hrms dan hris

Perbedaan HRMS dan HRIS: Fungsi dan Contoh Kasus

HRMS dan HRIS merupakan dua istilah sistem yang cukup dikenal dan digunakan di dunia HR. Namun, kedua istilah ini memiliki definisi yang berbeda yang mengacu pada fungsinya. HRIS (Human Resource Information System) adalah sistem yang berfokus pada pengumpulan, penyimpanan dan pemrosesan data karyawan. Sedangkan HRMS (Human Resource Management System) merupakan sebuah sistem yang lebih komprehensif dengan fitur tambahan yang mencakup manajemen sumber daya manusia secara keseluruhan

Perbedaan HRIS dan HRMS

hrms dan hris

Sumber: iStockPhoto

1. Definisi

Human Resource Information System (HRIS) adalah sistem informasi yang berfungsi sebagai platform berbasis komputer yang mengintegrasikan berbagai fungsi berkaitan dengan manajemen sumber daya manusia suatu organisasi. HRIS memiliki peran utama memfasilitasi berbagai aspek manajemen sumber daya manusia. Dalam konteks ini, HRIS bertindak sebagai wadah untuk mengumpulkan, menyimpan, mengelola, dan menganalisis data terkait karyawan dan proses manajemen sumber daya manusia.

Sementara itu, Human Resource Management System (HRMS) adalah sebuah sistem informasi yang memegang peran kunci dalam manajemen sumber daya manusia dengan pendekatan yang lebih strategis. HRMS dirancang untuk mengintegrasikan fungsi-fungsi yang mencakup aspek strategis dan operasional dalam pengelolaan sumber daya manusia suatu organisasi.

2. Peran

Peran utama HRIS meliputi manajemen data karyawan, penggajian, manajemen kinerja, pelaporan, manajemen waktu, dan pelatihan serta pengembangan karyawan. Sebagai contoh, HRIS memungkinkan organisasi untuk dengan efisien mengelola data karyawan, menghitung dan memproses gaji, melakukan penilaian kinerja, melacak waktu kerja, serta memantau pelatihan dan pengembangan karyawan. Melalui berbagai fitur tersebut, HRIS memainkan peran kunci dalam menjaga kelancaran operasional departemen sumber daya manusia dan membantu organisasi dalam mengambil keputusan strategis yang berkaitan dengan pengelolaan sumber daya manusia.

Sedangkan melalui HRMS, organisasi dapat mengidentifikasi bakat-bakat kunci, mengembangkan rencana pergantian pemimpin, serta merencanakan dan melaksanakan program pelatihan yang dibutuhkan untuk pengembangan karyawan dan pencapaian tujuan organisasi. Selain itu, HRMS juga mendukung evaluasi kinerja karyawan, perbaikan kinerja, dan penghasilan laporan strategis yang mendukung pengambilan keputusan strategis terkait sumber daya manusia.

Baca juga: 5 Tips Jitu Pilih Software HRIS untuk Kelola Karyawan 

3. Fungsi

Fokus utama HRIS adalah berfokus pada manajemen data karyawan. Sistem HRIS ini menjadi database yang digunakan untuk menyimpan dan mengelola data karyawan. Termasuk dengan data pelatihan, absesndi dan aspek lain yang berkaitan dengan karyawan. Melalui penggunaan HRIS kegiatan pengumpulan, penyimpanan dan pengelolaan data karyawan menjadi lebih terstruktur dan akurat. Informasi yang berkaitan dengan karyawan dapat diakses dengan mudah melalui software HRIS.

Sedangkan fokus utama HRMS cakupannya lebih luas. Pada umumnya HRMS sudah mencakup fitur HRIS dan mencakup modul serta fungsi untuk manajemen kinerja, manajemen gaji, manajemen pelatihan, dan masih banyak lagi.

Tujuan dari penggunaan sistem HRMS adalah untuk mengotomatisasi dan mengintegrasikan berbagai proses HR dalam satu platform saja. Melalui penggunaan sistem ini perusahaan dapat mengelola sumber daya manusia secara lebih efisien melalui integrasi dengan berbagai fungsi HR lainnya. Sistem HRMS membantu HR dalam melakukan pengelolaan karyawan mulai dari awal hingga akhirnya. Termasuk saat perekrutan, seleksi, pengembangan, penggajian, evaluasi kinerja, hingga offboarding karyawan.

Contoh Kasus HRIS dan HRMS dalam Kasus yang Berbeda

Sebuah perusahaan kecil dengan jumlah karyawan yang terbatas mungkin akan memilih menggunakan HRIS untuk mengelola administrasi sumber daya manusia. Aplikasi HRIS dapat membantu pengelolaan data karyawan, menghitung gaji, serta memproses cuti dan absensi dengan efisien. Situasi ini adalah contoh ideal penggunaan HRIS di mana fokus utama adalah administrasi.

Sementara itu, perusahaan besar yang beroperasi di berbagai negara dan memiliki sejumlah besar karyawan mungkin akan memilih HRMS. Perusahaan besar menggunakan HRMS untuk mengelola strategi pengembangan karyawan, melacak bakat-bakat kunci, merencanakan suksesi, dan melaksanakan program pelatihan yang kompleks. HRMS membantu menjaga kompetensi karyawan dan mencapai tujuan jangka panjang organisasi.

Dengan perbandingan ini, kedua sistem aplikasi HR ini dapat disesuaikan dengan kebutuhan dan ukuran organisasi. HRIS cocok untuk administrasi sederhana, sementara HRMS lebih cocok untuk organisasi yang memiliki fokus strategis dalam pengelolaan sumber daya manusia.

Baca juga: Contoh Implementasi Sistem HRIS di Perusahaan & 5 Manfaatnya

BroadwaysHR, Aplikasi HRIS yang Cocok untuk Perusahaan Anda

hrms dan hris

Salah satu aplikasi HRIS yang bisa digunakan untuk mengelola karyawan dalam perusahaan adalah BroadwaysHR. Aplikasi ini menangani urusan HR dengan sistem yang berbasis cloud yang akurat dan mudah beradaptasi dengan kondisi perusahaan. Dengan berbagai fitur yang beragam, HRIS ini dapat bermanfaat untuk Anda sebagai HR dalam suatu perusahaan kecil dan menengah. Segera registrasi di sini untuk mendapatkan uji coba GRATIS selama 30 hari.