Apa Itu HRIS? Ini Manfaat & 5 Alasan Wajib Memilikinya

Banyak perusahaan yang kini mulai menggunakan Human Resource Information System atau yang disingkat HRIS sebagai sarana penting untuk mengelola karyawan. Dengan dukungan teknologi berbasis cloud yang canggih, software HRIS merupakan transisi pengelolaan karyawan dari cara manual ke digital. Selain membawa dampak yang luar biasa ke perusahaan, penerapan sistem HRIS juga cukup menguntungkan karyawan. Simak artikel di bawah ini untuk mengetahui lebih jauh tentang apa itu HRIS, manfaatnya, kerugian jika tidak menggunakannya, serta rekomendasi software terbaiknya.

Apa Itu HRIS?

Sebelum membahas berbagai manfaatnya, Anda juga perlu memahami apa itu HRIS. HRIS adalah akronim dari Human Resources Information System atau perangkat lunak yang dirancang untuk membantu tim HR dalam mengelola karyawan.

Hal-hal yang dapat ditangani oleh HRIS umumnya meliputi input data, pelacakan data, rekapitulasi data, dan berbagai informasi lainnya yang berhubungan dengan HR. Penggunaan HRIS tidak terbatas untuk manajemen SDM saja, tapi juga divisi keuangan dan akuntansi.

Fungsi utama dari sistem HRIS sendiri adalah mengoptimalkan urusan administrasi perusahaan yang berkaitan dengan karyawan seperti presensi, izin kerja, perhitungan gaji, jaminan sosial, dan lain-lainnya.

Penerapan sistem HRIS memberikan dampak yang sangat signifikan terutama bagi perusahaan besar yang memiliki jumlah karyawan ratusan hingga ribuan. Pasalnya, dukungan teknologi di dalamnya akan meminimalisir human error seperti kesalahan dalam rekapitulasi data, salah hitung gaji, dan sebagainya.

Baca juga: Contoh Implementasi Sistem HRIS di Perusahaan & 5 Manfaatnya

Manfaat HRIS untuk Karyawan dan Perusahaan

Sumber: Freepik

Penerapan sistem HRIS ke dalam perusahaan membawa segudang manfaat baik bagi perusahaan dan juga karyawan. Kira-kira apa saja manfaatnya? Simak informasi selengkapnya di bawah ini.

1. Proses Otomatisasi pada Pekerjaan Tertentu

Sistem HRIS sangat membantu manajemen SDM dalam menyelesaikan pekerjaan yang sifatnya ajek atau berulang. Misalnya seperti rekapitulasi data presensi karyawan, pembayaran gaji bulanan, perhitungan PPh21, payroll karyawan, dan lain-lain.

Sebelum menggunakan HRIS, pekerjaan tersebut dilakukan secara manual oleh staf HR. Tentu saja hal ini menyita lebih banyak waktu dan melibatkan banyak tenaga kerja. Hal ini berbeda dengan sistem HRIS karena semua prosesnya terjadi secara otomatis. Imbasnya, pekerjaan selesai lebih cepat, efektif, dan efisien.

2. Memudahkan Supervisi Kinerja Karyawan

Human Resources Information System juga kerap dimanfaatkan dalam evaluasi kinerja karyawan. HRIS membantu staf HR dalam melakukan penilaian kinerja melalui sistem yang ada di dalam aplikasi.

Kontrol kinerja juga menjadi lebih mudah karena manajer HR beserta tim dapat membandingkan pencapaian karyawan dengan Key Performance Indicator yang telah ditetapkan.

3. Menghemat Biaya Operasional

Pemakaian sistem HRIS secara otomatis akan meminimalisir penggunaan kertas dan berbagai aplikasi lain yang menguras anggaran. Selain menghemat biaya operasional, hal ini juga mengurangi upah lembur karena urusan administrasi sudah tidak dikerjakan secara manual oleh karyawan, tapi melalui sistem digital.

4. Proses Rekrutmen Menjadi Lebih Mudah

Sistem HRIS juga membantu manajemen SDM dalam mengidentifikasi kebutuhan akan pegawai baru. Hal ini juga mencakup kriteria apa saja yang dibutuhkan perusahaan. Dengan demikian, manajer HR akan lebih mudah dalam memilih calon kandidat pada posisi yang dibutuhkan saat itu.

5. Memudahkan Proses Pengambilan Keputusan

Sistem HRIS menyimpan semua informasi terkait sumber daya manusia di dalam perusahaan secara terpusat. Hal ini memudahkan staf HR maupun pihak lain yang berkepentingan untuk bisa mengaksesnya dari mana saja dan kapan saja. Dengan demikian, pengambilan keputusan pun juga bisa dilakukan dengan lebih cepat dan tepat.

6. Mengurangi Human Error

Proses olah data dan administrasi karyawan yang dilakukan secara manual, rentan mengalami human error seperti misalnya salah input hingga salah hitung. Namun, hal ini tidak akan terjadi jika perusahaan menerapkan sistem HRIS untuk keperluan pengelolaan administrasi karyawan.

Baca juga: Plus Minus Software HRD untuk Bisnis Anda, Ada HRIS dan HRMS

Apa yang Terjadi Jika Perusahaan Tidak Menggunakan HRIS?

Sumber: Freepik

Meski sistem operasional perusahaan tetap bisa berjalan tanpa adanya sistem HRIS, tapi ada perbedaan besar antara perusahaan yang menggunakannya dan yang tidak. Lalu, apa yang terjadi pada perusahaan yang tidak menerapkan sistem HRIS? Berikut ulasannya.

