Aplikasi HR: Fungsi, Manfaat & Rekomendasi Software Terbaik

Tugas departemen Human Resources Development bukan sekedar merekrut karyawan baru saja. Namun juga mencakup administrasi, pengembangan karyawan, perhitungan gaji, hingga memastikan setiap karyawan mendapatkan jaminan sosial demi kesejahteraan pekerja. Mengingat tugas tim HRD yang begitu kompleks dan rumit, maka diperlukan solusi tepat dalam menunjang pengelolaan karyawan yang lebih efektif dan efisien, yaitu dengan memanfaatkan aplikasi HR.

Software HRIS menawarkan banyak manfaat yang tak hanya menguntungkan perusahaan saja, tapi juga karyawan. Sesuai dengan fungsinya, aplikasi tersebut memang didesain untuk memudahkan tugas dan tanggung jawab departemen HRD melalui software berbasis digital yang fleksibel dan mudah dioperasikan.

Apabila Anda memiliki karyawan dalam jumlah yang banyak, maka penggunaan software HR merupakan pilihan yang tepat! Agar lebih yakin, simak lebih jauh tentang apa saja manfaat yang dimiliki aplikasi HR beserta rekomendasi software terbaik yang harus Anda coba dalam artikel berikut ini.

Apa Itu Aplikasi HRIS

Saat ini, sudah banyak perusahaan yang familier dengan aplikasi HR. Pasalnya, aplikasi tersebut memang sangat membantu kinerja tim HR sehingga tugas dan tanggung jawab departemen HRD secara menyeluruh dapat berjalan secara optimal. Namun sebenarnya, apa itu aplikasi HR?

Aplikasi HR adalah software atau perangkat lunak berbasis online yang secara khusus dirancang oleh vendor atau pengembang teknologi untuk mengoptimalkan urusan administrasi dan pengelolaan karyawan di suatu perusahaan.

Software HR biasanya menawarkan banyak fitur yang akan mempermudah jalannya manajemen SDM secara efektif dan efisien. Hal ini juga didukung oleh teknologi canggih seperti GPS, cloud, fitur keamanan data, serta proses otomatisasi yang membuat segalanya menjadi lebih mudah.

Perlu Anda pahami bahwa departemen HRD memiliki banyak tanggung jawab seperti melakukan seleksi pegawai, mengadakan onboarding, melakukan input data, membuat rekapitulasi data presensi karyawan, menghitung gaji dan komponen di dalamnya, monitoring kinerja karyawan, dan masih banyak lagi.

Oleh sebab itu, software HRIS hadir untuk mendukung tanggung jawab tersebut secara fleksibel dan bisa disesuaikan dengan kebutuhan setiap perusahaan.

Baca juga: 5 Tips Pilih HR Software yang Cocok untuk Perusahaan Anda

Fungsi Aplikasi HRIS

Sumber: Freepik

Software HR memiliki banyak fungsi yang berdampak besar pada sistem operasional perusahaan. Selain itu, hal ini juga mendorong produktivitas karyawan, terutama yang bertugas di dalam departemen HRD. Secara rinci, berikut adalah fungsi-fungsi software HR yang perlu Anda tahu.

1. Memudahkan Perhitungan dan Pembayaran Upah Kerja

Menghitung gaji karyawan tidak sesederhana yang dipikirkan. Ada banyak komponen yang mendasari perhitungan gaji atau upah kerja karyawan di dalam perusahaan. Beberapa komponen yang mendasari perhitungan gaji antara lain presensi karyawan, jam lembur, gaji pokok, tunjangan, bonus, insentif, hingga potongan upah seperti iuran BPJS, pajak penghasilan, pinjaman karyawan, dan lain-lain.

Jika menggunakan cara hitung manual, tentu membutuhkan waktu yang cukup lama. Selain itu, hal ini juga berisiko menyebabkan human error atau kesalahan hitung, yang akan merugikan karyawan.

Untuk mengatasi hal tersebut, maka perusahaan bisa mengandalkan aplikasi HR. Pasalnya, penggunaan software HRIS akan sangat berguna dalam mengelola manajemen penggajian serta proses payroll yang lebih praktis dan otomatis.

2. Membantu Jalannya Proses Rekrutmen

Fitur otomatisasi pada aplikasi HR akan memudahkan update sistem pada saat proses rekrutmen berjalan. Seperti yang Anda tahu, urusan rekrutmen karyawan cukup rumit dan menyita banyak waktu.

Namun, penerapan software HR di perusahaan akan memudahkan proses publikasi iklan lowongan kerja, seleksi administrasi, wawancara kerja, psikotes, hingga proses onboarding karyawan.

3. Melindungi Data Karyawan

Data karyawan merupakan informasi penting yang sifatnya rahasia. Oleh sebab itu, hal ini harus dijaga dengan baik supaya tidak bocor dan disalahgunakan oleh pihak-pihak yang tidak bertanggung jawab.

Dalam hal ini, sistem aplikasi HR akan melindungi semua informasi penting terkait karyawan dengan cara membatasi akses data tertentu hanya kepada pihak-pihak yang berwenang. Dengan demikian, keamanan data karyawan akan lebih terjamin. Tak hanya itu, software HR juga menjaga data karyawan dari kerusakan yang bisa terjadi pada penyimpanan manual.

