleh payroll staff pada umumnya mencakup beberapa tugas dan kewajiban sebagai berikut:

1. Memproses Penggajian di Perusahaan

Proses penggajian mencakup menghitung dan memproses gaji, upah lembur, dan bonus karyawan yang dilakukan secara akurat dan tepat waktu. Komponen pengurang gaji yang juga dihitung termasuk pajak penghasilan PPh 21, iuran BPJS, kasbon karyawan, dan jenis potongan gaji lainnya. 

2. Mematuhi Aturan Penggajian dan Perpajakan

Payroll staff dalam bertugas harus mematuhi aturan penggajian dan perpajakan yang berlaku saat ini, termasuk aturan ketenagakerjaan terkait jaminan sosial. Staf payroll juga bertugas menyiapkan dan menyampaikan laporan pajak penghasilan dan membayar pajak tepat waktu kepada negara.

3. Administrasi Penggajian

Jobdesc staf penggajian berikutnya adalah menyimpan catatan payroll yang akurat, meliputi gaji, pemotongan, dan informasi pajak. Ditambah mengurusi dan mendistribusikan slip gaji kepada karyawan. 

4. Menyusun Pelaporan Gaji

Tim payroll secara berkala juga menyusun laporan penggajian yang dibutuhkan manajemen, untuk selanjutnya diserahkan kepada auditor. Pelaporan gaji juga membantu departemen finance dalam laporan keuangan perusahaan.

5. Merespon Pertanyaan Karyawan

Jobdesc berikutnya payroll staff adalah menanggapi pertanyaan dan keluhan karyawan terkait gaji, pemotongan, dan pajak. Tim payroll harus melayani karyawan dengan menjawab pertanyaan serta menanggapi keluhan secara profesional dan tidak bertele-tele.

6. Berkolaborasi dengan HR dan Finance

Kerja sama dan kolaborasi dengan HR dan finance diperlukan untuk memastikan proses penggajian berjalan lancar dan tetap memanfaatkan sistem payroll yang berkelanjutan. Staf penggajian siap sedia memberi bantuan dan support dalam hal menganalisis biaya penggajian, anggaran, hingga proyeksi keuangan. 

7. Memelihara dan Mengembangkan Payroll System

Berikutnya mengelola dan memelihara payroll system serta berpartisipasi dalam men-develop sistem baru atau perbaikan yang diperlukan. Memastikan proses dan sistem penggajian berjalan efektif, aman, serta sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

Berapa Kisaran Gaji Staf Payroll di Indonesia?

Gaji yang diterima staf payroll di Indonesia dapat bervariasi tergantung pada faktor-faktor seperti tingkat pengalaman, lokasi kerja, ukuran perusahaan, serta tanggung jawab spesifik dari perannya. 

Rata-rata gaji bulanan staf payroll di Indonesia berkisar antara Rp5.000.0000 hingga Rp10.000.000 atau lebih. Perlu Anda garis bawahi bawah range gaji ini bersifat umum, dan gaji sebenarnya bisa lebih tinggi atau lebih rendah berdasarkan faktor-faktor yang sudah disebutkan di atas. 

Untuk mengetahui informasi gaji staf payroll paling akurat, Anda bisa memeriksa job listing, berkonsultasi dengan local job market resource, atau menghubungi agen perekrutan yang ada. 

Tugas Utama dan Tanggung Jawab Payroll Staff

Tugas dan tanggung jawab setiap staf penggajian pada intinya berfokus pada proses penggajian dan kompensasi karyawan, memastikan kepatuhan terhadap aturan penggajian dan perpajakan, serta melayani karyawan terkait masalah penggajian.

Adapun tugas utama dan tanggung jawab seorang staf payroll mencakup:

1. Mengumpulkan data kehadiran, absensi, cuti kerja, dan informasi terkait yang diperlukan untuk menghitung gaji secara akurat. 
2. Menghitung dan memastikan gaji sudah sesuai dengan UU Pengupahan dan peraturan perusahaan.
3. Mempersiapkan dan mendistribusikan slip gaji karyawan setiap periode gajian.
4. Mengelola tunjangan karyawan, mulai dari iuran jaminan sosial, asuransi kesehatan, dana pensiun, dan lainnya.
5. Menghitung pemotongan gaji seperti pajak penghasilan PPh 21, iuran BPJS, denda, dan kasbon karyawan.
6. Memastikan karyawan telah menerima gaji tepat jumlah dan tepat waktu sesuai jadwal penggajian.
7. Menyiapkan dan menyerahkan laporan penggajian kepada instansi pemerintah terkait seperti Direktorat Jenderal Pajak (DJP), dan BPJS Ketenagakerjaan.
8. Menyediakan dokumentasi dan laporan penggajian yang akurat apabila dibutuhkan oleh audit internal dan eksternal perusahaan. 
9. Melayani pertanyaan dan keluhan karyawan terkait penggajian, pemotongan gaji, dan perpajakan secara profesional.
10. Mengidentifikasi peluang penyederhanaan proses penggajian sekaligus memastikan kepatuhan terhadap peraturan.
11. Memanfaatkan software dan sistem payroll untuk mengelola data penggajian, membuat laporan, dan memelihara arsip.
12. Menangani dan menyelesaikan perselisihan terkait penggajian dengan segera dan profesional.