1. Update Data Lebih Lambat

Berbeda dengan sistem HRIS yang menghimpun informasi dan data secara terpusat, sistem data berbasis excel harus dikirim per file melalui email. Cara ini sudah tidak relevan untuk diterapkan di era digital seperti sekarang karena proses update data tidak terjadi secara real time.

Dengan menerapkan sistem HRIS, proses akses data dapat dilakukan secara langsung melalui web. Pasalnya, pihak manajemen SDM tidak perlu lagi meminta staf yang bersangkutan untuk mengirimkan data yang diminta lewat email terlebih dulu.

2. Rentan Terjadi Human Error

Proses administrasi secara manual lebih rentan mengalami human error seperti salah hitung gaji dan PPh21, hingga risiko hilang data. Namun, hal ini bisa diminimalisir dengan sistem HRIS karena proses olah data terjadi secara otomatis.

3. Tidak Praktis

Berbeda dengan sistem HRIS yang berbasis digital, administrasi manual masih menggunakan media kertas untuk berbagai keperluan. Misalnya seperti pengajuan cuti, izin kerja, reimbursement, dan sebagainya.

Hal ini mengakibatkan proses input data menjadi kurang praktis karena tim HR harus melakukanya secara satu per satu. Karena prosesnya cukup menyita waktu, maka tak jarang staf yang bertugas harus kerja lembur di waktu-waktu tertentu.

4. Akses Data Hanya Bisa Dilakukan di Kantor

Sistem HRIS memungkinkan staf yang berwenang untuk bisa mengakses data dari mana saja melalui gawai masing-masing. Namun, bagi perusahaan yang masih memakai cara manual, pihak yang berkepentingan harus datang ke kantor untuk bisa mendapatkan akses data yang diperlukan.

Selain membuang-buang waktu, hal ini juga tidak efisien karena yang bersangkutan harus mengeluarkan biaya transportasi lebih.

5. Komunikasi Antar Divisi Terhambat

Bagi perusahaan yang memiliki banyak cabang, keberadaan sistem HRIS sangat penting untuk mendukung komunikasi dan koordinasi lintas cabang. Apalagi jika lokasinya ada di luar kota atau luar daerah, tanpa adanya sistem HRIS justru akan menghambat komunikasi antar divisi/departemen.

Baca juga: 5 Tips Jitu Pilih Software HRIS untuk Kelola Karyawan

BroadwaysHR sebagai HRIS Terbaik di Indonesia

Ternyata, sistem HRIS sangat penting guna mendukung kelancaran administrasi dan pengelolaan karyawan di dalam perusahaan. Percayakan software HRIS perusahaan Anda hanya kepada BroadwaysHR yang menawarkan banyak fitur menarik paling dibutuhkan perusahaan. Selain itu, BroadwaysHR juga memiliki keunggulan sebagai berikut.

1. Data Terintegrasi

BroadwaysHR menjadikan data karyawan terintegrasi, hal ini meliputi data pribadi, karier, jaminan sosial, pajak, gaji, organisasi dan lain-lainnya. Dengan demikian, proses pembuatan laporan administrasi menjadi lebih mudah dan rapi. Selain itu, akses dan kontrol data juga menjadi lebih fleksibel.

2. Dapat Disesuaikan dengan Kebutuhan Perusahaan

Setiap perusahaan pastinya memiliki kebijakan yang berbeda-beda. Oleh sebab itu, BroadwaysHR akan menyesuaikan kebutuhan perusahaan secara fleksibel dalam pengelolaan karyawan. Bahkan, aplikasi yang satu ini bisa dipakai untuk perusahaan skala kecil, menengah, hingga besar.

3. Perhitungan Gaji Dijamin Akurat

Formulasi penghitungan gaji, kebijakan cuti, lembur dan lainnya sudah tersistem dan terintegrasi dengan sistem absensi yang nantinya berpengaruh pada perhitungan payroll. Hal ini akan menjamin proses payroll menjadi cepat, tepat, dan akurat.

4. Layanan Service After Sales

BroadwaysHR bahkan menyediakan service after sales kepada pengguna. Hal ini meliputi pendampingan, penyesuaian bisnis, maintenance, dan analisis. Proses analisis berlangsung secara komprehensif sehingga solusi tidak selalu dari komponen mesin, tapi juga metode, materi, dan SDM.

Baca juga: Jangan Bingung! Ini Beda HCM, HRIS, dan HRMS

Selain menawarkan berbagai keunggulan di atas, BroadwaysHR juga memiliki 8 fitur unggulan yang diantaranya adalah sebagai berikut.

1. Organization Development untuk pengembangan karyawan.
2. Employee Management untuk urusan administrasi dan input data pekerja.
3. Compensation and Benefit untuk penghitungan kompensasi, bonus, insentif, upah lembur, atau benefit lainnya.
4. Payroll Management untuk otomatisasi pembayaran gaji pegawai.
5. Time Management untuk pencatatan presensi karyawan yang lebih akurat.
6. Travel Management untuk pengelolaan dan dokumentasi data-data terkait perjalanan dinas serta proses reimbursement karyawan.
7. Social Security Management untuk memfasilitasi jaminan sosial pekerja.
8. Employee Self Service untuk akses mandiri bagi karyawan terkait informasi dan hal-hal lain di dalam perusahaan melalui gawai masing-masing.

Berbagai keunggulan tersebut membuktikan bahwa BroadwaysHR menjadi satu-satunya software HRIS yang bisa diandalkan dan menjawab semua kebutuhan perusahaan terkait pengelolaan karyawan. Daftar sekarang juga di sini dan jangan lewatkan untuk menikmati layanan coba gratis aplikasi selama 30 hari.