Ketahui 7 Fitur Unggulan dalam Absensi Mobile dan Kelebihannya
Sejalan dengan perkembangan zaman yang semakin canggih, teknologi telah membawa perubahan pada berbagai aspek, salah satunya adalah presensi kerja karyawan. Jika dulu pencatatan kehadiran masih memakai cara manual, kini hampir semua perusahaan beralih menggunakan absensi mobile. Apakah Anda tertarik juga untuk menerapkannya? Simak dulu pengertian, fitur, dan juga kelebihannya di bawah ini yuk!
Pengertian Absensi Mobile
Absensi mobile adalah sistem presensi karyawan yang menerapkan teknologi terkini sehingga prosesnya dapat dilakukan secara online. Banyak perusahaan yang kini beralih menggunakan presensi online karena berbagai alasan.
Penggunaan presensi mobile dinilai lebih menguntungkan baik bagi perusahaan maupun karyawan. Kehadirannya membuat proses absensi menjadi lebih praktis dan fleksibel karena bisa dilakukan dari mana saja melalui gawai masing-masing.
Hal tersebut juga akan meringankan tugas divisi HRD dalam melakukan rekapitulasi data absensi harian karyawan sebagai dasar perhitungan upah kerja pegawai atau hal lainnya. Lalu bagaimana cara kerjanya?
Seperti yang sudah disinggung sebelumnya bahwa presensi online dioperasikan dari gawai masing-masing yang terhubung dengan fitur GPS. Dengan demikian, perusahaan dapat mengetahui secara jelas kapan dan dimana karyawan tersebut melakukan presensi mobile.
Tak hanya itu saja, data kehadiran yang masuk ke sistem juga bisa dilihat oleh karyawan lain atau atasan di dalam perusahaan. Menariknya, pencatatan kehadiran secara online tersebut juga langsung terintegrasi lewat sistem payroll perusahaan untuk kepentingan pembayaran upah karyawan.
Baca juga: Contoh Absensi Karyawan Online dan Real Time, Administrasi Perusahaan Jadi Mudah!
Fitur Unggulan Absensi Mobile
Presensi online umumnya menawarkan banyak fitur yang berguna untuk pengelolaan SDM/manajemen karyawan dalam perusahaan. Ingin tahu apa saja? Berikut ulasannya untuk Anda.
1. Fitur Presensi Kehadiran
Fitur utama yang ada di dalam absensi mobile adalah presensi kehadiran karyawan. Melalui fitur tersebut, tim divisi HRD dapat memantau kehadiran pekerja secara real time. Selain itu, teknologi ini juga memudahkan bagian HRD dalam menganalisis tingkat disiplin kerja para pegawai.
2. Pengaturan Jadwal Kerja
Selain presensi kehadiran, fitur lain yang bisa Anda nikmati adalah pengaturan jadwal kerja yang meliputi jam dan hari kerja masing-masing pegawai. Fitur ini sangat bermanfaat terutama bagi perusahaan yang menerapkan jam kerja shifting bagi karyawannya.
3. Pencatatan Jam Lembur
Pada hari-hari tertentu, karyawan mungkin harus bekerja melebihi jam kerja normal karena kebutuhan mendesak. Dalam hal ini, aplikasi absensi mobile dapat Anda manfaatkan untuk pengajuan lembur supaya pencatatan jam kerja overtime karyawan dapat dilakukan secara akurat, real time, dan otomatis.
4. Perizinan dan Cuti Kerja
Karyawan dulunya wajib menyerahkan surat izin tertulis kepada bagian HRD saat ingin mengajukan izin kerja atau cuti. Namun sekarang, hal itu bisa dilakukan lewat aplikasi presensi online hanya dengan menggugah bukti surat dokter atau dokumen lainnya.
Untuk permohonan cuti kerja, pihak HRD mungkin akan membatasi karyawannya yang ingin mengajukan cuti demi kelancaran operasional perusahaan.
5. Database Karyawan
Aplikasi presensi online ibarat software multifungsi yang juga memuat database karyawan secara lengkap dan detail. Aplikasi ini memudahkan bagian HRD dalam mengatur jadwal kerja dan cuti, memantau lokasi presensi pegawai, dan input data karyawan yang terintegrasi ke berbagai fitur lainnya.
