3 Cara Membuat SOP Personalia, Tujuan & Tantangannya
SOP personalia adalah pedoman berupa instruksi tertulis yang menjelaskan proses langkah demi langkah yang seharusnya dilakukan untuk memastikan aktivitas kerja harian berjalan dengan benar. Penerapan Standard Operating Procedure (SOP), umumnya berlangsung secara ajek guna menjamin konsistensi perusahaan dalam menaati kebijakan industri serta standar bisnis.
Prosedur operasi standar juga menyajikan kebijakan, proses dan standar yang diperlukan demi tercapainya tujuan organisasi. SOP juga bermanfaat bagi perusahaan karena efektif untuk meminimalisir human error, meningkatkan efisiensi, menyediakan pedoman kerja dan solusinya, hingga menambah profit bisnis. Ketahui langkah-langkah pembuatannya dengan membaca artikel di bawah ini sampai habis.
Tujuan SOP Personalia
Pembuatan dan penerapan SOP personalia di dalam perusahaan memiliki banyak tujuan yang terangkum dalam ulasan berikut ini.
1. Mempercepat Adaptasi Karyawan Baru
Sosialisasi Standard Operating Procedure akan membantu karyawan baru untuk cepat beradaptasi dengan kewajibannya di perusahaan. SOP tersebut berperan sebagai pedoman maupun panduan dalam menyelesaikan semua pekerjaan yang menjadi tanggung jawab masing-masing pekerja.
Bahkan, karyawan bisa mengetahui jawaban atas kendala yang tengah dihadapi secara mandiri dengan bermodalkan SOP tersebut, sehingga tidak perlu selalu menunggu feedback dari atasan untuk menyelesaikannya.
2. Meminimalisir Human Error
Kesalahan kerja mungkin menjadi hal yang tidak bisa dihindari di perusahaan. Namun, paling tidak hal ini bisa diminimalisir dengan adanya pedoman dari Standard Operating Procedure tersebut. Umumnya, karyawan juga lebih percaya saat benar-benar memahami peran serta tanggung jawabnya di perusahaan, sehingga hal ini akan meminimalisir terjadinya human error.
3. Menegakkan Kepatuhan dan Kedisiplinan Kerja
Keberadaan SOP personalia juga sangat penting dalam menegakkan kepatuhan serta kedisiplinan di lingkungan kerja. Dalam artian lain, pedoman tersebut akan menjaga sikap disiplin karyawan meski tanpa pengawasan ketat dari atasan atau karyawan senior yang lebih berpengalaman.
4. Meningkatkan Loyalitas Merek
SOP adalah kunci dalam menciptakan konsistensi, terutama saat menghadapi tantangan yang cukup rumit atau kompleks. Anda bisa mengurangi kesalahan terkait kualitas produk/layanan untuk mempertahankan standar yang tinggi. Hal ini secara tidak langsung akan membuat pelanggan senang dan meningkatkan loyalitas mereka terhadap merek perusahaan.
Baca juga: Ini Aturan Jam Istirahat Kerja Pegawai sesuai Undang-Undang
Komponen SOP Personalia
Standard Operating Procedure umumnya terdiri dari 3 komponen, yaitu judul halaman, daftar isi, serta daftar prosedur/langkah-langkah. Berikut penjelasannya.
1. Judul Halaman
Judul halaman mencakup informasi tentang sasaran pembuatan SOP, peran setiap individu secara spesifik, info departemen/tim/lembaga, nomor identifikasi, serta nama dan tanda tangan pembuat dan pihak yang berwenang untuk menyetujuinya.
2. Daftar isi
Komponen selanjutnya adalah daftar isi yang memberikan akses mudah ke berbagai bagian dalam Standard Operating Procedure secara menyeluruh.
3. Daftar Prosedur/Langkah-Langkah
Bagian selanjutnya adalah penjelasan terkait prosedur atau langkah-langkah dalam penerapan aktivitas kerja. Hal ini meliputi tujuan tugas, peran dan tanggung jawab, persyaratan peraturan, terminologi, deskripsi penyelesaian masalah dan pembahasan keputusan yang harus diambil.
Apabila penulisan draft telah selesai, selanjutnya pihak yang berkepentingan perlu melakukan peninjauan, mengedit, serta melakukan pengujian dalam beberapa kali. Proses tersebut memang perlu diulang hingga mendapatkan persetujuan dari atasan atau pihak yang berwenang.
Apabila draft telah mendapat persetujuan, selanjutnya Anda bisa melakukan sosialisasi SOP kepada setiap karyawan demi menunjang kinerja mereka di perusahaan.
Baca juga: 6 Jenis Standar Kinerja & 3 Tips Menerapkanya di Perusahaan
Cara Menyusun SOP Personalia
Ada beberapa langkah dan tahapan yang perlu Anda lakukan dalam membuat SOP personalia. Hal ini dimulai dengan menentukan tujuan tugas, membuat format SOP, dan melakukan identifikasi dependensi tugas. Penjelasannya dapat Anda simak sebagai berikut.
