4 Cara Menghitung KPI Karyawan Termudah untuk Diterapkan
Untuk mengetahui pencapaian target dalam organisasi, perusahaan melalui tim HR menerapkan KPI atau Key Performance Indicator. Apa itu? Key Performance Indicator adalah metode yang umum dipakai oleh banyak perusahaan untuk memastikan sejauh mana progress yang telah didapat. Selain untuk mengukur pencapaian organisasi, KPI juga menjadi pedoman dalam mengetahui keberhasilan peluncuran produk baru dan masih banyak lagi. Dalam artikel kali ini, Anda akan diajak untuk mengetahui berbagai cara menghitung KPI dengan rumus yang tepat sesuai dengan tujuannya.
Apa Itu KPI?
Sebelum beranjak ke pembahasan cara menghitung KPI, sebaiknya pahami dulu definisinya. Key Performance Indicator adalah matriks khusus yang dipakai untuk menghitung efektivitas perusahaan dalam mewujudkan tujuan bisnis.
Di sisi lain, hasil tinjauan KPI juga memudahkan perusahaan dalam merencanakan berbagai strategi jitu untuk bisa mencapai tujuan perusahaan dalam rentang waktu yang telah ditentukan.
Tiap-tiap perusahaan biasanya punya perumusan KPI yang berbeda satu sama lain. Oleh karena itu, perusahaan akan mempercayakan hal ini pada orang-orang yang kompeten agar bisa mendapatkan hasil yang diinginkan.
Umumnya, karyawan yang berada di level manajer, SPV, dan jabatan strategis lainnya wajib memahami tentang rumus dan cara perhitungan KPI tersebut. Namun, indikator performa dalam perhitungan KPI tersebut juga bisa digunakan dalam penilaian kinerja karyawan secara berkala.
Perhitungan KPI nantinya akan menghasilkan data seperti total penjualan, engagement, leads, reach, growth, dan lain-lain yang menunjukkan pencapaian perusahaan dalam periode waktu tertentu.
Baca juga: 3 Cara Mengukur Indikator Kinerja Karyawan dan Tujuannya
Cara Menetapkan KPI
Pembahasan selanjutnya akan fokus pada cara menghitung KPI karyawan, tapi sebelumnya akan dijelaskan mengenai cara penetapan KPI untuk pegawai di perusahaan. Berikut langkah-langkahnya.
1. Menetapkan Standar/Hasil yang Ingin Dicapai
Pertama-tama, Anda bisa menetapkan standar atau hasil yang diinginkan terlebih dulu. Kemudian, hal ini dilanjutkan dengan menentukan pihak-pihak yang akan berhubungan dengan KPI yang akan diterapkan. Langkah awal ini sangat penting untuk diperhatikan agar tujuan dapat tercapai sesuai target.
2. Membuat Target yang Jelas dan Spesifik
Buatlah indikator kemajuan kinerja yang jelas dan spesifik. Pastikan juga semua karyawan paham dengan kebijakan tersebut supaya perusahaan bisa mendapatkan hasil sesuai ekspektasi. Misalnya saja, target penjualan yang harus dicapai adalah 10 juta per bulan per karyawan. Apabila hal ini tidak terpenuhi, maka perusahaan perlu memikirkan cara untuk membantu karyawan agar bisa memperbaikinya.
3. Membandingkan Kinerja dengan Target
Masuk ke langkah selanjutnya yaitu membandingkan kinerja karyawan saat ini dengan target yang ingin dicapai. Pihak yang bertanggung jawab atas kemajuan atau progress kinerja karyawan dapat meninjau secara detail untuk mengetahui sejauh mana performa karyawan selama ini.
4. Menganalisis Perubahan Kinerja
Pada tiap periode penilaian kinerja, hasil yang didapat mungkin bisa berubah-ubah pada tiap divisi. Perubahan tersebut bisa Anda analisis untuk dijadikan bahan evaluasi pada penetapan KPI karyawan di periode yang akan datang.
5. Mulai Menyusun KPI
Apabila keempat hal di atas sudah dilakukan maka Anda bisa mulai untuk menyusun KPI karyawan. Periksa kembali mengenai target, indikator, dan berbagai data yang akan dipakai dalam pembuatan Key Performance Indicator.
Baca juga: Evaluasi Kinerja Datangkan Manfaat bagi Perusahaan dan Karyawan, Simak!
Cara Menghitung KPI Karyawan
Mengenai rumus dan cara menghitung KPI karyawan, hal tersebut umumnya mengacu pada 4 hal yaitu attendance rate, quality of work, sales per employee, dan customer satisfaction. Penjelasannya dapat Anda simak di bawah ini.
1. Attendance Rate
Perhitungan attendance rate atau jumlah kehadiran karyawan cukup mudah karena hanya perlu membagi jumlah hari kerja aktif dengan jumlah hari kerja pada periode bulan atau tahun sesuai ketentuan perusahaan. Selanjutnya, hasil dari pembagian tersebut tinggal dikalikan 100% untuk mendapatkan angka persentasenya.
Rumus : Jumlah hari hadir : jumlah hari kerja x 100%
Contoh: Jika seorang karyawan hadir selama 24 hari dari total 25 hari kerja, maka attendance rate yang didapat adalah 24 : 25 x 100% = 96%
2. Quality of Work
Penilaian quality of work juga bersifat variatif karena hal ini diukur berdasarkan jenis pekerjaan atau bisnis. Selain itu, perhitungan pada kualitas kerja juga melibatkan penilaian atasan atau rekan kerja.
Cara hitungnya juga cukup sederhana yaitu dengan menentukan skala penilaian mulai dari 1 hingga 10, atau 1 sampai 5 kemudian menjumlahkan hasilnya untuk mendapatkan angka rata-rata.
3. Sales per Employee
Perhitungan KPI berdasarkan sales per employee yaitu dengan membagi total penjualan perusahaan dengan jumlah pegawai yang akan ditugaskan.
Rumus: Total penjualan : jumlah karyawan
Contoh: Perusahaan memperoleh penjualan senilai 300 juta dan mempekerjakan 5 karyawan, maka sales per employee yang dihasilkan adalah 300 juta : 5 = 60 juta per karyawan.
4. Customer Satisfaction
Rumus customer satisfaction cukup beragam, tapi biasanya memakai survei atau penilaian dari pelanggan berdasarkan pengalaman konsumen dengan karyawan.
Cara menghitungnya dengan menyebarkan survei dengan acuan penilaian berskala dari 1-10 atau 1-5 pada kualitas pelayanan pekerja dan menjumlahkan hasilnya untuk mendapatkan nilai rata-rata.
Baca juga: 3 Manfaat Aplikasi E-Kinerja untuk Perusahaan Makin Maju
Cara menghitung KPI akan lebih mudah dan dapat tersaji secara otomatis dengan memanfaatkan fitur Organization Development dari aplikasi BroadwaysHR. Didukung dengan teknologi berbasis cloud terbaik, BroadwaysHR juga menawarkan banyak fitur lainnya yang mendukung fungsi-fungsi HRD secara menyeluruh.
Segera konsultasikan kebutuhan HRIS perusahaan Anda sekarang juga di sini dan jangan lewatkan untuk menikmati layanan coba gratis aplikasinya selama 30 hari!