Contoh Penerapan Manajemen Personalia yang Efektif

Manajemen personalia memiliki peran yang sangat penting dalam perusahaan. Hal tersebut dikarenakan mereka mempunyai kendali penuh dalam merekrut karyawan yang nantinya akan bekerja dalam suatu perusahaan. Mereka pun harus bisa memperhatikan performa karyawan yang direkrutnya. Seorang HRD atau yang mengurusi SDM harus memahami ruang lingkup manajemen personalia. Lalu, bagaimana contoh manajemen personalia yang efektif di perusahaan?

Arti Manajemen Personalia

Sumber: iStockPhoto

Manajemen personalia adalah manajemen yang berkaitan dengan perencanaan, pengarahan serta seleksi pegawai, uraian tugas, pendidikan, pengembangan dan pelatihan, serta memelihara Sumber Daya Manusia agar bisa membantu tercapainya tujuan, baik itu tujuan perusahaan, individu ataupun tujuan masyarakat.

Selain itu, manajemen personalia juga tidak melulu mengurus kompetensi karyawan yang dimilikinya, namun juga bagaimana bisa meningkatkan rasa memiliki pada seorang karyawan atas perusahaan.

Bila suatu organisasi ataupun perusahaan sudah bisa menguasai manajemen ini, maka bisa dipastikan mereka bisa menjalankan fungsi perusahaan secara lebih baik, mulai dari merekrut tenaga kerja yang profesional, menyelenggarakan pelatihan, sampai dengan memotivasi para karyawannya untuk bisa bekerja secara maksimal.

Ruang Lingkup Manajemen Personalia

Secara umum, ruang lingkup manajemen personalia terdiri dari fungsi rekrutmen, training dan development, compensation dan mutasi kerja.

1. Rekrutmen

Sebuah perusahaan tidak akan hidup jika tidak ada bagian personalia. Karena personalia memiliki tanggung jawab besar dan yang menjadi motor perusahaan tersebut akan koleb atau maju melesat. Salah satu ruang lingkup manajemen personalia adalah melakukan rekrutmen atau penerimaan pegawai. 

Jika bagian manajemen personalia tidak melakukan analisis dengan tepat dan benar, maka bisa salah mengambil karyawan. Alih-alih ingin mempekerjakan karyawan berprestasi dan berkompeten, justru mempekerjakan karyawan yang tidak bertanggung-jawab dan merusak citra perusahaan. Itu sebabnya bagian manajemen personalia adalah penentu nasib perusahaan. 

2. Training and Development (Pelatihan dan Pengembangan)

Tentu saja sebuah perusahaan tidak ingin bisnisnya berjalan di tempat bukan? Maka, kualitas karyawan yang bekerja pun terus di upgrade agar tidak bekerja di zona nyaman dan relative cenderung leyeh-leyeh. Salah satu caranya yaitu memberikan pelatihan kerja atau pengembangan bagi karyawannya. Di tahap ini sebenarnya tergantung kreatifitas dari bagian manajemen personalianya.

Bisa mendatangkan pakar datang ke kantor untuk mengadakan pelatihan. Atau bisa juga dengan mengirim salah satu karyawan yang dianggap berprestasi mengikuti pelatihan.  Jika ingin menggunakan cara kedua, bagian manajemen personalia tidak berhenti sampai disitu saja.  Bagian personalia tetap proaktif, dengan cara memberikan tugas kepada karyawan yang diutus untuk mentraining atau melatih karyawan yang ada di kantor.

Penting juga manajemen personalia mengembangkan sistem kerja yang kritis dan produktif. Jadi jangan sampai karyawan kerja seenaknya. Seolah memakan gaji buta. Harus ada tindakan dan sanksi tegas bagi karyawan yang tidak mencapai target atau menyalahgunakan jam kerja. Karena jika dibiarkan santai, lingkungan kerja akan menimbulkan kecemburuan.

Baca juga: 3 Cara Membuat SOP Personalia, Tujuan & Tantangannya

3. Kompensasi

Ruang lingkup manajemen personalia tentunya berurusan dengan masalah kompensasi berupa uang. Sebenarnya bentuk kompensasi ini tidak selalu dalam bentuk uang sih. Bisa juga berbentuk point, berbentuk penghargaan atau berbentuk hadiah. Tentunya, kompensasi ini hanya berlaku untuk karyawan yang berprestasi dan karyawan yang bisa mencapai target mereka. 

