6 Rekomendasi Alat Absensi Online yang Harus Anda Coba

Alat absensi online mulai marak digunakan sejak hadirnya sistem work from home (WFH) di era pandemi Covid-19. Alat/aplikasi absensi online menjadi pilihan banyak perusahaan untuk memenuhi kebutuhan data kehadiran karyawan. Alasan utama mengapa perusahaan memilih aplikasi absensi online adalah karena efektifnya waktu yang diperlukan.

Karyawan bisa melakukan absensi, izin sakit, atau cuti melalui satu aplikasi tanpa perlu membuat pihak manajemen kesulitan. Hanya dengan bantuan teknologi canggih, seluruh kehadiran karyawan bisa terdata secara otomatis dan hal ini memudahkan pekerjaan tim human resources (HR).

Apa Itu Absensi Online?

Sumber: Freepik

Absensi online adalah sistem yang membantu meningkatkan produktivitas perusahaan dengan mendata kehadiran karyawan secara daring. Sistem ini juga dinilai efektif dan efisien, karena selain mudah mengelola kehadiran tiap karyawan, waktu yang diperlukan pun tidak terbuang banyak. 

Ada berbagai hal yang menjadi pertimbangan perusahaan menggunakan layanan sistem ini, seperti laporan yang terbuat secara otomatis, terjangkau dari segi biaya dibandingkan absensi secara manual, dan masih banyak lagi. Absensi online bisa didapatkan dengan cara mengunduhnya di Play Store atau App Store.

Pada beberapa aplikasi absensi online, terdapat fitur canggih yang hanya dimiliki oleh teknologi satu ini, yaitu mendata kehadiran secara real-time hingga melacak off-time karyawan dalam waktu bersamaan. Adapun fitur foto sebagai bukti bahwa kehadiran karyawan merupakan asli, bukan berbohong. 

Kelebihan dan Kekurangan Absensi Online

Kelebihan Absensi Online

Sekitar 65 persen dari organisasi maupun perusahaan telah atau sedang berusaha menggunakan sistem otomatis untuk merekam kehadiran guna mendukung proses penggajian. Ini membuktikan sistem absensi online sangat membantu berjalannya perusahaan. Terdapat kelebihan absensi online yang paling populer, di antaranya:

1. Hemat Pengeluaran

Poin ini sudah dibuktikan melalui studi Axsium Group yang menemukan bahwa sebuah organisasi bisa menghemat pengeluaran per karyawan hingga $1.600 atau sekitar Rp23 juta.

2. Keamanan Terjamin

Sebagian besar aplikasi absensi online dan fingerprint scanner mempunyai arsitektur atau sistem yang sangat aman.

3. Produktivitas Tidak Terganggu

Saat masih menggunakan absensi manual dan karyawan ingin mengajukan cuti, pasti harus ada kertas yang perlu disiapkan untuk membawanya ke pimpinan atau tim HR. Melalui akat absensi online, karyawan hanya perlu mengirim pesan pada pimpinan atau tim HR, lalu isi form singkat alasan ingin cuti.

4. Bebas dari kerumitan manajemen alur kerja

Untuk karyawan yang bekerja secara shifting, penggunaan alat absensi online memudahkan untuk melacak jadwal dan mengalokasikan pekerjaannya.

5. Visibilitas

Kelebihan terakhir ini bermanfaat bagi pemberi kerja. Karena melalui aplikasi absensi online data karyawan seperti kinerjanya dapat dilihat, sehingga menyokong proses penilaian karyawan.

Baca juga: 6 Model Sistem Absensi Karyawan yang Efisien dan Praktis

Kekurangan Absensi Online

Absensi online memang dinilai efektif dan efisien bagi beberapa perusahaan. Namun, bukan berarti sistem ini tidak memiliki kekurangan. Anda bisa melihat kekurangan absensi online dari segi penggunaannya, yaitu aplikasi dan sidik jari atau fingerprint scanner.

1. Sering Error

Identifikasi pada alat fingerprint scanner memang paling sering terjadi kegagalan. Masalah ini bisa disebabkan oleh mesin yang kotor atau sistem pemindai yang mengalami penurunan fungsi.

2. Biaya Perbaikan dan Perawatan Relatif Mahal

Karena alat sidik jari memakai teknologi khusus, jika terjadi kerusakan maka biaya yang perlu dikeluarkan cukup banyak.

3. Harus Diolah Lagi Secara Manual

Umumnya, absensi sidik jari hanya memberikan data berupa file spreadsheet yang perlu diolah lebih lanjut. Keadaan ini merepotkan bila laporan diperlukan secepatnya.

