Saatnya Pindah ke Absen Online! Ini 5 Manfaatnya!
Di era digital seperti sekarang, sudah banyak perusahaan yang menerapkan sistem absen online untuk memudahkan proses rekam presensi karyawan. Apalagi bagi perusahaan yang memiliki jumlah karyawan puluhan hingga ratusan orang, penggunaan aplikasi presensi online menjadi alat penting yang harus dimiliki. Apakah perusahaan Anda sudah menerapkannya? Jika belum, segera beralih sekarang juga dan nikmati berbagai manfaatnya berikut ini!
Pentingnya Absen Online
Sistem absensi/kehadiran karyawan selalu mengalami perubahan dari waktu ke waktu. Dari yang awalnya memakai media kertas, mesin absensi manual, fingerprint, hingga kini mulai beralih ke mode digital.
Transformasi sistem absen online dari yang semula manual menjadi berbasis digital merupakan inovasi berharga di dunia HR. Sistem kehadiran karyawan yang tadinya begitu kompleks, sekarang menjadi lebih praktis baik bagi karyawan maupun perusahaan.
Jika dulu setiap karyawan harus absen di kantor secara langsung, sekarang hal ini bisa dilakukan dari mana pun melalui gawai pribadi masing-masing. Bagi pekerja lapangan, WFH (Work From Home), atau mereka yang bekerja dengan sistem hybrid, sistem presensi online benar-benar menguntungkan.
Karyawan tidak harus datang ke kantor hanya untuk melakukan absensi karena dengan sekali klik, data kehadiran sudah terekam ke dalam sistem secara otomatis. Hal yang sama juga dirasakan oleh pihak HRD, karena mereka dapat memantau kehadiran karyawan dari mana saja secara real time.
Menariknya, sistem presensi online umumnya juga sudah terintegrasi dengan manajemen payroll perusahaan, sehingga proses hitung dan pembayaran gaji karyawan juga bisa tersaji secara otomatis.
Baca juga: Tingkatkan Disiplin Kerja Karyawan dengan 5 Tips Berikut!
Manfaat Absen Online untuk Perusahaan dan Karyawan
Sumber: Freepik
Penerapan sistem absensi online memberikan banyak manfaat bagi perusahaan maupun karyawan, baik dari segi operasional hingga finansial. Berikut berbagai manfaat sistem absen online yang bisa jadi pertimbangan Anda sebelum menggunakannya.
1. Praktis dan Fleksibel
Berbeda dengan absensi manual, presensi online tidak memerlukan pengadaan mesin absen atau sejenisnya. Anda hanya perlu memasang aplikasi online dan dapat langsung digunakan secara online dari perangkat pribadi.
Bagi perusahaan yang memiliki banyak kantor cabang, kehadiran sistem absensi berbasis digital akan menghemat pengeluaran atau biaya operasional. Selain itu, hal ini juga akan memudahkan pihak manajemen HRD dalam melakukan monitoring terkait kehadiran, cuti, izin, atau jam lembur karyawan.
Jadi, penggunaan sistem presensi berbasis digital dianggap lebih praktis dan menunjang fleksibilitas dalam melakukan absensi dari mana saja.
2. Akses Data Secara Real Time
Sistem absen online dapat dipantau setiap saat secara real time karena terhubung melalui internet. Dengan demikian, hal ini akan mengoptimalkan kinerja manajemen SDM terutama yang berhubungan dengan presensi dan keterlambatan kerja. Selain itu, sinkronisasi data juga lebih mudah karena prosesnya terjadi secara otomatis melalui sistem cloud.
3. Meminimalisir Risiko Kecurangan
Sistem presensi online juga dibekali dengan teknologi GPS dan biometrik. Hal ini akan meminimalisir kecurangan karyawan saat melakukan absensi karena setiap pengguna dapat terlacak melalui sistem. Jadi aksi manipulasi data kecil kemungkinan untuk terjadi karena data terenkripsi secara aman di dalam sistem.