Tidak dapat dipungkiri bahwa pemberian kompensasi ini memiliki pengaruh besar terhadap kepuasan kerja loh. Bentuk kepuasan kerja mereka sebenarnya tidak melulu karena mendapatkan upah uang. Tetapi lebih pada penghargaan, atau dalam bahasa lainnya memanusiakan manusia. Dimana kerja keras karyawan tersebut merasa dihargai jerih payahnya.

Pemberian upah yang tepat kepada karyawan, efektif meningkatkan produktivitas karyawan itu sendiri. setidaknya bisa bekerja secara suportif dan lebih rajin lagi. Kebiasaan kerja seperti inilah yang diinginkan perusahaan. Tentu saja, di sini seorang manajemen personalia juga harus jeli melihat karyawan yang bekerja secara objektif dengan karyawan yang hanya mencari muka. 

4. Promosi, Mutasi atau Pemutusan Kerja Karyawan

Salah satu tanggung jawab manajemen personalia adalah memberikan perintah promosi. Promosi ini diberikan untuk karyawan yang memiliki prestasi kerja. Sayangnya di tahap ini banyak karyawan yang kadang serobot sana sini agar bisa dipromosikan. Maka dari itu, manajemen personalia dituntut untuk jeli melihat karyawan yang objektif dan yang bermuka dua. 

Manajemen personalia juga berhak memutasi karyawan yang melanggar aturan atau tata tertib perusahaan. Prinsip pemberian mutasi juga tidak boleh dilakukan secara gegabah. Bagaimanapun juga, menjadi bagian personalia itu memiliki beban, namanya juga kerja pasti ada beban. 

Jika ditemukan karyawan yang sudah melanggar kode etik kerja, maka pihak perusahaan bisa memberikan Surat Peringatan (SP-1) terlebih dahulu. Jika masih melanggar, bisa mengeluarkan SP-2 dan jika masih bandel, bisa langsung dicabut atau diberhentikan dari tempat kerja. Pemberhentian kerja ini hanya berlaku bagi karyawan yang melanggar kode etik kerja bobot berat.

Tujuan Manajemen Personalia

Pada dasarnya, tujuan dari adanya manajemen personalia itu harus menyeimbangkan apa yang jadi tantangan perusahaan, fungsi SDM, dan juga aspek terkait SDM lainnya. Ketika tidak dijalankan secara efektif, justru akan mengganggu kinerja serta produktivitas perusahaan.

1. Sosial

Maksudnya, perusahaan secara sosial dan etika bertanggung jawab terhadap masyarakat dan meminimalisir dampak negatifnya seminimal mungkin.

2. Organisasional

Tujuan yang satu ini dibuat agar organisasi ataupun perusahaan mampu mencapai tujuannya, misalnya menjadi perusahaan terbaik di bidang tertentu.

3. Fungsional

Mempertahankan kontribusi dalam mengelola SDM agar bisa berperan sesuai yang diharapkan dan juga kebutuhan perusahaan.

4. Individual

Tujuan masing-masing individu perusahaan yang bisa diselaraskan dengan tujuan bersama di sebuah perusahaan.

Contoh Manajemen Personalia di Perusahaan

Sumber: iStockPhoto

1. Rekrutmen dan Seleksi Karyawan

Rekrutmen dan seleksi karyawan adalah salah satu aspek penting dalam MSDM yang bertujuan untuk menarik, mengidentifikasi, dan memilih individu yang paling sesuai untuk memenuhi posisi tertentu dalam perusahaan. Proses ini melibatkan beberapa tahap, dan MSDM memainkan peran sentral dalam mengelolanya. Beberapa di antaranya adalah:

• menganalisis kebutuhan tenaga kerja
• merancang strategi rekrutmen yang efektif
• mengiklankan info lowongan kerja
• menerima dan meninjau lamaran yang diterima perusahaan
• melakukan proses seleksi yang ketat
• memilih karyawan yang dianggap paling sesuai untuk posisi
• memberikan penawaran kerja hingga mengelola proses onboarding

2. Pembelajaran dan Pengembangan Karyawan

Pengembangan karyawan dilakukan untuk meningkatkan kemampuan, pengetahuan, dan potensi karyawan dalam perusahaan. Hal ini pada akhirnya dapat meningkatkan produktivitas dan kinerja karyawan perusahaan. Selain itu, penting untuk diketahui bahwa perusahaan yang menyelenggarakan program pelatihan dan pengembangan yang tepat cenderung dapat mempertahankan lebih banyak karyawan.