Baca juga: Software Payroll Terbaik: Ini Kegunaan dan Fitur yang Wajib Ada

Daftar Kualifikasi yang Dibutuhkan untuk Posisi Payroll Staff adalah..

Kualifikasi yang dibutuhkan untuk dapat menempati posisi payroll staff adalah bervariasi tergantung pada kebutuhan perusahaan dan kompleksitas proses payroll. Berikut adalah kualifikasi dan keterampilan umum yang dibutuhkan untuk peran pegawai yang mengurusi penggajian.

1. Background Pendidikan yang Relevan

Gelar sarjana di bidang akuntansi, keuangan, administrasi bisnis, atau bidang terkait lebih disukai. Namun beberapa perusahaan mungkin dapat menerima lulusan diploma atau setara, dengan syarat mereka memiliki pengalaman kerja yang relevan.

2. Pengalaman di Bidang Penggajian

Memiliki pengalaman sebelumnya dalam pemrosesan payroll dan penghitungan pajak sangat diperhitungkan perusahaan. Tingkat pengalaman dapat bervariasi karena beberapa posisi terbuka dengan entry level, sedangkan lainnya memerlukan keahlian lebih lanjut di bidang payroll.

3. Pengetahuan yang Luas tentang Peraturan Payroll

Pemahaman yang kuat tentang UU Pengupahan dan aturan perpajakan di Indonesia sangatlah penting. Staf payroll harus memiliki pengetahuan tentang pajak penghasilan, UU Ketenagakerjaan, dan program BPJS Ketenagakerjaan.

4. Skill Matematika dan Analitik

Keterampilan matematika dan analitis yang kuat sangat penting untuk dapat menghitung gaji, pemotongan gaji, dan hitung pajak secara akurat. Kemampuan memperhatikan setiap detail perhitungan sangat penting untuk menghindari kesalahan.

5. Computer Skill

Untuk dapat mengelola data payroll dan menghasilkan laporan, diperlukan skill dalam menggunakan aplikasi spreadsheet seperti Microsoft Excel hingga software payroll.

6. Keterampilan Berkomunikasi

Skill komunikasi yang efektif dalam Bahasa Indonesia dan Bahasa Inggris adalah hal yang penting. Hal ini karena staf payroll sering berinteraksi dengan karyawan untuk menjawab pertanyaan dan masalah terkait penggajian.

7. Organization Skill

Keterampilan organisasi dan manajemen waktu yang baik diperlukan untuk menangani banyak tugas, memenuhi deadline, dan membuat catatan yang akurat.

8. Kepatuhan dan Kerahasiaan

Tim payroll harus memahami pentingnya patuh terhadap aturan ketenagakerjaan serta komitmen menjaga kerahasiaan informasi pribadi karyawan terkait penggajian. 

9. Bekerja Sama dengan Tim Lain

Staf payroll sering kali berkolaborasi dengan departemen lain, seperti HRD dan finance. Oleh karena itu kemampuan kerja tim harus dimiliki untuk kelancaran proses penggajian.

Kelola Payroll secara Otomatis dan Akurat dengan Aplikasi HRIS BroadwaysHR

Setelah Anda memahami ulasan terkait posisi pekerjaan sebagai payroll staff di atas, penggunaan sistem payroll sangat membantu bisnis dalam mengatasi setiap proses penggajian karyawan. Tidak hanya menghemat waktu saat menghitung gaji dan kompensasi karyawan secara akurat, namun juga membantu meringankan tugas departemen penggajian.

Dengan dibekali sistem yang canggih dan terintegrasi, Anda dapat memilih software payroll terbaik BroadwaysHR untuk mengelola gaji karyawan secara efektif dan efisien. Fitur Payroll Management dan Benefit & Compensation dari BroadwaysHR dapat membuat proses penggajian bisnis menjadi lebih mudah dan cepat.

Nikmati layanan terbaik kami dan cobalah penawaran FREE TRIAL selama 30 hari dengan menghubungi kami di sini.