4. Data Absensi Karyawan Lebih Akurat
Pemakaian sistem presensi digital akan membuat data absensi karyawan tersaji secara akurat. Pasalnya, acuan waktu pada sistem akan tersinkron secara otomatis, sehingga semua perangkat memiliki waktu yang sama. Tentu saja hal ini akan mengoptimalkan perhitungan jam kerja karyawan dan menekankan sikap transparan dan adil apabila perusahaan memberlakukan denda keterlambatan.
5. Rekapitulasi Data Lebih Mudah
Semua data yang terhimpun di dalam sistem presensi online akan terekam secara otomatis seperti misalnya data kehadiran, cuti, izin, jam lembur, hingga keterlambatan karyawan. Dengan demikian, hal ini akan menunjang produktivitas serta efektivitas kinerja seluruh karyawan di dalam manajemen HRD pada perusahaan.
Baca juga: 5 Solusi Tepat untuk Atasi Masalah Indisipliner Karyawan Perusahaan
Fitur Wajib di Sistem Absen Online
Sumber: Freepik
Guna memaksimalkan sistem pengelolaan karyawan terutama yang berhubungan dengan kedisiplinan waktu, maka sistem presensi online wajib memiliki fitur-fitur di bawah ini.
1. Fitur Presensi Karyawan
Sesuai dengan namanya, fitur yang wajib ada di dalam sistem absensi online adalah fitur presensi atau kehadiran karyawan. Dalam hal ini, sistem absensi online menawarkan lebih banyak keunggulan dan dapat diakses secara real time dari mana saja dan kapan saja.
2. Jadwal Kerja
Tim HR juga bertanggung jawab dalam membuat jadwal kerja karyawan. Oleh sebab itu, sistem presensi online biasanya juga mencakup fitur pengaturan jadwal kerja untuk memudahkan pembagian jam kerja atau shift karyawan.
3. Overtime/Lembur
Jam lembur karyawan juga merupakan komponen penting dalam perhitungan gaji karyawan. Dengan demikian, rekapitulasi data terkait overtime pegawai juga perlu dimasukkan ke dalam sistem absensi online.
4. Fitur Perizinan Kerja atau Cuti Karyawan
Keberadaan sistem presensi online juga berfungsi untuk mencatat izin kerja atau cuti karyawan. Jika dulu hal ini dilakukan secara manual, sekarang pengajuan izin kerja atau cuti bisa dilakukan secara online. Bahkan karyawan bisa mengunggah surat izin sakit atau surat dokter secara daring pada saat itu juga.
5. Monitoring Karyawan
Sistem absensi online juga harus bisa memungkinkan pihak manajemen HR untuk bisa memantau karyawan yang bekerja di lapangan. Jadi, sistem tersebut akan membantu tim HR dalam memastikan kegiatan karyawan sudah sesuai dengan prosedur yang seharusnya.
Baca juga: 9 Indikator Manajemen Sumber Daya Manusia yang Dinilai HRD
Kelebihan Aplikasi Absen Online BroadwaysHR
Pastikan Anda memilih aplikasi absen online yang tepat agar seluruh kegiatan yang berkaitan dengan pencatatan data kehadiran, perizinan, cuti, lembur, hingga keterlambatan presensi dapat dikelola dengan benar.
Pilih aplikasi BroadwaysHR untuk pengelolaan manajemen waktu yang andal dan bisa dipercaya. Aplikasi yang satu ini menawarkan fitur Time Management yang secara khusus memang diperuntukkan untuk membantu tim HR dalam mengelola sistem absensi online.
Kenapa harus BroadwaysHR? BroadwaysHR memastikan pencatatan waktu kerja secara fleksibel dengan mengikuti kebijakan pada setiap perusahaan. Dengan demikian, pengaturan waktu kerja, jam lembur, atau aturan ganti libur tetap mengacu pada SOP masing-masing organisasi.
Selain itu, rekapitulasi data presensi, cuti, izin kerja, hingga jam lembur karyawan akan terintegrasi dengan sistem payroll secara otomatis, sehingga memudahkan tim HR dalam menghitung serta membayar upah karyawan tiap bulannya.
Klik di sini untuk berlangganan dan nikmati layanan coba gratis aplikasi selama 30 hari dengan mendaftar sekarang juga!
