General Affair adalah Posisi Penting dalam Perusahaan, Ini 4 Tugasnya!

Dari sekian banyaknya posisi di dalam sebuah perusahaan, general affair adalah salah satu yang mungkin kurang familier atau bahkan tidak Anda ketahui sama sekali. Padahal, posisi tersebut cukup krusial dan berhubungan dengan semua departemen yang ada di dalam perusahaan. Umumnya, posisi ini ada di bawah departemen atau atau bagian operasional. Namun, pada perusahaan tertentu, posisi ini kerap digabungkan dengan departemen HRD. Simak informasi selengkapnya lewat artikel berikut ini.

Pengertian General Affair

Saat Anda membaca info lowongan kerja dan mendapati sebuah perusahaan membuka kesempatan untuk posisi general affair, Anda mungkin bertanya-tanya, apa itu? Memang tidak semua perusahaan menawarkan posisi tersebut pada info lowker yang dibuat, sehingga profesi ini masih terdengar asing di kalangan pencari kerja.

Padahal, aktivitas perusahaan terutama pada urusan operasional sangat mengandalkan posisi tersebut. Agar tidak semakin bingung, yuk simak definisinya dalam artikel ini! General affair adalah orang yang bertanggung jawab atas semua kebutuhan operasional dan juga logistik di dalam perusahaan.

Posisi ini sangat penting, karena keberadaannya akan mendukung semua pekerjaan dari seluruh divisi dengan memfasilitasi semua kebutuhan karyawan. Dalam menjalankan kewajibannya general affair atau GA, akan berkoordinasi dengan perwakilan masing-masing demi kelancaran tugas. 

Pengadaan barang seperti ATK, perangkat komputer, meja, kursi, dan sebagainya adalah beberapa jenis item yang umumnya jadi tanggung jawab seorang GA. Namun, ternyata tak hanya itu saja lho, karena seorang GA nyatanya juga bertugas dalam pengadaan kendaraan operasional karyawan, rekrutmen pegawai posisi tertentu seperti keamanaan dan office boy, dan lain-lainnya.

Alur kerja dari seorang GA dimulai dari membuat atau mengumpulkan rincian kebutuhan yang diperlukan pada tiap-tiap divisi. Kemudian, hal ini dilanjutkan dengan menyusun anggaran kebutuhan dan diserahkan kepada departemen operasional serta dewan direksi untuk ditinjau kembali.

Apabila rincian anggaran tersebut disetujui, maka GA dapat segera memesan semua kebutuhan yang termuat didalamnya. Saat barang yang dipesan sudah tersedia di kantor, maka seorang GA melakukan kroscek untuk memastikan kualitas barang yang sudah dibeli sudah baik.

Baca juga: Selain Rekrutmen, Tugas Pokok HRD adalah Mengelola Karyawan, Simak di sini!

Tugas General Affair dalam Perusahaan

Sumber: unsplash

Pada dasarnya tugas utama dari seorang general affair adalah sebagai fasilitator atau penyedia berbagai kebutuhan yang diperlukan setiap karyawan dari tiap-tiap departemen yang ada di dalam perusahaan. Namun, Anda juga perlu tahu, bahwa tanggung jawab seorang GA tidak hanya terbatas pada urusan pengadaan barang saja lho! Simak berbagai tugas lainnya yang telah terangkum dalam ulasan di bawah ini.

1. Melakukan Pembayaran Rutin

Tak hanya memfasilitasi kebutuhan semi permanen dan keperluan yang sifatnya rutin saja, GA juga bertugas untuk mengurusi pembayaran berbagai tagihan bulanan seperti listrik, air, sambungan internet, telepon, dan lain-lain. Seiring dengan kemajuan zaman, pembayaran rutin tersebut bisa dilakukan secara otomatis dengan menggunakan sistem yang sudah terintegrasi ke dalam sistem perusahaan.

