Beda Absen Elektronik dan Presensi Online, Mana Lebih Unggul?

Sistem absensi di perusahaan selalu mengalami perubahan seiring dengan perkembangan zaman. Daftar presensi yang dulunya memakai media kertas, kini sudah mulai ditinggalkan dan digantikan oleh absen elektronik. Meskipun di era digital seperti sekarang banyak perusahaan yang sudah beralih menggunakan aplikasi absensi online, nyatanya masih ada beberapa instansi yang setia menggunakan sistem daftar kehadiran elektronik. 

Lalu mana yang lebih baik? Apa saja kelebihan dan kekurangan dari sistem presensi elektronik maupun online? Simak jawabannya berikut ini.

Perbedaan Absen Elektronik dan Absensi Online

Beberapa dari Anda mungkin masih bingung dalam membedakan absen elektronik dengan absensi online. Sekilas, kedua hal tersebut terdengar sama, tapi pada kenyataannya justru berbeda.

Presensi elektronik terdiri dari beberapa metode yaitu dengan menempelkan sidik jari, verifikasi struktur wajah, dan tapping magnetic card/kartu identitas kerja. 

Perusahaan biasanya menyediakan alat yang dipergunakan untuk mencatat waktu kehadiran karyawan dengan cara menempelkan sidik jari, scan wajah, dan swipe kartu identitas saat waktu keberangkatan dan kepulangan tiba.

Sistem absensi elektronik hingga saat ini masih digunakan pada sebagian perusahaan karena dinilai cukup akurat dan meminimalisir pemalsuan waktu kehadiran atau tindak kecurangan lainnya.

Berbeda dengan sistem absensi elektronik yang memanfaatkan alat khusus untuk merekam data kehadiran dan kepulangan, presensi online menggunakan website. Menariknya, sistem presensi online bisa dilakukan dari gawai masing-masing asalkan tersambung ke internet. 

Umumnya, karyawan hanya perlu mengisikan username dan password masing-masing sebelum melakukan presensi.

Baca juga: 8 Jurus Jitu Menerapkan Time Management bagi Karyawan

Kelebihan dan Kekurangan Absen Elektronik

Sumber: Freepik

Setelah memahami pengertiannya, waktunya untuk mengetahui apa saja kelebihan dan kekurangan dari absen elektronik. Berikut ulasannya.

• Kelebihan Absen Elektronik

1. Penerapan presensi berbasis elektronik dianggap lebih sederhana jika dibandingkan dengan sistem absensi online. 
2. Tata cara absensinya pun juga sangat mudah dan tidak memerlukan pengoperasian komputer.
3. Meskipun cara pemakaiannya cukup simpel dan mudah, tapi sistem absensi elektronik lebih cocok untuk perusahaan skala kecil/menengah dengan jumlah karyawan yang terbatas.
4. Presensi elektronik menggunakan mesin pencatat kehadiran yang tidak memerlukan pemahaman terhadap teknologi tertentu.

• Kekurangan Absensi Elektronik

1. Presensi hanya bisa dilakukan di lokasi mesin pencatat waktu kehadiran berada. Jadi, bagi karyawan yang bekerja di lapangan harus datang ke kantor terlebih dulu saat berangkat dan pulang untuk melakukan absensi.
2. Mesin sidik jari terkadang tidak bisa bekerja secara akurat karena banyaknya bekas sidik jari yang menempel pada alat absensi tersebut. Akibatnya, mesin mengalami masalah dan menyajikan data absensi yang salah.
3. Absen elektronik umumnya memerlukan perawatan, sehingga perusahaan harus mengeluarkan biaya maintenance untuk memastikan alat presensi tetap bisa beroperasi dengan baik. Sayangnya, biaya perawatan yang dibutuhkan tidak sedikit karena ditujukan untuk  pemeliharaan alat, pembelian cairan pembersih khusus, dan lain-lain.
4. Alat presensi elektronik hanya bisa dipakai untuk mencatat waktu kedatangan dan kepulangan saja. Jadi, perusahaan tidak bisa memantau produktivitas karyawan secara efektif dan akurat.

Baca juga: 4 Fitur Wajib di Aplikasi Absensi Karyawan & Manfaatnya

Kelebihan dan Kekurangan Absensi Online

Sumber: Freepik

Jika pembahasan di atas telah menyebutkan kelebihan dan kekurangan sistem presensi elektronik, berikut telah terangkum plus minus dari sistem absensi online yang sebaiknya Anda tahu.

• Kelebihan Sistem Absensi Online

1. Penggunaan sistem absensi online tidak memerlukan maintenance atau perawatan alat presensi. Dengan kata lain, hal ini membantu perusahaan untuk menghemat biaya operasional.
2. Pencatatan data presensi lebih akurat dan minim terjadi kecurangan karena setiap karyawan harus memasukkan username dan password masing-masing saat melakukan absensi.
3. Memudahkan tim HR dalam memantau lokasi pasti karyawan berada, karena sistem absensi online didukung dengan fitur geo tagging.
4. Data presensi karyawan terintegrasi dengan fitur HR lainnya di perusahaan, sehingga memudahkan tim manajemen SDM untuk menghitung gaji, membuat slip gaji, serta mengelola payroll karyawan secara otomatis.

• Kekurangan Sistem Absensi Online

1. Setiap karyawan harus mengunduh aplikasi absensi pada gawai masing-masing. Hal ini bisa saja menimbulkan masalah atau gagal input data presensi saat aplikasi mengalami error.
2. Karyawan hanya bisa melakukan presensi apabila perangkat yang dipakai terhubung dengan internet. Jadi, setiap karyawan harus memastikan bahwa ponsel yang dipakai sudah terhubung ke jaringan saat melakukan absensi.

Baca juga: 4 Keutamaan Aplikasi E Presensi, Ayo Coba Sekarang!

Kelola Absensi Online Perusahaan dengan BroadwaysHR

Berdasarkan informasi tentang kelebihan dan kekurangan yang dimiliki absen elektronik dan absensi online di atas, sistem presensi online tampak lebih unggul. Oleh sebab itu, segera beralih menggunakan aplikasi presensi online untuk menunjang pengelolaan data absensi karyawan yang lebih akurat, efektif, dan efisien.

Dari sekian banyaknya penyedia layanan aplikasi presensi karyawan berbasis online, pastikan hanya memilih BroadwaysHR. Di dalamnya terdapat fitur Time Management yang menawarkan berbagai keunggulan dan layanan wajib yang telah dijelaskan sebelumnya.

BroadwaysHR menjamin pencatatan waktu kerja secara fleksibel, otomatis, dan real time. Selain itu, aplikasi ini juga bisa diandalkan dalam mengatur kebijakan lembur, penggantian hari libur, serta perhitungan upah overtime. 

Tak hanya itu saja, data absensi terintegrasi langsung dengan sistem payroll perusahaan sehingga perhitungan gaji dapat berlangsung secara otomatis.

Klik di sini untuk info berlangganan dan jangan lewatkan untuk menikmati penawaran free trial aplikasi selama 30 hari dengan mendaftar sekarang juga!