Simak Contoh Absensi Kehadiran dan Format Pentingnya
Kehadiran karyawan di perusahaan adalah faktor utama yang mempengaruhi produktivitas dan kelancaran operasional. Karyawan yang hadir secara teratur dan tepat waktu memberikan kontribusi yang positif terhadap pertumbuhan perusahaan dan menciptakan lingkungan kerja yang stabil. Oleh karena itu, pengelolaan contoh absensi kehadiran karyawan adalah aspek penting dalam manajemen sumber daya manusia.
Manfaat Absensi Kehadiran
‘
Sumber: iStockPhoto
Berikut adalah beberapa alasan mengapa absensi karyawan sangat dibutuhkan perusahaan:
1. Mengukur Kinerja Karyawan
Absensi karyawan dapat membantu mengukur kinerja karyawan dan menentukan karyawan tersebut hadir dengan konsisten dan tepat waktu. Jika karyawan sering absen atau terlambat, hal ini dapat mempengaruhi produktivitas dirinya maupun tim secara keseluruhan.
2. Menjaga Disiplin Kerja
Kehadiran sangat berkaitan dengan etika kedisiplinan. Adanya contoh absensi kehadiran karyawan dapat membantu menjaga kedisiplinan kerja terhadap waktu dan peraturan yang berlaku di perusahaan. Dengan adanya aturan yang jelas tentang sistem absensi karyawan, maka karyawan dapat memahami ekspektasi dan tuntutan yang diperlukan dalam lingkungan kerja.
3. Menentukan Gaji dan Tunjangan
Contoh absensi kehadiran karyawan juga digunakan sebagai salah satu acuan untuk menentukan gaji dan tunjangan karyawan. Jika karyawan sering absen atau terlambat, maka dapat mempengaruhi jumlah gaji dan tunjangan yang diberikan oleh perusahaan kepada karyawan.
4. Mengidentifikasi Masalah
Absensi kehadiran karyawan juga dapat membantu mengidentifikasi masalah dalam perusahaan, seperti kekurangan staf, kebutuhan pelatihan tambahan atau adanya pemberian porsi tugas yang terlalu berat. Dari laporan absensi, perusahaan mengambil tindakan dan membuat kebijakan yang tepat untuk memperbaiki masalah dan meningkatkan kinerja.
5. Meningkatkan Keamanan dan Kesehatan
Absensi kehadiran karyawan juga ada hubungannya dengan keamanan dan kesehatan. Jika adanya absensi karyawan, maka akan dapat teridentifikasi karyawan yang sering absen atau terlambat. Dengan demikian, perusahaan dapat mengambil tindakan pencegahan, seperti pelatihan keselamatan tambahan atau memperbaiki kondisi kerja yang tidak aman. Dengan begitu, keamanan dan kesehatan di tempat kerja dapat ditingkatkan.
Baca juga: Beda Absen Elektronik dan Presensi Online, Mana Lebih Unggul?
Format Penting Absensi
Perusahaan-perusahaan di Indonesia menerapkan tiga jenis format absensi karyawan, yaitu sebagai berikut:
1. Tradisional
Format absensi tradisional adalah format absensi yang dilakukan secara tradisional atau menggunakan alat tulis seperti buku dan pulpen. Para karyawan akan diminta untuk menuliskan jam kehadiran dan kepulangan. Adapun contoh mesin absen yang menggunakan format ini adalah mesin absen ceklok. Format absensi ini dianggap tidak efektif, karena boros waktu.
2. Online
Format absensi online adalah format absensi yang memanfaatkan jaringan internet atau online, misalnya melalui aplikasi di ponsel karyawan. Kini, banyak perusahaan yang beralih menggunakan format absensi ini karena dinilai jauh lebih efektif dan akurat. Kecil kemungkinan para karyawan dapat berbuat curang apabila menggunakan format presensi online.
3. Elektronik
Format absensi elektronik merupakan format absensi yang menggunakan bantuan alat elektronik (mesin) dan teknologi canggih. Dibanding dua format sebelumnya, jenis absensi karyawan elektronik dinilai lebih aman dan efektif serta tidak mudah dimanipulasi.
Jenis Absensi Kehadiran Karyawan
Berikut 6 jenis absen kehadiran karyawan:
1. Analog
Model analog merupakan sistem absensi manual yang masih menggunakan berbagai peralatan fisik. Penerapan model analog beragam, mulai dari pemakaian langsung alat tulis, seperti buku dan pulpen untuk mencatat secara manual, hingga menggunakan mesin yang mencetak jam kehadiran saat kartu dimasukkan pada slot yang ada. Namun di era modern seperti sekarang, model analog dianggap tidak relevan dan kurang efisien karena memerlukan banyak peralatan fisik, pembelian buku dan pulpen, serta mesin yang membutuhkan perawatan berkala secara rutin.
