10 Aspek Penting HR Compliance, Tantangan & Implementasinya
HR compliance adalah proses membangun kebijakan dan prosedur internal dalam perusahaan berdasarkan UU ketenagakerjaan yang berlaku. Istilah tersebut juga erat hubungannya dengan kepatuhan SDM. Dalam hal ini, perusahaan melalui tim HR berusaha menjalankan kebijakan organisasi yang selaras dengan Undang-Undang dengan menerapkan prosedur tertentu untuk dipatuhi oleh seluruh karyawan.
Selain mendorong kedisiplinan pekerja, kepatuhan SDM juga membantu pihak manajemen dalam melindungi perusahaan. Berikut telah terangkum berbagai aspek, tantangan, dan peran HRD dalam menerapkan kepatuhan SDM.
Mengapa HR Compliance Penting?
Perlu Anda sadari bahwa implementasi HR compliance sangat penting bagi perusahaan. Hal ini akan menciptakan lingkungan kerja yang kondusif, menjaga citra perusahaan, serta menghindari denda/masalah hukum. Berikut penjelasannya.
1. Menciptakan Lingkungan Kerja yang Kondusif
Kepatuhan SDM menjadi kunci utama dalam membangun lingkungan kerja yang aman dan nyaman bagi karyawan. Dengan kata lain, perusahaan dapat diandalkan dalam menciptakan tempat kerja yang kondusif.
2. Menjaga Citra Perusahaan
HR compliance juga memengaruhi citra perusahaan di mata masyarakat. Pasalnya, berita negatif terkait ketenagakerjaan dapat mencoreng reputasi baik yang telah dibangun perusahaan selama ini. Bahkan hal ini akan berimbas kepada kurangnya minat pelamar pada saat proses rekrutmen, kesulitan dalam mempertahankan karyawan, hingga ditinggalkan konsumen.
3. Terhindar dari Denda/Masalah Hukum
Seperti yang telah disinggung sebelumnya bahwa kepatuhan SDM dapat melindungi perusahaan dari kemungkinan terkena denda atau terjerat masalah hukum. Pasalnya, perusahaan sewaktu-waktu akan diaudit oleh pihak eksternal untuk mengetahui bagaimana perusahaan menerapkan pedoman peraturan.
Kepatuhan terhadap UU yang berlaku akan membantu perusahaan agar terhindar dari masalah hukum atau terkena denda.
Baca juga: 7 Poin Penting dalam UU Tenaga Kerja, Perusahaan Wajib Tahu!
Aspek-Aspek HR Compliance
Sumber: Freepik
Nah, setidaknya ada 10 aspek yang mendasari implementasi HR compliance di dalam perusahaan. Kesepuluh aspek penting tersebut adalah sebagai berikut.
1. Kepatuhan Hukum
Kepatuhan hukum merujuk pada upaya perusahaan dalam menjalankan semua regulasi yang ditetapkan pemerintah terkait pekerjaan dan lingkungan kerja. Misalnya adalah perusahaan wajib membayar gaji sesuai peraturan perundang-undangan, tidak merekrut karyawan di bawah umur, serta larangan untuk melakukan diskriminasi.
2. Kepatuhan Regulasi
Kepatuhan regulasi adalah kebijakan yang bergantung pada negara serta melibatkan kepatuhan pada aturan yang ditetapkan oleh badan regulasi pemerintah.
3. Kepatuhan Kontrak
Setiap karyawan bekerja berdasarkan perjanjian kontrak. Dalam hal ini perusahaan harus mematuhi aturan yang tertulis di dalam surat kontrak tersebut, baik antara perusahaan dengan karyawan maupun dengan mitra bisnis.
4. Kepatuhan Serikat Pekerja
Serikat pekerja merupakan organisasi perkumpulan pekerja/buruh yang bertujuan untuk melindungi hak-hak karyawan serta memastikan perusahaan untuk memenuhi setiap hak mereka. Dalam hal ini, perusahaan wajib memperhatikan setiap aturan yang diterapkan oleh serikat buruh tersebut.
5. Kepatuhan Teknologi HR
Di era digital seperti, banyak perusahaan yang menggunakan software HRIS untuk pengelolaan SDM yang lebih praktis dan mudah. Meski demikian, perusahaan harus bisa memastikan keamanan database karyawan terkait privasi data dan digunakan secara bijak.