3. Kompensasi dan Tunjangan

Manajemen personalia yang efektif melibatkan pemberian kompensasi dan tunjangan secara adil kepada seluruh karyawan. Tindakan ini dapat mendorong keterlibatan karyawan, sehingga retensi dan loyalitas karyawan perusahaan pada akhirnya juga akan meningkat. Perlu Anda pahami bahwa kompensasi yang diberikan oleh perusahaan dapat terbagi menjadi dua jenis, yaitu kompensasi primer dan kompensasi sekunder. 

Kompensasi primer mencakup pembayaran uang, seperti gaji bulanan dan upah lembur. Sementara itu, kompensasi sekunder mencakup segala bentuk imbalan non-moneter, seperti cuti, tunjangan kesehatan, tunjangan pensiun, tunjangan makan siang, dan sebagainya. Memberikan paket kompensasi yang seimbang dan adil adalah langkah penting dalam memotivasi karyawan dan membangun hubungan kerja yang positif.

Baca juga: Selain Rekrutmen, Tugas Pokok HRD adalah Mengelola Karyawan, Simak di Sini!

4. Manajemen Kinerja

Manajemen kinerja juga menjadi contoh manajemen personalia. Saat perusahaan melakukan manajemen kinerja maka mereka akan menjalankan proses sistematis untuk mengukur, menilai, dan memberikan umpan balik kepada karyawan tentang kinerjanya.  Jika hal ini dilakukan dengan benar maka pengelolaan tenaga kerja ini akan memberikan berbagai hasil positif seperti:

• mendorong kinerja dan produktivitas karyawan yang tinggi
• dapat mengidentifikasi kelemahan karyawan sehingga pelatihan dapat dilakukan secara tepat
• pengambilan keputusan secara tepat terkait promosi, bonus, pelatihan lanjutan, dan pengembangan karir sehingga mendorong employee engagement yang positif

5. Pengelolaan Budaya Perusahaan

Pengelolaan budaya perusahaan dilakukan untuk menciptakan dan mempertahankan budaya kerja yang positif dan produktif di perusahaan. Beberapa contoh strategi yang dilakukan dalam pengelolaan budaya perusahaan yang baik seperti:

• memastikan bahwa calon karyawan yang direkrut sesuai dengan budaya perusahaan
• memastikan bahwa budaya perusahaan mendukung keberagaman dan inklusivitas
• menciptakan budaya kerja yang didukung oleh komunikasi terbuka dan jujur antara manajemen dan karyawan
• menciptakan lingkungan dimana karyawan merasa diberdayakan dan didengar
• memberikan program penghargaan untuk merayakan prestasi karyawan

Manfaatkan Fitur Organization Development di BroadwaysHR untuk Manajemen Personalia yang Mudah

Demikianlah penjelasan mengenai manajemen personalia dan contohnya. Proses manajemen ini tidak hanya akan menguntungkan pihak perusahaan namun juga karyawan. Melalui proses manajemen yang baik, perusahaan bisa mendapatkan tenaga kerja berkualitas dan produktif. Di sisi lain, karyawan juga bisa mendapatkan pengembangan karir dan kesejahteraan.

Untuk mempermudah manajemen personalia, manfaatkan fitur Organization Development di BroadwaysHR. Fitur ini bermanfaat untuk pengembangan dan pengelolaan organisasi, meliputi pengaturan job holder, asesmen karyawan, pelatihan karyawan, dan lainnya. Segera registrasi melalui tautan ini dan dapatkan uji coba aplikasi secara GRATIS selama 30 hari.