Contoh Implementasi Sistem HRIS di Perusahaan & 5 Manfaatnya

Adaptasi teknologi telah membawa perubahan dan kemudahan pada setiap aspek kehidupan. Penerapan sistem HRIS menjadi salah satu wujud nyata dari implementasi teknologi di dalam perusahaan untuk pengelolaan karyawan yang lebih sistematis. Apa itu?

HRIS adalah singkatan dari Human Resources Information System yang memungkinkan staf HR untuk mengakses segala informasi terkait SDM di dalam perusahaan secara cepat dan mudah. Umumnya, sistem tersebut meliputi hal-hal seperti manajemen database karyawan, sistem penggajian, rekapitulasi presensi kehadiran, perhitungan kompensasi, dan lain-lainnya.

Penerapan sistem ini akan membawa dampak yang signifikan baik bagi karyawan maupun perusahaan. Simak informasi selengkapnya dengan membaca artikel berikut ini.

Manfaat Sistem HRIS

Sistem pengelolaan karyawan secara manual sudah mulai ditinggalkan. Banyak perusahaan yang kini beralih ke sistem HRIS karena dianggap lebih efektif dan efisien. Meski Anda harus mengeluarkan biaya yang terbilang tidak sedikit di awal, tapi penggunaanya bersifat jangka panjang. Berikut ini adalah beberapa manfaat sistem HRIS yang perlu Anda tahu.

1. Mengoptimalkan Fungsi HRD

Penggunaan sistem HR pada perusahaan akan mengoptimalkan fungsi HRD secara menyeluruh. Pasalnya, sistem tersebut menawarkan kemudahan sehingga semua pekerjaan tim HRD dapat terselesaikan dengan lebih cepat.

Misalnya saja pada proses administrasi saat rekrutmen karyawan baru, perhitungan gaji karyawan, pencatatan absensi karyawan secara otomatis, dan sebagainya. Semua job description tersebut telah terintegrasi dan saling terhubung dengan berbagai fitur di dalamnya sehingga menghasilkan output yang lebih cepat serta akurat.

2. Meminimalisir Kesalahan Kerja

Penggunaan teknologi HRIS pada perusahaan juga akan meminimalisir kesalahan kerja terutama bagi staf HR. Pasalnya, kesalahan kecil saat melakukan rekapitulasi presensi karyawan, akan menimbulkan kekeliruan pada saat penghitungan gaji, sehingga hal ini bisa merugikan karyawan.

3. Memudahkan Proses Analisis Performa Perusahaan

Kemudahan dalam mengakses berbagai data penting terutama yang berhubungan dengan SDM juga akan memudahkan organisasi dalam melakukan analisis performa perusahaan. Hal ini nantinya akan berpengaruh pada pengambilan keputusan saat menentukan strategi yang tepat untuk mencapai tujuan perusahaan.

4. Menghemat Pengeluaran Operasional

Sebelum sistem HRIS hadir, perusahaan masih menggunakan media kertas/buku untuk membuat berbagai laporan, mencatat presensi pegawai, mencetak slip gaji, dan sebagainya.

Namun, hal ini tergantikan dengan sistem digital yang semuanya dapat dilakukan secara online melalui gawai elektronik. Dengan demikian, kebutuhan pegawai untuk pengelolaan karyawan pun juga berkurang karena semuanya tertangani melalui sistem daring.

5. Data Dapat Diakses dengan Fleksibel

Sistem HRIS mendukung tim HR untuk bisa mengakses berbagai data dari mana saja dan kapan saja. Fleksibilitas dalam mengakses data ini akan memudahkan pihak-pihak terkait untuk melakukan monitoring karyawan meski sedang tidak berada di tempat kerja.

Baca juga: 5 Keunggulan Absensi Kehadiran Berbasis Aplikasi Online yang Harus Anda Tahu!

Fitur Wajib dalam Sistem HRIS

Sumber: Freepik

Umumnya, sistem HRIS menawarkan banyak fitur yang akan memudahkan tim HR dalam mengelola karyawan perusahaan. Lalu fitur apa saja yang wajib ada dalam sistem tersebut? Cari tahu jawabannya di bawah ini!

1. Rekrutmen Pegawai

Rekrutmen karyawan adalah momen krusial yang akan menentukan nasib perusahaan di masa depan. Oleh sebab itu, proses penerimaan pegawai ini perlu perlakuan khusus agar perusahaan bisa mendapatkan kandidat yang benar-benar memenuhi kualifikasi.

Dalam hal ini, sistem HR akan memudahkan perusahaan selama proses seleksi berlangsung, mulai dari tahap administrasi, tes kerja, interview, hingga proses onboarding. Dengan kata lain, sistem HR akan membuat proses rekrutmen menjadi lebih praktis dan tepat sasaran.

