
5 Keunggulan Absensi Kehadiran Berbasis Aplikasi Online yang Harus Anda Tahu!
Absensi kehadiran menjadi salah satu komponen penting dalam perusahaan. Sistem absensi membantu perusahaan dalam menerapkan kedisiplinan terutama pada jam kedatangan atau jam kerja harian pegawai. Tak hanya itu saja, hal tersebut juga memengaruhi besar kecilnya gaji yang akan diterima oleh seorang karyawan. Di bawah ini telah terangkum pengertian, jenis, dan manfaat dari absensi yang sebaiknya Anda ketahui.
Pengertian Absensi Kehadiran
Absensi kehadiran adalah kumpulan data tentang waktu kehadiran dari seorang karyawan di sebuah perusahaan tertentu yang terekam setiap hari. Data absensi tersebut tidak hanya mencakup jam kedatangan saja, tapi juga waktu kepulangan, serta ketidakhadiran karena alasan tertentu seperti sakit dan berbagai izin lainnya.
Dengan adanya data tersebut, perusahaan yang dalam hal ini dijembatani oleh pihak human resource dapat mengetahui secara akurat status hadir tidaknya seorang karyawan. Data-data tersebut nantinya juga akan direkap dan menjadi komponen yang menentukan besarnya gaji bersih karyawan.
Seiring dengan perkembangan zaman, sistem absensi yang dulu dijalankan secara manual, kini telah bertransformasi dan diterapkan dengan teknologi yang canggih. Bahkan, sistem ini dapat memuat semua data kehadiran, kepulangan, hingga overtime secara otomatis.
Baca juga: Reimbursement adalah Penggantian Dana Pribadi untuk Kepentingan Bisnis, Simak Ulasannya!
Jenis-Jenis Sistem Absensi Kehadiran
Sistem absensi kehadiran mengalami perkembangan dari masa ke masa. Jika dulu perusahaan menggunakan cara-cara yang masih konvensional, kini banyak yang sudah beralih dengan sistem absensi modern yang berbasis teknologi. Yuk simak jenis-jenis sistem absensi karyawan dari masa ke masa berikut ini.
1. Absensi Manual
Jam kedatangan karyawan di zaman dahulu dicatat secara manual ke dalam buku tulis atau buku absensi khusus. Setiap karyawan yang datang atau pulang hanya perlu menuliskan waktu kehadiran atau kepulangan mereka ke dalam buku absensi tersebut.
Dari segi biaya, jenis absensi ini memang tidak membutuhkan budget yang besar karena hanya perlu menyediakan buku tulis dan pulpen. Sayangnya, sistem ini mudah disalahgunakan oleh karyawan karena mudah dimanipulasi. Selain itu, setiap karyawan yang hadir juga harus mengantre dalam melakukan pencatatan yang tentu saja memakan waktu lama.
2. Absensi Amano/ Ceklok
Jika absensi manual bermodalkan buku tulis dan pulpen, maka absensi Amano menggunakan mesin Amano dan kartu khusus untuk pencatatan kehadiran karyawan. Jenis absensi ini juga kerap disebut dengan absensi ceklok.
Cara kerja dari sistem presensi ini yaitu dengan memasukkan kartu presensi ke dalam lubang yang ada di mesin. Mesin Amano kemudian akan mencetak waktu kehadiran karyawan ke dalam kartu tersebut secara otomatis.
Sayangnya, sistem ini juga masih mudah dimanipulasi oleh karyawan tertentu yang ingin titip absen. Selain itu, cara ini juga boros biaya karena membutuhkan pengadaan kartu presensi yang cukup banyak. Di sisi lain, sistem absensi ini juga kurang efektif jika diterapkan ke perusahaan dengan jumlah karyawan ratusan hingga ribuan.
3. Sistem Kehadiran Berbasis PIN
Sistem absensi berbasis PIN menjadi terobosan baru dalam dunia pencatatan jam kerja karyawan. Jenis absensi ini memakai nomor PIN atau password yang diberikan perusahaan ke tiap-tiap karyawan.
Jadi, setiap karyawan nantinya akan membuat kata sandi masing-masing dengan mendaftarkannya terlebih dahulu ke sistem. Sistem absensi ini cukup menghemat anggaran perusahaan karena tidak membutuhkan banyak kertas. Namun, masih ada celah untuk berbuat curang dalam sistem absensi ini. Karyawan tertentu hanya tinggal membocorkan informasi kata sandi ke rekan kerja yang lain saat ingin titip absen.
4. Fingerprint
Sistem absensi selalu bertransformasi dari waktu ke waktu. Temuan lain dalam presensi karyawan yang cukup efektif dan meminimalisir tindak kecurangan adalah sistem absensi fingerprint atau sidik jari.
