6 Model Sistem Absensi Karyawan yang Efisien dan Praktis
Kehadiran di tempat kerja menjadi indikator penting bagi perusahaan untuk memantau kinerja dan integritas para karyawan. Maka dibutuhkan sistem pencatatan kehadiran karyawan yang pastinya akurat dan real time. Dalam era modern seperti saat ini, sistem absensi karyawan berbasis online menjadi terobosan baru bagi perusahaan untuk merampingkan proses absensi manual yang terkadang rumit. Meski masih menemui banyak tantangan dalam aplikasinya, namun sistem absensi karyawan secara online sangat diperhitungkan efektivitasnya saat ini.
Bagi perusahaan yang sudah lama berkecimpung di dunia bisnis, tentu absensi bukan hal yang baru untuk dikelola. Namun seiring berkembangnya teknologi, peningkatan efisiensi sistem pengabsenan terus dilakukan agar data yang dihimpun semakin akurat. Data kehadiran karyawan ini menjadi dasar perusahaan untuk mengambil setiap kebijakan.
Simak ulasan selengkapnya tentang manfaat, jenis, dan hal yang harus diperhatikan saat memilih best absence system untuk perusahaan berikut ini.
Manfaat Penggunaan Sistem Absensi Online Karyawan
Sebelum solusi digital diterapkan secara masif dalam dunia bisnis, banyak perusahaan yang menggunakan cara manual dengan buku absensi atau spreadsheet untuk merekam kehadiran karyawan. Namun pada pengaplikasiannya, cara merekam kehadiran secara manual menemui banyak permasalahan bagi HR. Mulai dari tidak efektif, tidak dapat diandalkan, serta sulit diintegrasikan dengan sistem payroll karena tidak secara otomatis terhubung dengan database kehadiran karyawan.
Dengan alasan inilah sistem absensi karyawan atau employee absence management dibutuhkan perusahaan dalam meningkatkan produktivitas dan operasional bisnisnya. Software absensi secara akurat dan real time merekam data penting setiap karyawan, mulai dari waktu masuk dan keluar dari kantor, cuti, izin tidak masuk kerja, dan sebagainya. Karena direkam secara otomatis dan real time, tentu sistem online ini sangat menghemat waktu karyawan dan HR untuk mengelolanya.
Sistem pengabsenan yang andal dan mumpuni, mendorong karyawan untuk meningkatkan ketepatan waktu dalam bekerja sehingga produktivitasnya semakin meningkat. Di samping itu, tugas HR menjadi lebih ramping dan praktis dalam mengelola data kehadiran karyawan yang terintegrasi secara otomatis dengan manajemen perhitungan payroll. Manfaat lain yang didapatkan perusahaan adalah melengkapi database dalam penilaian kinerja karyawan secara periodik, apakah mereka layak dipertahankan atau tidak dilihat dari kehadirannya.
Jenis Sistem Absensi Karyawan di Perusahaan
Jenis-jenis employee absence management dapat dibedakan berdasarkan teknologi dan media yang digunakan perusahaan. Jangan heran, di era modern saat ini masih dijumpai perusahaan yang masih menggunakan sistem absensi analog. Model analog dalam merekam kehadiran karyawan ini akan kita uraikan dalam daftar berikut ini.
1. Model Analog
Pengabsenan manual dengan model analog masih menggunakan berbagai peralatan fisik. Penerapan model analog beragam mulai dari pemakaian langsung alat tulis seperti buku dan pulpen, hingga mesin yang mencetak jam kehadiran saat kartu dimasukkan pada slot yang ada. Namun saat ini model analog dianggap tidak relevan dan kurang efisien karena memerlukan banyak peralatan fisik, pembelian buku dan pulpen, serta mesin yang harus dirawat secara rutin.
2. Penggunaan Sidik Jari (Fingerprint)
Fingerprint menjadi model terpopuler yang banyak dipilih perusahaan untuk merekam kehadiran harian para karyawannya. Sesuai dengan namanya, karyawan diharuskan meletakkan salah satu ujung jarinya di perangkat pemindai (scanner) secara langsung. Sidik jari yang akurat akan terdeteksi dengan data yang telah terekam sebelumnya di database, sehingga presensi terverifikasi. Dengan perkembangan teknologi, beberapa model touchless pada absensi karyawan menjadi alternatif lain selain penggunaan sidik jari.