2. Time Management

Disiplin kerja menjadi hal yang sewajibnya karyawan terapkan selama menyandang status sebagai karyawan perusahaan. Hal ini bisa tercermin dari presensi karyawan yang dilakukan secara on time setiap harinya.

Oleh sebab itu manajemen waktu menjadi fitur penting berikutnya yang wajib ada di dalam sistem HR. Selain untuk rekapitulasi kehadiran kerja, fitur tersebut juga berguna untuk mencatat perizinan/cuti kerja hingga overtime karyawan secara otomatis di dalam sistem.

3. Sistem Payroll

Proses perhitungan gaji adalah hal yang cukup menyita waktu, apalagi jika perusahaan memiliki jumlah karyawan yang mencapai puluhan hingga ratusan orang. Selain membutuhkan waktu yang lama, proses hitung gaji secara manual juga rentan menimbulkan kekeliruan yang akan merugikan karyawan.

Oleh sebab itu, kehadiran sistem HR dalam perusahaan menjadi solusi tepat karena perhitungan upah kerja akan diproses secara otomatis berdasarkan jumlah kehadiran, hasil kinerja, dan lain sebagainya. Bahkan penyajian slip gaji juga lebih transparan karena setiap pegawai dapat mengaksesnya melalui gawai masing-masing.

4. Manajemen Data Karyawan

Database karyawan bersifat rahasia dan harus disimpan secara benar supaya tidak disalahgunakan oleh pihak-pihak yang tidak bertanggung jawab. Oleh sebab itu, perusahaan bisa memastikan keamanan data karyawan dengan mengaplikasikan sistem HRIS.

Selain memudahkan input data karyawan, sistem HR juga bisa membatasi siapa saja yang berhak mengakses berbagai data tersebut secara aman.

5. Perhitungan Kompensasi

Selain gaji pokok, take home pay karyawan biasanya juga terdiri dari berbagai tambahan kompensasi berdasarkan perjanjian kerja yang telah disepakati kedua belah pihak. Hal ini bisa meliputi uang lembur, insentif, bonus karyawan, dan lain-lainnya. Dalam hal ini, HRIS akan memudahkan proses hitung kompensasi tersebut sehingga hasilnya juga lebih akurat.

Baca juga: 5 Tips Jitu Pilih Software HRIS untuk Kelola Karyawan

Dukung Implementasi Sistem HRIS di Perusahaan dengan BroadwaysHR

Sumber: Freepik

Implementasi sistem HRIS di dalam perusahaan dilakukan dengan pemakaian software/aplikasi HR yang menjawab semua kebutuhan perusahaan dalam hal pengelolaan SDM. Di luar sana, ada banyak sekali vendor penyedia software HR yang menawarkan beragam fitur dengan keunggulannya masing-masing.

Rekomendasi software HR terbaik yang tepat untuk Anda pilih adalah BroadwaysHR. BroadwaysHR menawarkan beragam fitur yang akan memaksimalkan kinerja serta fungsi departemen HR secara menyeluruh. Tak hanya lima fitur saja, aplikasi HR yang satu ini justru memiliki delapan fitur unggulan dengan rincian sebagai berikut.

1. Organization Development untuk pengelolaan karyawan dan pengembangan SDM.
2. Employee Management untuk pencatatan database karyawan yang terintegrasi sistem payroll.
3. Time Management untuk pengaturan waktu kerja, kebijakan lembur, kebijakan ganti libur, dan overtime.
4. Travel Management untuk pengelolaan berbagai dokumentasi data-data perjalanan dinas karyawan yang ada di perusahaan hingga ke voucer permintaan akomodasi, transportasi dan uang saku.
5. Compensation and Benefit untuk pengelolaan gaji, kompensasi, benefit, potongan karyawan, dan lain-lain.
6. Social Security Management untuk pengelolaan BPJS Kesehatan, BPJS Ketenagakerjaan, dana pensiun, dan jenis asuransi lainnya.
7. Payroll Management untuk sistem penggajian yang terintegrasi, mulai dari tunjangan, bonus, lembur, PPh 21, BPJS, dan lain-lain yang bisa disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan.
8. Employee Self Service untuk memfasilitasi kebutuhan karyawan secara mandiri yang bisa diakses melalui gawai masing-masing.

Ayo beralih menggunakan BroadwaysHR sekarang juga dan rasakan kemudahan dalam pengelolaan karyawan secara lebih modern. Klik di sini untuk terhubung dengan tim kami dan konsultasikan kebutuhan perusahaan Anda hanya bersama ahlinya.