4. Dibutuhkan Sinyal Internet

Karyawan yang tidak memiliki kuota internet akan kesulitan untuk melakukan absensi. Ini menjadi permasalahan baru bagi perusahaan, entah dengan pemberian paket internet atau cara lain untuk solusi terbaiknya.

5. Kamera Gawai Tidak Jernih

Beberapa perusahaan mewajibkan karyawannya mengambil foto sebagai bukti absensi. Sayangnya, tidak semua karyawan mempunyai kamera gawai yang jernih dan memadai.

Tips Memilih Absensi Online

Sumber: iStockPhoto

1. Fleksibel

Maksud dari fleksibel di aplikasi absensi ini adalah fleksibel menggunakan perangkat apa saja, baik itu aplikasi absensi Android ataupun menggunakan iOS. Jika sudah bisa digunakan, maka perlu kompatibel dengan Android apa saja sehingga pengguna gawai dari seluruh versi bisa memanfaatkan ini untuk absensi. Akan percuma jika aplikasi absensi canggih namun tidak bisa digunakan untuk versi tertentu.

2. Akurat

Aplikasi absensi online tentunya harus lebih akurat daripada absensi manual. Sebab inilah yang dicari dari penggunaan alat absensi online. Aplikasi ini diharapkan bisa memberikan efisiensi dan menekan kecurangan sehingga karyawan bisa bekerja secara tepat waktu. Berbeda dengan metode absen manual dimana keakuratannya masih diragukan, membuat penilaian kurang pas.

3. User Friendly

Taukah Anda bahwa aplikasi absensi sangat mungkin digunakan oleh siapa saja, baik itu dari ibu-ibu, bapak-bapak dan anak muda. Pastinya fiturnya harus mudah digunakan sehingga semua orang termasuk seseorang buta teknologi pun bisa menggunakan aplikasi ini dengan mudah.

4. Employee Self Service (ESS)

Karyawan bisa memenuhi kebutuhan administrasinya secara mandiri sehingga mereka bisa mengakses apa yang dibutuhkan tanpa perlu menunggu pihak lain. Misalnya jika mereka perlu slip gaji, ternyata slip ini sudah tersedia di aplikasi absensi online, jadi tidak perlu menunggu tim admin karena mereka sudah bisa akses sendiri. Selain itu contohnya pengisian administrasi, dimana karyawan bisa melakukanya sendiri tanpa perlu diinputkan oleh tim admin.

ESS ini memudahkan karyawan dan tim administrasi untuk mengefisienkan waktu. Tidak perlu bekerja 2x karena pengisian satu kali saja sudah cukup. Pun bisa mengurangi kesalahan. Salah satu aplikasi yang memiliki fitur ini adalah BroadwaysHR, dimana melalui portal berbasis web yang bisa diakses melalui gawai, karyawan bisa melihat data pribadi, dan transaksi lainnya.

5. Integrasi Payroll

Payroll adalah sistem penggajian karyawan dimana menggunakan hasil rekapan absensi karyawan. Sehingga hasil absensi akan langsung berpengaruh kepada jumlah gaji dan potongan. Misalnya terlambat dan izin, sistem payroll akan langsung otomatis memotong gaji karyawan sesuai aturan. Begitu juga halnya dengan lembur, penghitungan gaji karyawan akan langsung dijumlahkan. Dengan sistem payroll ini memudahkan HRD untuk bekerja lebih cepat, tidak perlu cara manual bahkan hasil gaji otomatis bisa langsung terlihat.

6. Cari Informasi Tentang Aplikasi yang akan Dibeli

Informasi mengenai produk yang akan kita beli merupakan salah satu hal yang penting dan biasanya dapat ditemukan di situs yang resmi. Informasi yang kita dapatkan nantinya akan berguna untuk perusahaan. Dan mengenai hal ini jangan lupa juga untuk menanyakan kepada rekan Anda yang lebih memahami tentang aplikasi absen.

7. Mencoba Versi Trial

Sebelum kita menentukan untuk membeli suatu produk alangkah lebih baiknya untuk mencoba terlebih dahulu. Perusahaan software biasanya menyediakan versi trial kepada calon pelanggan. Hal ini guna meningkatkan rasa percaya pelanggan terhadap perusahaan. Setelah dicoba lalu ternyata cocok, kemudian Anda dapat memutuskan untuk membeli aplikasi tersebut atau tidak.

8. Jaminan Support

Hal ini juga merupakan salah satu yang mungkin saja memerlukan bantuan sewaktu-waktu. Perusahaan software yang profesional tentunya menyediakan support untuk para pelanggan mereka.

9. Kelengkapan Fitur

Perangkat lunak yang bagus mungkin tidak melulu dilihat dari kelengkapan fiturnya. Namun tidak ada salahnya mencoba untuk menentukan perangkat lunak yang memiliki fitur yang lengkap yang dapat dimanfaatkan segara jajaran staff.