1. Menentukan Tujuan
Langkah pertama dalam menulis prosedur operasi standar adalah menentukan tujuan tugas dan memahami apa yang menjadi tujuan pembuatan SOP tersebut.
2. Menyusun Format SOP
Langkah berikutnya adalah menyusun format Standard Operating Procedure yang umumnya terdiri dari diagram alur kerja, langkah-langkah sederhana dan pedoman keselamatan, hingga prosedur hierarki. Perusahaan dapat membuat SOP dalam bentuk hard copy atau soft copy yang bisa diunduh/diakses secara online.
3. Identifikasi Dependensi Tugas
Langkah ketiga yaitu menentukan ketergantungan terhadap apa pun. Ada kemungkinan bahwa tugas yang dicatat bergantung pada prosedur lain dalam organisasi. Penulis harus mengidentifikasi ketergantungan ini dan memutuskan bagaimana memasukkannya ke dalam SOP baru. Opsi lainnya yaitu dengan menambahkan prosedur operasi standar baru ke dalam SOP yang sudah ada.
Selanjutnya, Anda harus mengidentifikasi audiens untuk menentukan bagaimana SOP harus ditulis. Misalnya, SOP yang ditulis untuk karyawan lama akan sangat berbeda dengan SOP yang ditulis untuk karyawan baru.
Apabila sudah mencapai keputusan, Anda dapat mulai menulis Standard Operating Procedure. Utamakan untuk menggunakan kalimat aktif dan menghindari sapaan kamu. Apabila perusahaan sudah memiliki teknis penulisan tersendiri, maka Anda tinggal mengimplementasikannya dalam pembuatan SOP.
Baca juga: 5 Perbedaan Instruksi Kerja dan SOP yang Harus HR Tahu!
Tantangan dalam Membuat SOP Personalia
Dalam membuat SOP personalia, Anda mungkin akan menghadapi berbagai tantangan. Beberapa tantangan yang mungkin muncul adalah sebagai berikut.
1. Integrasi ERP dan Perangkat Lunak Manajemen Tugas
Guna meningkatkan efektivitas alur tugas kerja, integrasi ERP dan SOP mungkin diperlukan. Oleh sebab itu, Anda sebaiknya memanfaatkan software manajemen tugas untuk memudahkan proses integrasi tersebut. Hal ini akan membantu Anda dalam mendelegasikan aktivitas kerja dan proses pengelolaan daftar tugas dengan optimal.
2. Kendala dari Pihak Karyawan
Implementasi SOP di perusahaan mungkin memberatkan sebagian karyawan. Hal ini bisa saja terjadi karena pedoman tersebut melanggar hak-hak pekerja, kurangnya pengetahuan karyawan terhadap isi dari SOP, karyawan lebih nyaman dengan cara lama, kesulitan dalam menerima ide-ide baru, dan sebagainya.
Meski setiap SDM harus bisa beradaptasi dengan perubahan zaman atau kebijakan yang menyesuaikan tren terkini, tapi sebaiknya tetap berhati-hati dan pastikan rancangan SOP memprioritaskan kenyamanan karyawan.
3. Keberatan dari Pihak Atasan
Selain dari pihak karyawan, hambatan bisa saja terjadi dari atasan. Pemilik perusahaan mungkin kurang setuju dengan beberapa poin yang ada di dalam rancangan SOP yang Anda buat. Bahkan, mereka mungkin secara tegas menolak tanpa alasan yang jelas, sehingga hal ini menghambat proses pembuatan SOP.
4. Penyimpangan Standard Operating Procedure
Pada praktiknya, Anda mungkin akan menghadapi penyimpangan SOP yang menimbulkan masalah tak terduga. Oleh sebab itu, dalam proses pembuatan SOP, Anda sebaiknya juga menyiapkan manajemen risiko guna menangani berbagai penyimpangan yang mungkin terjadi.
Baca juga: Penting! Ini 7 Cara Menghadapi Perubahan dalam Organisasi
Buat SOP Personalia Perusahaan dengan Aplikasi BroadwaysHR
Demi menunjang efektivitas SOP personalia yang dibuat oleh tim HR bersama manajer divisi, maka perusahaan bisa memanfaatkan fitur Organization Development dari BroadwaysHR.
Layanan BroadwaysHR tak hanya membantu perusahaan dalam merumuskan berbagai kebijakan, SOP, dan hal-hal lainnya yang memengaruhi produktivitas dan kemajuan organisasi saja.
Ada banyak fitur menarik lain yang pastinya sangat dibutuhkan perusahaan seperti layanan database karyawan, presensi online, perhitungan gaji, payroll karyawan, reimbursement, jaminan sosial, dan self service bagi pekerja.
Klik di sini untuk mengetahui informasi selengkapnya dan nikmati penawaran coba gratis aplikasi selama 30 hari dengan mendaftar sekarang juga!