6. Kepatuhan Internal
Kepatuhan internal adalah kebijakan internal perusahaan yang telah diselaraskan dengan hukum dan regulasi yang berlaku di Indonesia. Dalam hal ini, perusahaan harus benar-benar mematuhi aturan yang diberlakukan tersebut.
7. Kepatuhan Pelatihan
Beberapa bidang industri atau bisnis tertentu perlu menyelenggarakan training karyawan, seperti misalnya pada lingkup kesehatan atau manufaktur. Guna menunjang kinerja karyawan, maka perusahaan wajib memberikan pelatihan kepada SDM yang bersangkutan.
8. Hukum Buruh Internasional
Hukum buruh internasional merupakan serangkaian regulasi yang disahkan oleh International Labour Organization (ILO). Kebijakan ini meliputi berbagai aspek terkait tenaga kerja seperti misalnya hak-hak di lingkungan perusahaan, kondisi kerja, dan perlindungan dari sikap diskriminasi. Hukum buruh internasional berlaku bagi seluruh negara yang menjadi anggota ILO ataupun tidak.
9. Kepatuhan HR Khusus Negara
Perusahaan yang beroperasi di level internasional harus mematuhi kebijakan dalam negeri yang dibuat oleh negara asal, contohnya seperti aturan tentang usia pensiun, usia minimum kerja, dan lain sebagainya.
10. Kepatuhan Tempat Kerja
Kepatuhan tempat kerja meliputi kebijakan internal HR yang berhubungan dengan aturan hukum serta regulasi secara proaktif. Contohnya adalah kebijakan terkait jam kerja, istirahat, dan kebijakan penting lainnya.
Baca juga: Aturan Jam Kerja yang Sesuai UU, Ini Tips Mengelolanya!
Tantangan dalam Implementasi HR Compliance
HR compliance mencakup berbagai hal dalam manajemen SDM, mulai dari proses rekrutmen hingga pemutusan hubungan kerja/pensiun. Dengan kata lain, kepatuhan SDM akan selalu ada dalam siklus hidup karyawan atau yang disebut dengan istilah employee life cycle. Berikut penjelasannya.
1. Proses Rekrutmen
HR compliance memastikan kebijakan rekrutmen dari perusahaan tidak bertentangan dengan UU yang berlaku. Hal tersebut terutama yang berkaitan dengan tunjangan karyawan, kebijakan cuti, keselamatan di lingkungan kerja, serta perlakuan yang adil bagi setiap karyawan.
Tim HR juga harus memastikan bahwa iklan lowongan pekerjaan yang dibagikan tidak menampilkan informasi sensitif maupun diskriminatif seperti ketentuan syarat agama, warna kulit, ras, dan lain sebagainya.
2. Aturan Terkait Kebijakan Cuti
Pemberlakuan cuti karyawan harus berpedoman pada aturan yang ada di dalam UU Cipta Kerja. Namun, dalam pelaksanaannya, perusahaan bisa menyesuaikannya dengan kebijakan yang diterapkan dalam organisasi demi mempertahankan produktivitas karyawan.
3. Masalah Pembayaran Gaji
Pemberian gaji juga harus merujuk pada aturan upah minimum regional yang berlaku di daerah setempat. Selain itu, perusahaan harus memastikan pembayaran upah dilakukan secara tepat waktu sesuai periode gajian. Kesalahan dalam menghitung upah kerja atau keterlambatan pembayaran gaji tentu saja melanggar ketentuan hak karyawan.
4. Penerapan Kompensasi kepada Setiap Pekerja
Perusahaan juga harus memperhatikan pemberian kompensasi kepada setiap pekerja seperti misalnya terkait kecelakaan kerja. Klaim kompensasi kecelakaan kerja harus diajukan secepat mungkin untuk meminimalisir risiko atau mencegah kemungkinan cedera yang lebih serius.
5. Konflik di Tempat Kerja
Konflik di tempat kerja bisa terjadi antar sesama karyawan atau karyawan dengan perusahaan. Oleh sebab itu, ketidakpatuhan yang terjadi di dalam tempat kerja yang berpotensi pada pengambilan keputusan PHK harus dipertimbangkan dengan matang dan hati-hati.
Penanganan yang salah juga bisa menimbulkan konflik pada tim yang masih bertahan di perusahaan. Oleh sebab itu, perusahaan juga harus terbuka terhadap feedback yang diungkapkan pekerja guna menghindari permasalahan yang berkelanjutan atau pengunduran diri karyawan.
