Merancang Exit Interview untuk Karyawan Resign
Exit interview adalah sebuah wawancara yang dilakukan antara perusahaan dan karyawan sebelum resign. Umumnya, exit interview berlangsung beberapa hari sebelum last day karyawan. Berbeda dengan wawancara rekrutmen, exit interview ini tidak mempengaruhi boleh atau tidaknya karyawan keluar dari perusahaan. Saat melakukan exit interview, perusahaan melalui HRD akan menanyakan beberapa pertanyaan terkait alasan karyawan resign yang akan menjadi evaluasi dan masukan bagi perusahaan.
Apa Itu Exit Interview?
Sumber: Freepik
Exit interview adalah wawancara terakhir dengan karyawan yang akan meninggalkan perusahaan atau resign. Wawancara terakhir ini berfungsi untuk mengetahui pendapat karyawan tentang lingkungan kerja, manajemen, beban kerja, hingga alasannya meninggalkan perusahaan. Proses ini bagian penting dari onboarding dan offboarding.
Biasanya, tim HR melakukan exit interview dan menanyakan karyawan tentang hal-hal berikut:
- mengapa karyawan memilih bekerja di perusahaan baru
- apakah posisi baru mereka lebih baik
- bagaimana pengalaman kerja selama ini
- saran kepada perusahaan lama
- adakah kemungkinan mereka kembali bekerja untuk perusahaan lama
Jika karyawan mengatakan mereka tidak terlibat atau merasa kurang dihargai, perusahaan perlu mengambil tindakan. Bagaimanapun juga proses ini didesain untuk meningkatkan kinerja perusahaan serta mempertahankan karyawan, terutama yang berkinerja tinggi.
Tujuan dan Manfaatnya bagi Perusahaan
Tujuan exit interview adalah menanyakan saran untuk perbaikan perusahaan hingga peningkatan budaya kerja. Informasi ini akan memberikan perspektif baru yang mungkin saja belum diketahui perusahaan. Sebab, besar kemungkinan karyawan yang akan resign ini bercerita jujur tentang pengalaman mereka selama kerja di perusahaan. Dengan demikian, hasil wawancara berguna untuk memecahkan masalah yang berkaitan dengan retensi karyawan, kinerja, dan staf. Lebih luas lagi, tujuan exit interview adalah sebagai berikut.
- memberikan sudut pandang baru
- menerima masukan dari karyawan terkait lingkungan kerja, kompensasi, tata kelola, dan sistem kerja di perusahaan
- menjadi evaluasi HRD selama menerapkan manajemen karyawan dan program yang telah dijalankan selama satu periode kerja
- memahami faktor-faktor yang mendorong karyawan resign
- menjadi pertimbangan HRD dalam menetapkan syarat rekrutmen karyawan selanjutnya
Selain mengumpulkan masukan dan feedback untuk kemajuan perusahaan, manfaat exit interview bagi perusahaan juga mencakup faktor-faktor sebagai berikut:
- work-life balance: perusahaan bisa mengetahui pendapat karyawan tentang opsi fleksibilitas kerja, seperti bekerja remote.
- budaya perusahaan: perusahaan dapat mempelajari komunikasi dan perilaku yang berkontribusi pada kultur kerja toxic atau sehat.
- manajemen: mengetahui bagaimana manajemen berkomunikasi dan mendukung pengembangan karyawan.
- dukungan kepada karyawan: menganalisis prosedur onboarding dan pelatihan karyawan.
- performa: meningkatkan faktor yang berhubungan dengan kepuasan kerja sehingga mendorong motivasi dan kinerja karyawan.
- retensi dan turnover: mengetahui apakah alasan resign karyawan karena ada kekurangan pada perusahaan atau karena alasan yang tidak berhubungan, serta mengidentifikasi peluang yang dapat memperbaiki/meningkatkan tingkat retensi dan turnover.
Baca juga: 7 Cara Tepat dalam Menghadapi Great Resignation
4 Hal yang Wajib Diperhatikan Sebelum Exit Interview
Hal-hal yang perlu Anda perhatikan sebelum melakukan exit interview adalah sebagai berikut.
1. Ciptakan Suasana Nyaman
Sebelum melangsungkan exit interview, tim HR perlu menciptakan suasana nyaman bagi karyawan. Lakukan sesi tersebut di ruang pertemuan dalam one-on-one meeting agar karyawan dapat berbicara terbuka tanpa merasa terintimidasi. Catat jawaban mereka sebagai data HR.