2. Menggaji Pegawai Harian

Di waktu-waktu tertentu, perusahaan mungkin memerlukan bantuan pekerja lepas harian. Berbeda halnya pada karyawan dengan perjanjian kerja waktu tertentu atau tidak tertentu, proses pembayaran pekerja harian menjadi tanggung jawab seorang GA. Pasalnya, pengeluaran tersebut masuk ke dalam kategori keperluan bulanan perusahaan. Selain melakukan pembayaran, general affair juga berhak dalam menentukan besar kecilnya upah pekerja lepas harian tersebut.

3. Memelihara Aset Perusahaan

 Semua aset di dalam perusahaan tentunya juga perlu dirawat. Hal-hal yang berkaitan dengan pemeliharaan berbagai aset tersebut ternyata juga menjadi tugas seorang GA lho! Pemeliharaan aset tersebut menjadi kontrol supaya para pegawai bisa memanfaatkan fasilitas perusahaan dengan bijak sehingga tidak menimbulkan kerusakan yang cukup parah. 

4. Mengatur Perihal Renovasi atau Pembukaan Kantor Cabang

Masih ada hubungannya dengan poin sebelumnya, renovasi gedung kantor atau perusahaan juga tak luput dari tanggung jawab GA. Mulai dari membuat anggaran, membelanjakan material bangunan, dan membuat laporan hasil renovasi menjadi deskripsi kerja yang harus dilakukan seorang GA. Tak hanya renovasi bangunan saja, pembangunan kantor cabang baru pun juga melibatkan GA dalam prosesnya.

Baca juga: Jabatan Fungsional: Pengertian, Jenis, Contoh, dan Bedanya dengan Jabatan Struktural

Fungsi GA

Setelah mengetahui pengertian dan tugas dari seorang GA, kira-kira apa ya fungsi jabatan ini di dalam perusahaan? Walaupun terkesan hanya mengerjakan urusan “rumah tangga” perusahaan, karena tugasnya yang menyediakan segala kebutuhan karyawan, GA memegang peran yang sangat krusial. Tanpanya, proses pekerjaan juga akan terhambat dan tidak berjalan dengan maksimal. Berikut ini adalah fungsi GA di dalam perusahaan yang perlu Anda tahu.

1. Membuat Standard Operating Procedure (SOP)
2. Memelihara serta merawat aset perusahaan.
3. Melakukan koordinasi dengan karyawan internal dan vendor eksternal.
4. Membuat laporan untuk keperluan rapat anggaran.
5. Bertanggung jawab atas proses  perizinan eksternal seperti kepada pihak kepolisian, ormas, wartawan, instansi tertentu, dan sebagainya.
6. Meningkatkan kualitas pelayanan untuk tim internal perusahaan melalui survei kepuasan.

Baca juga: Outsourcing adalah Kontrak Bisnis Luar untuk Tingkatkan Perusahaan, Ini Plus Minusnya!

Siapa Saja yang Bisa Lolos dalam Seleksi GA?

Umumnya, kandidat yang diutamakan untuk mengisi posisi ini adalah dari jurusan administrasi perkantoran atau manajemen. Namun, hal ini juga tergantung pada kebutuhan dan kebijakan masing-masing perusahaan. Beberapa perusahaan bahkan terbuka untuk menerima jurusan lain asalkan menguasai beberapa skill penting seperti jujur, teliti, komunikatif, bisa bernegosiasi, handal mengatur time management, dan punya inisiatif tinggi dalam menyelesaikan masalah. 

Rekrutmen general affair adalah tanggung jawab dari departemen HRD. Agar proses seleksi GA dapat dilakukan dengan baik dan tepat sasaran, maka perusahaan dapat menggunakan aplikasi BroadwaysHR.

BroadwaysHR adalah aplikasi HR berbasis cloud yang membantu perusahaan menengah besar menangani berbagai hal yang berkaitan dengan Human Resource Information System maupun Human Capital Management. Ayo beralih ke sistem HR termutakhir sekarang juga dan coba gratis aplikasi BroadwaysHR di sini.