Pakai Sistem HRIS, Ini Cara Menghitung Gaji Karyawan Sesuai Statusnya

Payroll merupakan salah satu fungsi HR yang paling penting keberadaannya. Dengan menggunakan sistem Human Resource Information System (HRIS) yang ramping, memungkinkan pengunduhan dan input data kehadiran karyawan dengan mudah. Penghitungan gaji menggunakan software payroll berdasarkan sistem HRIS membuat proses jauh lebih mudah, sederhana, dan meningkatkan kepatuhan pajak. Lalu apa itu payroll atau penggajian dan bagaimana cara menghitung gaji karyawan berdasarkan statusnya dengan sistem HRIS?

Cara Menghitung Gaji Karyawan Berdasarkan Statusnya

Menurut ketentuan dalam Undang-Undang Cipta Kerja, setiap karyawan yang direkrut perusahaan dapat menerima perjanjian kerja waktu tertentu (PKWT) dan perjanjian kerja waktu tidak tentu (PKWTT) atau perjanjian kerja waktu tidak tentu (PKWTT). Dalam kedua jenis kontrak kerja tersebut juga akan menentukan status karyawan. Karyawan dengan PKWT berstatus sebagai pekerja harian, freelance, atau kontrak. Sedangkan karyawan yang menandatangani PKWTT disebut sebagai pegawai tetap.

Gaji pekerja harian, freelance maupun pekerja kontrak bisa dihitung harian atau bulanan dengan nominalnya tidak kurang dari upah minimum setempat. Begitu pula dengan pegawai tetap pada umumnya menerima gaji bulanan tetap setiap bulannya beserta tunjangan lainnya berdasarkan kontrak kerja. 

Contoh: Rina mendapatkan gaji harian sebagai pekerja lepas sebesar Rp250.000 setiap hari. Pada bulan Mei 2022, dia bekerja selama 15 hari. Maka gaji yang diterima Rina selama bulan Mei sebesar Rp250.000 x 15 hari = Rp3.750.000. Untuk penghasilan kumulatif pegawai tidak tetap di bawah Rp4.500.000 per bulannya, maka tidak dikenakan pajak penghasilan pasal 21 berdasarkan PER – 16/PJ/2016 Pasal 12 Ayat 3.

Bagaimana Cara Menghitung Gaji Karyawan dengan HRIS?

Sumber: Freepik

Ketika manajemen SDM masih tepat melakukan payroll secara manual, maka cara ini akan menyita lebih banyak waktu mereka. Mempelajari payroll management beserta undang-undang terkait pajak penghasilan sangat perlu dilakukan anggota staff HRD dalam menjalankan fungsinya.

Tanpa menggunakan payroll software yang terintegrasi dengan sistem HRIS, cara menghitung gaji karyawan akan menemui beberapa kendala teknis. Staf HRD dalam menjalankan tugasnya akan tersita banyak waktu untuk melacak informasi tentang tingkat gaji dan pemotongan, data karyawan, dan banyak lagi. 

Cara menghitung gaji karyawan berdasarkan statusnya (full time, part time, kontrak atau lepas) dengan sistem HRIS adalah sebagai berikut:

• Departemen HR menyiapkan payroll management software untuk menangani urusan penggajian kepada karyawan. Integrasikan informasi bisnis dan karyawan, termasuk data karyawan, jam kerja, absensi, upah lembur, dan PPh 21.
• Sistem secara otomatis akan menjalankan penggajian secara otomatis dengan menghitung gaji karyawan sesuai komponen presensi karyawan, gaji pokok, pemotongan, lembur, dan bonus yang diperoleh. Pemotongan pajak kemudian dilakukan sebelum mendistribusikan gaji kepada karyawan beserta slip gaji sebagai bukti pembayaran.

Memilih Payroll Management Software untuk Kebutuhan Bisnis

Sumber: Freepik

Dengan payroll management software yang mumpuni, seperti BroadwaysHR, perusahaan memang masih menangani proses dan cara menghitung gaji karyawan secara mandiri. Namun aspek penggajian yang memakan waktu dapat diotomatiskan dengan sistem HRIS dan payroll management software yang akurat. Meskipun lebih mahal dibanding melakukan penggajian secara manual, namun risiko kesalahan akan berkurang dan waktu kerja lebih efisien. 

Sistem HRIS juga akan memberikan notifikasi kepada staf HRD apabila terdapat perbedaan data yang di-input. Jika salah memasukkan nominal rupiah atau jumlah jam kerja atau komponen lainnya, sistem akan mengirimkan notifikasi. Dengan cara menghitung karyawan yang terintegrasi HRIS, kesalahan apapun dapat segera diketahui dan diperbaiki.

Baca juga: Ketentuan Upah Minimum Tahunan di Indonesia, Pekerja Jadi Lebih Sejahtera!

BroadwaysHR menawarkan sistem berbasis cloud dan tak terkecuali payroll software yang mempermudah tugas perusahaan untuk membayar gaji karyawan. Cloud system kami sangat fleksibel dengan undang-undang terbaru dan kebijakan perusahaan masing-masing. Karyawan dapat memantau presensi online yang direkam serta terintegrasi dengan sistem HRIS. Manajer dan stakeholders juga memiliki akses ke informasi yang dibutuhkan terkait HR secara cepat dan akurat. Hubungi kami di sini dan lakukan uji coba gratis!