2. Sidik Jari (Fingerprint)
Fingerprint menjadi model terpopuler yang banyak digunakan perusahaan untuk merekam kehadiran harian para karyawannya. Sesuai dengan namanya, pengabsenan dilakukan menggunakan mesin absensi fingerprint yang menggunakan metode pendeteksian melalui sidik jari karyawan untuk mendata daftar kehadiran karyawan. Caranya, karyawan cukup meletakkan salah satu ujung jarinya di perangkat pemindai (scanner) fingerprint secara langsung. Sidik jari yang akurat akan terdeteksi dengan data yang telah terekam sebelumnya di database, sehingga kehadiran terverifikasi. Seiring perkembangan teknologi, hadir beberapa model touchless pada sistem absensi karyawan yang menjadi alternatif lain selain penggunaan model fingerprint.
3. Personal Identification Number (PIN) Karyawan
Sumber: iStockPhoto
Sistem absensi berikutnya yang bisa jadi pilihan perusahaan untuk mengabsen kehadiran karyawannya adalah personal identification number (PIN). PIN ini sebagai identitas karyawan, sehingga setiap karyawan akan mendapatkan PIN yang unik dan berbeda-beda. Caranya, karyawan tinggal memasukkan PIN ke dalam sistem saat absen masuk dan pulang kerja. Dengan memasukkan PIN dalam sistem, maka data kehadiran yang terekam akan menjadi lebih akurat. Akan tetapi, kekurangan dari sistem ini adalah memungkinkan adanya upaya ketidakjujuran dari karyawan yang mencoba memasukkan PIN rekan kerjanya yang ‘titip absen’.
4. Teknologi Biometrik
Saat ini sudah banyak perusahaan yang menggunakan teknologi biometrik untuk merekam kehadiran karyawannya. Penggunaan teknologi biometrik memungkinkan proses absensi bisa dilakukan dengan sangat cepat dalam beberapa detik saja. Karyawan tinggal berdiri di depan kamera pemindai dan sistem yang terintegrasi akan bekerja mencocokkan data biometrik yang ada di database secara otomatis. Kelebihan teknologi biometrik adalah lebih cepat, aman, dan akurat. Namun memang syarat di awal, perusahaan memerlukan investasi data yang solid untuk memastikan sistem berjalan dengan baik.
5. Melalui Absensi Mobile dan Website (Website-based System)
Metode absensi mobile dan website semakin marak digunakan semenjak pandemi karena dinilai lebih praktis. Setiap karyawan cukup menggunakan perangkat smartphone, laptop, atau komputer milik pribadi untuk input username dan password pada website perusahaan. Selain melalui website, perusahaan juga dapat menyediakan aplikasi mobile yang telah terintegrasi dengan database. Cara ini sangat efektif untuk menghemat waktu karena karyawan tidak harus mengantri untuk absen.
6. Kartu Magnetik (Magnetic Card)
Jenis absensi karyawan yang masih umum ditemui di beberapa perusahaan adalah magnetic card. Cara absen dengan menggunakan sistem ini mirip dengan penggunaan credit card atau debit card pada mesin EDC untuk berbelanja. Sistem akan mendeteksi kartu magnetik masing-masing karyawan yang telah diregistrasikan ketika kartu digesek dan data akan langsung terinput ke dalam sistem. Meski prosesnya terbilang cepat, namun sistem ini dinilai terbatas karena absensi hanya bisa dilakukan dengan menggesek magnetic card. Artinya, saat karyawan lupa membawa kartu, maka proses absensi tidak dapat dilakukan.
Baca juga: Bagaimana Model Sistem Absensi Karyawan yang Praktis?
Cara Memilih Aplikasi Absensi yang Tepat
Berikut beberapa cara untuk memilih aplikasi absen yang tepat untuk perusahaan Anda
- Pastikan aplikasi telah mengantongi lisensi resmi dengan cara menelusuri vendor atau perusahaan yang memproduksinya.
- Sesuaikan dengan kebutuhan kantor Anda, misalnya pemilihan mesin biometrik yang telah terintegrasi dengan sistem payroll.
- Untuk mendapatkan aplikasi yang cocok dengan fitur berkualitas, persiapkan budget terbaik Anda.
- Pastikan sistem absensi yang dipilih telah mencakup jumlah karyawan Anda.
- Pahami layanan yang ditawarkan oleh aplikasi untuk memenuhi kebutuhan perusahaan.
Terapkan Absen Daring dengan BroadwaysHR
Contoh absensi kehadiran secara daring dapat dilakukan melalui aplikasi HRIS yang memuat fitur absen daring. Melalui aplikasi BroadwaysHR, terdapat fitur Time Management yang mencatat waktu kerja secara fleksibel mengikuti kebijakan perusahaan dalam pengaturan waktu kerja, hingga kebijakan lembur. Data absensi akan terkirim otomatis dan digunakan untuk perhitungan payroll karyawan. Segera registrasi di sini sekarang untuk mendapatkan uji coba GRATIS selama 30 hari.