4. Supervisi Kinerja Karyawan

Software HR juga membantu staf HRD dalam memantau kinerja karyawan baik yang bekerja secara WFO, WFH, maupun hybrid working. Umumnya, aplikasi HR juga dilengkapi dengan sistem absensi karyawan berbasis online yang akan memudahkan staf HR dalam mengontrol setiap kehadiran karyawan. Dengan demikian, proses peninjauan performa kerja, produktivitas, dan pencapaian setiap karyawan dapat berlangsung secara efektif dan efisien.

5. Menghemat Biaya Operasional

Proses instalasi aplikasi HR ke sistem perusahaan tentunya membutuhkan biaya yang tidak sedikit. Namun, hal ini bisa menjadi investasi jangka panjang karena dapat digunakan dalam periode waktu yang tak terhingga. Jadi, untuk kebutuhan jangka panjang, penggunaan software HR justru akan membantu perusahaan dalam menghemat biaya operasional.

Baca juga: Contoh Implementasi Sistem HRIS di Perusahaan & 5 Manfaatnya

Manfaat Aplikasi HR

Sumber: Freepik

Keunggulan aplikasi HR tidak perlu diragukan lagi penggunaannya akan membawa banyak manfaat baik bagi perusahaan maupun karyawan. Tidak percaya? Simak dulu berbagai manfaatnya berikut ini.

1. Merapikan Database dan Arsip Karyawan

Aplikasi HR akan merapikan database dan proses pengarsipan karyawan secara digital. Dengan demikian, hal ini akan memudahkan pihak yang berkepentingan dalam melakukan input data, melacak, memperbarui, hingga mengakses data karyawan untuk tujuan tertentu.

Penggunaan software HR menjadikan pengelolaan data lebih efektif dan efisien karena tidak lagi memakai media kertas, dan penyimpanannya sudah berbasis online.

2. Tugas Administrasi yang Terotomatisasi

Selain membantu pengelolaan karyawan, software HR juga dapat dimanfaatkan untuk urusan administrasi. Umumnya, software tersebut didukung dengan fitur otomatisasi, sehingga pekerjaan yang sifatnya berulang dapat dikerjakan secara otomatis. Dengan demikian, pekerjaan administratif bisa selesai lebih cepat dan tim HR bisa fokus untuk mengerjakan tugas-tugas lainnya yang tak kalah penting.

3. Berperan Penting dalam Pengambilan Keputusan Terkait Bisnis

Berbagai data yang diolah ke dalam aplikasi HR menghasilkan berbagai laporan yang berguna pada pengambilan keputusan terkait bisnis. Hal ini kemudian akan membantu perusahaan dalam menentukan strategi jitu dalam memaksimalkan anggaran, memajukan bisnis, hingga meningkatkan profit.

4. Meningkatkan Produktivitas Karyawan

Keberadaan aplikasi HRIS juga secara tidak langsung akan mendorong karyawan untuk lebih produktif. Pasalnya, pencatatan data presensi tidak dapat dapat dimanipulasi dan bisa dipantau setiap saat melalui aplikasi. Jadi, tim HR segera tahu apabila ada karyawan yang berbuat curang atau melakukan tindakan indisipliner.

Baca juga: Jangan Bingung! Ini Beda HCM, HRIS, dan HRMS

BroadwaysHR sebagai Aplikasi HR Terbaik

Jangan salah pilih aplikasi HR, dan pastikan Anda hanya menggunakan BroadwaysHR untuk menunjang sistem pengelolaan dan administrasi karyawan di dalam perusahaan. Ada banyak kelebihan yang bisa jadi pertimbangan Anda untuk memilih aplikasi yang satu ini.

BroadwaysHR hadir dengan teknologi berbasis cloud yang mudah disesuaikan dengan sistem di dalam perusahaan. Dengan kata lain, software ini menawarkan fleksibilitas dalam menyesuaikan kebijakan perusahaan baik yang sifatnya sederhana hingga yang kompleks.

Menariknya, aplikasi ini juga dapat diterapkan ke berbagai jenis perusahaan, mulai dari skala kecil, menengah, hingga besar.

Selain itu, aplikasi ini juga bisa dipakai untuk mengintegrasikan semua data karyawan, sehingga sistem administrasi menjadi lebih rapi. Bahkan, akses data pun bisa dilakukan dari mana saja dan kapan saja.

Tak hanya berhenti di situ saja, BroadwaysHR juga menawarkan 8 fitur unggulan yang fleksibel dan bisa disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan. Berikut adalah fitur-fitur yang dimiliki aplikasi BroadwaysHR beserta fungsinya.

1. Organization Development untuk pengembangan karyawan.
2. Employee Management untuk urusan administrasi dan input data pekerja.
3. Compensation and Benefit untuk penghitungan kompensasi, bonus, insentif, upah lembur, atau benefit lainnya.
4. Payroll Management untuk otomatisasi pembayaran gaji pegawai.
5. Time Management untuk pencatatan presensi karyawan yang lebih akurat.
6. Travel Management untuk pengelolaan dan dokumentasi data-data terkait perjalanan dinas serta proses reimbursement karyawan.
7. Social Security Management untuk memfasilitasi jaminan sosial pekerja.
8. Employee Self Service untuk akses mandiri bagi karyawan terkait informasi dan hal-hal lain di dalam perusahaan melalui gawai masing-masing.

Berbagai kelebihan yang telah dijelaskan di atas membuktikan bahwa BroadwaysHR menjadi satu-satunya aplikasi HR yang bisa diandalkan dan menjawab semua kebutuhan perusahaan terkait pengelolaan karyawan. Daftar sekarang juga di sini dan jangan lewatkan untuk menikmati layanan coba gratis aplikasinya selama 30 hari.