10. Pilih Produk Dari Pengembang Profesional

Anda  harus pintar-pintar menggali informasi tentang track record perusahaan software tersebut. Lihat sudah berapa lama perusahaan tersebut menjalankan bisnisnya, lalu sudah sejauh manakah perangkat lunak yang telah berkembang sejak peluncuran.

Baca juga: Beda Absen Elektronik dan Presensi Online, Mana Lebih Unggul?

Rekomendasi Alat Absensi Online

Berikut ini beberapa alat absensi online karyawan yang bisa Anda gunakan. 

1. Time Management by BroadwaysHR

Fitur Time Management di BroadwaysHR ini mencatat waktu kerja secara fleksibel mengikuti kebijakan perusahaan. Baik dalam pengaturan waktu kerja, kebijakan lembur, hingga kebijakan ganti libur. Data absensi akan terkirim otomatis dan digunakan untuk perhitungan payroll karyawan. BroadwaysHR pun menawarkan versi trial untuk dicoba secara GRATIS selama 30 hari dengan registrasi di sini.

2. Quickbooks Workforce

Alat absensi online PNS ini sudah banyak digunakan, karena dengan aplikasi Quickbooks Workforce, perusahaan bisa tahu siapa saja karyawan yang bekerja dan dimana lokasinya mereka saat itu juga. Tidak hanya itu, aplikasi ini juga dilengkapi dengan fitur memeriksa waktu, membuat jadwal kerja dan istirahat, hingga mampu melacak berapa lama pegawai tersebut bekerja. Namun, kekurangan dari aplikasi ini yaitu ada batasan jumlah pengguna dan data Anda tidak selalu di back-up, sehingga ada kemungkinan kehilangan data. 

3. Zoho People

Absensi online karyawan selanjutnya, yaitu Zoho People, yang mana aplikasi ini memiliki fitur check in dan check out. Tidak hanya itu, di aplikasi ini juga  sudah tersedia banyak fitur lainnya, seperti pengajuan absensi, izin sakit, cuti, jadwal meeting, hingga jadwal training untuk pegawai. Akan tetapi, ada satu kekurangan dari aplikasi ini, yaitu tampilan fiturnya yang tidak terlalu user friendly. Jadi, akan membutuhkan banyak waktu untuk pemula dalam mempelajari cara kerja dari aplikasi ini.

4. When I Work Team Scheduling

Selanjutnya, ada When I Work Team Scheduling, yang juga cukup populer sebagai alat absensi karyawan online. Aplikasi ini menyediakan sistem absensi yang mudah, sehingga ramah untuk pemula sekalipun. Tidak hanya itu, aplikasi ini juga menyediakan fitur pengelolaan shifting, jam lembur, hingga penjadwalan kerja. Namun, kekurangannya yaitu versi gratis terbatas untuk usaha kecil saja, dengan 75 karyawan. 

5. Mekari Talenta

Mekari Talenta merupakan aplikasi absensi online PNS yang sangat direkomendasikan. Karena ada banyak sekali fitur gratis yang aplikasi ini tawarkan, namun yang  paling penting adalah fitur geo tagging dan liveness validation. Dengan fitur ini, karyawan bisa melakukan clock in dan clock out dengan metode selfie dari manapun. Kemudian, nantinya HR bisa memverifikasi kebenaran data tersebut secara otomatis. Akan tetapi, kekurangan dari aplikasi ini, yaitu masih sering terjadi lags ketika dijalankan, sehingga kemungkinan bisa mengganggu pekerjaan.

6. Connecteam

Aplikasi absensi online yang tidak kalah bagus selanjutnya adalah Connecteam, yang mana tidak hanya menyediakan fitur absensi, tetapi juga ada fitur pengaturan jam lembur dan shift.  Menariknya lagi, aplikasi ini juga menyediakan teknologi GPS, yang mana bisa membantu HR dalam melacak aktivitas karyawan dari manapun.  Selain itu, ada juga yang terintegrasi dengan payroll system, yang bisa membantu perusahaan dalam mengelola gaji karyawan. Namun, kekurangan dari aplikasi ini, yaitu ada pada versi gratisnya, yang mana tidak tersedia opsi pembuatan jadwal secara otomatis. Jika Anda ingin menggunakan fitur ini, Anda perlu berlangganan terlebih dahulu.

Nah, itulah penjelasan mengenai alat absensi online. Dengan adanya alat ini, diharapkan karyawan dan juga HR dapat memaksimalkan kinerjanya. Dan adanya 5 rekomendasi aplikasi absensi online, Anda tinggal menentukan sendiri untuk menggunakan aplikasi yang mana untuk bisnis.