Baca juga: Manajemen SDM: Definisi, Fungsi, Tujuan, Cara Kerja
Peran HRD dalam HR Compliance
Sumber: Freepik
Lalu bagaimana cara memastikan kepatuhan SDM berjalan dengan baik di suatu perusahaan. Peran HRD sangat berperan penting di sini. Beberapa hal yang bisa diupayakan oleh tim HR adalah sebagai berikut.
1. Monitoring secara Berkala
Kebijakan yang harus Anda patuhi bergantung pada beberapa faktor seperti lokasi, tempat beroperasi, jenis industri, dan ukuran bisnis. Tim HR bisa membuat daftar kewajiban kepatuhan serta hukum yang berlaku seperti misalnya UU pengupahan, regulasi keselamatan kerja, dan lain-lain. Pastikan semua informasi tadi mudah untuk diakses.
2. Membagi Tugas antar Karyawan di Dalam Departemen SDM
Tim HR wajib memahami peran mereka dalam implementasi kepatuhan HR. Beberapa hal yang perlu diperhatikan adalah siapa yang bertanggung jawab dalam pelaksanaannya, sejauh mana kualitas penanggung jawab tersebut, serta langkah apa yang harus diambil untuk mengembangkannya.
Jika diperlukan, perusahaan juga bisa memakai jasa manajer atau tim HR compliance yang berdedikasi di bisnis besar atau meminta bantuan dari perusahaan konsultan.
3. Selalu Up To Date dengan Perubahan Hukum
Selalu siaga terhadap perubahan UU dan kebijakan lain yang berlaku pada bisnis Anda. Umumnya, pemerintah melakukan perubahan/penyesuaian di awal tahun. Oleh sebab itu, tim HR harus selalu up to date dengan berita/informasi terkini.
4. Audit Kebijakan SDM secara Konsisten
Tim HR juga sebaiknya melakukan pemeriksaan atau audit internal secara rutin dan konsisten. Cek kembali apakah berbagai regulasi yang diterapkan perusahaan sudah sesuai atau belum. Luangkan waktu untuk memperbarui kebijakan perusahaan dan edukasi karyawan dengan mengadakan pelatihan kepatuhan SDM.
5. Memanfaatkan Teknologi SDM
Gunakan aplikasi atau software HRIS untuk menunjang penerapan kepatuhan SDM di dalam perusahaan. Namun, tim HR juga harus jeli dalam memilih software HR yang menjamin privasi data serta memiliki modul kepatuhan SDM.
6. Membuat Daftar Periksa Kepatuhan SDM
Buatlah daftar periksa kepatuhan SDM untuk memastikan bisnis Anda tidak melewatkan apa pun. Daftar periksa tersebut juga bisa digunakan dalam rekrutmen karyawan baru serta supervisi terhadap kepatuhan organisasi.
Baca juga: Audit SDM: Manfaat, Tahapan, dan Penerapan Aplikasinya
BroadwaysHR Dukung Implementasi HR Compliance dalam Perusahaan
Demi menunjang implementasi HR compliance secara optimal, Anda bisa memanfaatkan software HRIS seperti BroadwaysHR. Di dalam aplikasi ini terdapat fitur Organization Development yang dirancang untuk membantu perusahaan dalam pengelolaan serta pengembangan organisasi. Selain itu, BrodwaysHR juga menawarkan keunggulan lain seperti:
- BroadwaysHR dilengkapi dengan teknologi berbasis cloud terbaik yang bisa disesuaikan dengan sistem perusahaan.
- Aplikasi menawarkan fleksibilitas yang menunjang kinerja dan produktivitas tim HR.
- Bisa dipakai oleh semua level bisnis mulai dari perusahaan skala kecil, menengah, hingga besar.
- Data terintegrasi secara otomatis sehingga sistem administrasi menjadi lebih rapi.
- Akses data bisa dilakukan secara real time dari mana saja dan kapan saja.
- Menyediakan fitur-fitur terlengkap mulai dari presensi online, perhitungan upah, payroll karyawan, pengembangan SDM, database karyawan, jaminan sosial, reimbursement, serta employee self service.
Tunggu apalagi, daftar sekarang juga di sini dan jangan lewatkan untuk menikmati layanan coba gratis aplikasinya selama 30 hari.