3. Personal Identification Number (PIN) Karyawan
Model absensi berikutnya adalah dengan memasukkan Personal Identification Number (PIN) karyawan sebagai identitasnya. PIN yang unik dan berbeda setiap karyawan digunakan saat absen masuk dan pulang kerja. Dengan memasukkan PIN dalam sistem, data kehadiran yang terekam akan menjadi lebih akurat. Namun kekurangan dari sistem ini adalah upaya ketidakjujuran dari karyawan yang mencoba memasukkan PIN rekan kerjanya yang ‘nitip absen’.
4. Teknologi Biometrik
Saat ini sudah banyak perusahaan yang menerapkan teknologi biometrik dalam sistem absensi karyawannya. Proses ini dilakukan sangat cepat dalam beberapa detik dengan cara karyawan berdiri di depan kamera pemindai. Sistem yang terintegrasi akan bekerja mencocokkan data biometrik yang ada di database secara otomatis. Kelebihan teknologi biometrik terbukti lebih cepat, aman, dan akurat. Namun syarat di awal memerlukan investasi data yang solid untuk memastikan sistem berjalan dengan baik.
5. Melalui Absensi Mobile dan Website (Website-based System)
Kedua jenis metode website dan mobile semakin marak digunakan semenjak era pandemi karena nilai kepraktisannya. Setiap karyawan cukup menggunakan perangkat milik pribadi untuk input username dan password pada website perusahaan. Selain melalui website, perusahaan juga dapat menyediakan aplikasi mobile yang telah terintegrasi dengan database. Cara ini sangat efektif untuk menghemat waktu karena tidak harus mengantre.
6. Kartu Magnetik (Magnetic Card)
Penggunaan magnetic card masih umum ditemui di beberapa perusahaan dalam employee absence management. Metode ini mirip dengan penggunaan credit card atau debit card pada mesin EDC untuk berbelanja. Sistem akan mendeteksi kartu magnetik masing-masing karyawan yang telah diregistrasikan, yaitu ketika kartu digesek maka data akan ter-input ke dalam sistem. Meski terbilang cepat prosesnya, namun dinilai terbatas karena absensi hanya bisa dilakukan dengan menggesek magnetic card. Artinya, proses absensi tidak dapat dilakukan saat lupa membawa kartu.
Tips Memilih Sistem Absensi yang Tepat untuk Perusahaan
Jika saat ini perusahaan Anda masih menerapkan sistem manual, kini saatnya untuk mempertimbangkan transformasi sistem pengabsenan karyawan secara online dan real time. Dalam mengoptimalkan manfaat penggunaan employee absence software, perhatikan beberapa hal ketika memilih sistemnya untuk kredibilitas perusahaan Anda.
- Pastikan sistem telah mengantongi lisensi resmi dengan cara menelusuri vendor atau perusahaan yang memproduksinya.
- Sesuaikan dengan kebutuhan kantor Anda, misalnya pemilihan mesin biometrik yang telah terintegrasi dengan sistem payroll.
- Untuk mendapatkan employee absence management yang cocok dengan fitur berkualitas, persiapkan budget terbaik Anda.
- Pastikan absence system yang dipilih telah mencakup jumlah karyawan Anda.
- Pahami layanan yang ditawarkan oleh absence system untuk memenuhi kebutuhan perusahaan.
Baca juga: Rekrutmen Pakai Applicant Tracking System, Canggih dan Mudah
Kini Anda telah memahami dua jenis utama sistem absensi karyawan, yaitu sistem manual dan digital. Inovasi digital menjadi tugas HR yang tentu akan mempermudah perusahaan dalam melacak kehadiran karyawan yang terintegrasi dengan perhitungan payroll. Nah, sudahkah perusahaan Anda menerapkan sistem digital untuk mencatat kehadiran karyawan?
Sebagai software HRD terbaik, BroadwaysHR menyediakan aplikasi digital dengan sistem berbasis cloud dalam menangani urusan HR, termasuk absensi karyawan. Memakai product features kami, Time Management, pencatatan waktu kerja secara fleksibel mengikuti kebijakan perusahaan dalam pengaturan waktu kerja, lembur, ganti libur, dan overtime. Data absensi terkirim secara otomatis dan digunakan untuk perhitungan payroll karyawan.
Percayakan kami untuk membantu memenuhi kebutuhan perusahaan Anda akan sistem yang berkualitas. Hubungi kami di sini dan silahkan manfaatkan Uji COBA Gratis.