6. Pencatatan secara Otomatis
Berkat aplikasi presensi online, pekerjaan tim divisi HRD kini semakin ringan karena pencatatan kehadiran kerja berlangsung secara otomatis. Artinya, bagian HRD tidak perlu lagi melakukan rekapitulasi data secara manual yang memakan waktu cukup lama.
7. Monitoring Karyawan
Fitur ini juga efektif untuk memantau karyawan yang memiliki banyak tugas di luar perusahaan.
Seperti yang sudah disinggung sebelumnya bahwa aplikasi tersebut terhubung dengan GPS sehingga memudahkan perusahaan dalam melacak keberadaan karyawannya. Dengan kata lain, kecil kemungkinan bagi karyawan untuk berbuat curang atau menghabiskan waktunya pada hal-hal di luar urusan pekerjaan.
Baca juga: 3 Cara Menerapkan Aturan Cuti Lewat Sistem Manajemen yang Efektif!
Kelebihan Menggunakan Absensi Mobile
Sumber: Freepik
Masih belum yakin untuk beralih menggunakan aplikasi absensi mobile? Beberapa kelebihan presensi online di bawah ini semoga bisa jadi pertimbangan lain yang berguna untuk Anda dan perusahaan ya!
1. Presensi secara Real Time
Kelebihan utama pada aplikasi absensi mobile adalah sistem pencatatannya terjadi secara real time. Dengan kata lain, data yang masuk ke dalam aplikasi dijamin akurat dan kecil kemungkinan untuk disalahgunakan.
Jadi, tim divisi HRD akan lebih mudah untuk mengetahui karyawan yang datang tepat waktu maupun yang terlambat. Selain itu, data absensi yang masuk juga terintegrasi dengan fitur lain yang mempermudah perhitungan gaji karyawan.
2. Efisiensi Waktu
Dalam satu aplikasi absensi mobile, tersedia banyak fitur lain yang bisa dimanfaatkan oleh karyawan sekaligus tim HRD. Hal ini membuat pekerjaan HRD dapat tertangani dengan efektif dan efisien lewat bantuan aplikasi online. Selain itu, berbagai permohonan/pengajuan terkait perizinan, cuti, dan lain-lain bisa diproses secara cepat dan praktis.
3. Keamanan Data Terjamin
Seluruh database karyawan baik data pribadi, catatan kehadiran, jumlah take home pay, dan lain-lain tersimpan dengan aman di dalam sistem aplikasi. Siapa saja, khususnya karyawan perusahaan dapat mengakses semua data tersebut secara mudah melalui gawai masing-masing.
4. Menghemat Pengeluaran Perusahaan
Alasan lain kenapa Anda harus beralih ke absensi mobile adalah perusahaan dapat menghemat pengeluaran. Pasalnya, penggunaan aplikasi presensi online hanya bermodalkan perangkat mobile saja.
Hal ini berbeda dengan sistem presensi konvensional yang membutuhkan pengadaan mesin absensi dan juga media kertas yang memakan budget cukup banyak. Selain itu, perusahaan juga tidak perlu keluar uang untuk biaya perawatan atau maintenance mesin absensi.
5. Memudahkan Proses Evaluasi
Selain keempat kelebihan di atas, aplikasi presensi online juga bermanfaat pada proses evaluasi kerja karyawan. Berdasarkan database karyawan yang masuk ke sistem, tim HRD dapat membuat analisis dan evaluasi kinerja karyawan secara adil dan subjektif.
Baca juga: Pentingnya Data Karyawan bagi Perusahaan, Kini Telah Terintegrasi dan Real Time!
BroadwaysHR dalam hal ini menjadi satu-satunya aplikasi HRIS terbaik di Indonesia yang menawarkan fitur Time Management untuk absensi mobile yang terintegrasi dengan sistem perusahaan.
Bahkan, sistem presensi online milik BroadwaysHR juga terhubung ke fitur Payroll Management untuk mempermudah perhitungan gaji karyawan. Didukung dengan produk Employee Self Service, aplikasi ini bisa diakses oleh karyawan dari mana saja dan kapan saja melalui gawai pribadi. Yuk coba gratis aplikasinya sekarang juga!!!