2. Siapkan Kuesioner
Siapkan kuesioner yang berisi sejumlah pertanyaan kepada karyawan yang hendak resign. Jika ia enggan menulis jawaban di kuesioner tersebut, Anda dapat melakukannya sambil diselingi dengan percakapan informal guna mengetahui lebih banyak informasi.
3. Jangan Memaksa
Anda berhak mengajukan pertanyaan tambahan yang sesuai kondisi karyawan untuk mengeksplorasi pemikiran dan motivasi kerjanya. Namun, jangan memaksa atau menekanannya, jika ia tidak ingin mengomentari suatu topik. Anda pun tidak perlu mengomentari atau menilai pernyataan mereka.
4. Utamakan Profesionalisme
Anda wajib mengutamakan profesionalisme guna menjaga hubungan kerja yang baik dengan karyawan. Hindari mengatakan kalimat mengancam, kasar, negatif, atau menyinggung karyawan dan/atau pihak lain.
Pertanyaan dalam Exit Interview yang Sering Dibahas
Sumber: iStockPhoto
Pertanyaan ini bisa memberikan wawasan yang berharga tentang pengalaman dan pandangan dari karyawan yang akan resign:
1. Alasan Resign
Tanyakan alasan mereka memutuskan untuk mengundurkan diri dari perusahaan. Apakah ada faktor spesifik yang mempengaruhi keputusan mereka? Memahami alasan di balik kepergian talenta berguna dalam mengevaluasi kebijakan serta memperbaiki faktor-faktor yang mempengaruhi retensi karyawan pada masa depan.
2. Hubungan dengan Atasan selama Bekerja
Pertanyaan mengenai hubungan dengan atasan berguna dalam mengevaluasi kualitas kepemimpinan tim manajerial. Tanyakan mengenai pengalaman mereka dalam menerima arahan, feedback, dan dukungan dari atasan langsung. Kamu pun bisa mengidentifikasi area yang perlu ditingkatkan oleh pimpinan perusahaan dan memberikan pelatihan yang tepat untuk mereka.
3. Saran untuk Meningkatkan Lingkungan Kerja
Pertanyaan seperti ini berguna dalam mengetahui saran atau rekomendasi talenta untuk meningkatkan lingkungan kerja di perusahaan. Apakah ada kebijakan atau praktik yang mungkin perlu diperbaiki? Dengarkan masukan mereka supaya kamu bisa menciptakan perubahan yang diperlukan untuk menciptakan budaya kerja yang lebih baik.
Baca Juga: Cara Membuat Surat Resign Kerja dengan 3 Langkah Ini, Ikuti dengan Benar
4. Apa yang Disukai dari Pekerjaan dan Perusahaan Ini
Pertanyaan ini dapat membantu perusahaan dalam memahami elemen yang dihargai oleh talenta selama bekerja di perusahaan. Tanyakan mengenai hal yang paling mereka sukai tentang pekerjaan mereka, kegiatan atau program perusahaan yang mereka nikmati, dan aspek positif dari lingkungan kerja.
5. Saran untuk Meningkatkan Pengalaman Kerja Karyawan di Masa Depan
Terakhir, tanyakan jika mereka memiliki saran atau rekomendasi untuk meningkatkan pengalaman kerja talenta di masa depan. Apakah ada aspek tertentu yang dapat ditingkatkan? Apakah ada program pengembangan karir atau peluang pertumbuhan yang mungkin dapat ditambahkan? Mengetahui pandangan mereka dapat membantumu dalam mengidentifikasi dan melaksanakan perbaikan yang diperlukan.
Tingkatkan Kinerja Karyawan dengan BroadwaysHR
Itu adalah beberapa hal mengenai exit interview. Terkadang, menjalankan exit interview memerlukan waktu dan perhatian ekstra dari tim HR. Karena kerap kali muncul cerita personal yang berdampak terhadap kehidupan karyawan. Meski demikian, ini adalah langkah untuk mengumpulkan umpan balik demi perbaikan organisasi.
Dalam upaya meningkatkan kinerja karyawan di perusahaan, kamu perlu mengembangkan manajemen yang membantu menciptakan lingkungan kerja kondusif. Misalnya, memberikan reward kepada karyawan yang telah bekerja optimal sebagai bentuk penghargaan. Oleh sebab itu, kamu perlu memantau produktivitas mereka dengan aplikasi HRIS berfitur lengkap. BroadwaysHR dapat menjadi solusi atas permasalahan tersebut. Dengan adanya fitur Organization Development, Anda bisa mengembangkan dan mengelola organisasi. Hal ini meliputi pengaturan job holder, employee assessment, employee training dan lainnya. Segera registrasi di sini untuk mendapatkan uji coba GRATIS selama 30 hari.