Cara kerjanya pun sangat mudah yaitu dengan menempelkan salah satu jari yang telah terekam, ke mesin fingerprint setelah memasukkan nomor identitas karyawan. Data karyawan pun seketika akan terekam secara otomatis ke dalam sistem.
5. Sistem Absensi Aplikasi Digital
Teknologi semakin berkembang dan memberi kemudahan dalam berbagai aspek, tak terkecuali pada sistem absensi karyawan. Saat ini, kehadiran karyawan bisa dicatat melalui presensi online lewat aplikasi digital.
Melalui jenis absensi karyawan ini, karyawan perusahaan dapat mencatatkan kehadiran melalui aplikasi yang ada di ponsel masing-masing. Hanya membutuhkan koneksi internet, setiap karyawan dapat melakukan absensi dari mana saja. Penggunaan sistem absensi ini juga sangat membantu tim HR dalam memantau kehadiran karyawan yang bekerja dari jarak jauh atau work from home.
Baca juga: Tingkatkan Efektivitas Kerja dengan 6 Tips Manajemen Waktu Berikut!

Sumber: unsplash
Manfaat Absensi Kehadiran
Seperti yang sudah disinggung sebelumnya, sistem absensi dibuat untuk mencatat data kehadiran dan kepulangan karyawan. Namun, manfaat absensi karyawan ternyata lebih dari itu lho! Berikut telah terangkum berbagai manfaat sistem absensi yang sebaiknya Anda tahu.
- Mengawasi jam kehadiran dan kepulangan karyawan secara lebih akurat.
- Memudahkan tim human resource dalam melakukan rekapitulasi data kehadiran karyawan.
- Data absensi menjadi komponen penting dalam penghitungan gaji karyawan dalam sebuah perusahaan.
- Menciptakan budaya kerja yang disiplin.
- Memantau karyawan yang datang terlambat atau pulang sebelum waktunya.
Baca juga: Ketentuan Shift Kerja yang Perlu Anda Pahami, Jangan Sampai Overtime!
Pakai Aplikasi Sistem Kehadiran dari BroadwaysHR
Setiap perusahaan sepatutnya beradaptasi dengan perkembangan zaman. Oleh sebab itu, mulailah beralih ke sistem presensi berbasis digital yang memberikan banyak kemudahan. Salah satu rekomendasi aplikasi HR terbaik yang bisa diterapkan dalam perusahaan adalah BroadwaysHR. Kenapa harus BroadwaysHR? Berikut ini adalah berbagai keunggulannya yang perlu Anda tahu!
1. Pencatatan Waktu Kerja Fleksibel
Pencatatan waktu kerja bisa lebih fleksibel dengan mengikuti kebijakan perusahaan dalam pengaturan waktu kerja, kebijakan lembur, kebijakan ganti libur, dan overtime. Data absensi juga akan terkirim otomatis dan digunakan untuk perhitungan payroll karyawan.
2. Memudahkan Sistem Penggajian
Kehadiran aplikasi BroadwaysHR untuk pencatatan absensi karyawan akan memudahkan tim HR dalam rekapitulasi data. Imbasnya, pemberian gaji karyawan juga lebih mudah dilakukan dan berlangsung secara cepat sehingga meminimalisir keterlambatan pemberian upah kerja.
3. Sistem Payroll Terintegrasi
Selain memudahkan dalam pengelolaan gaji, aplikasi ini juga mencatat secara otomatis perihal tunjangan, benefit, potongan karyawan, bonus, lembur, PPh 21, BPJS, dan lainnya yang sudah terintegrasi dengan Time Management serta proses payroll.
Baca juga: Payroll adalah Sistem Penggajian Modern di Perusahaan, Ini 5 Manfaatnya!
4. Transparansi Data
Melalui sistem absensi online, karyawan juga bisa mengetahui rekapitulasi data masing-masing secara transparan. Hal ini tentu berbeda jika menggunakan sistem absensi konvensional yang pencatatannya tidak akurat bahkan kerap diliputi dengan kecurangan absensi. Dengan kata lain, keberadaan aplikasi HR membuat proses evaluasi kerja melalui daftar absensi lebih adil karena data yang masuk terekam secara akurat.
5. Meminimalisir Kesalahan Hitung
Tim HR rentan membuat kesalahan dalam input data saat masih menerapkan cara-cara lama dalam rekapitulasi data presensi karyawan. Jika hal ini terjadi maka karyawan yang akan dirugikan karena mempengaruhi gaji yang akan didapat. Namun, potensi kesalahan tersebut kecil terjadi jika Anda menggunakan aplikasi HR berbasis cloud seperti BroadwaysHR.
Demikian informasi tentang absensi kehadiran yang punya peran krusial bagi karyawan terutama pada saat proses penggajian. Berbagai kelebihan sistem absensi BroadwaysHR diatas hanya satu dari sekian banyak fitur unggulan yang dimilikinya. Segera konsultasikan kebutuhan Anda terkait HR bersama kami dengan klik di sini.