Sedang Sakit? Ini Contoh Surat Izin yang Bisa Dibuat
Sebagai seorang karyawan, ada kalanya Anda harus meminta izin kepada atasan untuk tidak masuk kerja. Hal ini bisa disebabkan oleh berbagai alasan, seperti sakit, urusan keluarga, atau kepentingan pribadi. Untuk mengajukan izin tidak masuk kerja, kita perlu membuat surat izin yang ditujukan kepada atasan. Surat izin ini harus dibuat dengan format yang formal dan berisi informasi yang lengkap. Bingung dengan cara membuat surat izin ketika sakit? Simak contoh surat izin sakit kerja yang bisa dibuat untuk atasan.
Kenapa Perlu Contoh Surat Izin Kerja Ketika Sakit?
Sumber: iStockPhoto
Surat izin sakit adalah dokumen yang berfungsi untuk menjelaskan bahwa seseorang perlu waktu untuk beristirahat dari aktivitas rutin mereka karena tubuh yang sakit atau kurang fit. Ketika membuat surat izin sakit, kita juga bisa melampirkan surat dokter apabila kita sudah memeriksakan diri ke dokter dan mendapat surat dokter.
Namun, jika belum memeriksakan diri ke dokter atau penyakit yang dialami bergejala ringan sehingga tidak perlu periksa ke dokter, kamu tidak perlu melampirkan surat dokter pada surat izin sakit yang ditulis. Akan tetapi, kebijakan ini akan berbeda pada setiap perusahaan. Ada yang mewajibkan surat dokter ada pula yang tidak.
Selama beristirahat di rumah, kita bisa mengirimkan surat izin sakit kepada instansi atau perusahaan tempat kita beraktivitas untuk memberitahukan bahwa kita sedang sakit dan memohon izin untuk tidak masuk selama sakit. Surat izin sakit bisa ditulis secara manual menggunakan metode tulis tangan, lalu dikirim ke alamat instansi tujuan. Bisa juga diketik secara digital dan dikirim melalui email kepada pihak-pihak yang bersangkutan. Hal ini tergantung dari aturan pada masing-masing instansi.
Format Surat Izin Kerja
Format surat izin tidak masuk kerja merupakan suatu petunjuk penting yang harus diikuti oleh setiap karyawan. Saat menghadapi situasi di mana sebagai karyawan tidak memungkinkan untuk masuk kerja, terutama karena sakit, menyusun surat izin dengan format yang tepat adalah langkah pertama untuk memastikan komunikasi yang efektif dan profesional.
1. Pembuka
Dalam bagian pembuka surat, penting untuk mencantumkan informasi dasar, seperti penerima surat, tempat surat, dan tanggal penulisan surat. Format ini akan menciptakan kerangka surat yang terstruktur dan rapi untuk surat izin.
2. Salam Pembuka Surat
Setelah bagian pembuka, sampaikan salam pembuka surat dengan sopan dan profesional. Ini menciptakan suasana yang ramah sekaligus menjaga etika komunikasi resmi.
3. Isi atau Badan Surat
Bagian paling penting adalah isi atau badan surat, di mana alasan izin harus dijelaskan dengan singkat dan jelas. Pada bagian ini, sertakan data diri secara lengkap, seperti nama, jabatan, divisi, nomor kepegawaian, dan alamat. Hal ini memudahkan pihak HRD dan atasan untuk mengidentifikasi surat izin dan mengelolanya dengan efisien. Sampaikan alasan izin dengan jujur dan masuk akal, dan cantumkan juga estimasi berapa lama kamu tidak akan hadir di tempat kerja.
4. Penutup
Pada bagian penutup surat, ungkapkan rasa terima kasih atas pemahaman dan dukungan yang diberikan. Sertakan salam penutup yang sopan dan nama kamu sebagai tanda penutup surat.
Baca juga: Peraturan Izin Tidak Masuk Kerja untuk Cegah Karyawan Bolos
5. Tanda Tangan Pembuat Surat Izin
Sebagai langkah terakhir, berikan tanda tangan di bagian bawah surat untuk memberikan keabsahan dan tanggung jawab atas surat yang disampaikan.
Cara Membuat Surat Izin Sakit Kerja
Sumber: iStockPhoto
Salah satu kunci utama dari membuat surat izin tidak masuk kerja adalah memberikan alasan yang jelas. Tidak perlu panjang-panjang, jelaskan saja secara singkat alasan izin. Misalnya, seorang karyawan mengalami sakit kepala selama beberapa hari terakhir sampai sulit konsentrasi ketika bekerja. Akhirnya karyawan tersebut izin kepada perusahaan untuk tidak bekerja selama dua hari demi berobat ke dokter dan istirahat sampai sembuh.
2. Sertakan Tanggal Sampai Kapan Meninggalkan Kantor
Apabila karyawan menyerahkan surat izin tidak masuk kerja, sertakan juga berapa hari karyawan tersebut berhalangan tidak masuk. Sehingga pihak perusahaan tempat karyawan tersebut bekerja tahu kapan dia akan kembali bekerja untuk menyelesaikan pekerjaan.
3. Pertimbangkan Memberi Alternatif
Dalam beberapa kasus, karyawan dapat memberikan alternatif untuk menebus ketidakhadiran kamu di kantor. Sebagai contoh karyawan bisa menawarkan untuk bekerja dengan sistem remote atau masih dapat menghadiri virtual meeting, dihubungi masalah pekerjaan, atau membalas email. Alternatif lainnya adalah memberi tahu siapa yang akan menggantikan tugasnya sementara selama karyawan tersebut tidak masuk.
Contoh Surat Izin Sakit Kerja yang Bisa Dibuat
Berikut contoh surat izin sakit kerja yang bisa dibuat sesuai dengan format yang telah dijelaskan di atas.
1. Surat Izin Sakit 1
Sumber: Kitalulus
Baca juga: 8 Macam-Macam Cuti yang Perlu HR Ketahui
2. Surat izin Sakit 2
Sumber: Tokopedia
Kelola Karyawan dengan BroadwaysHR
Demikianlah contoh surat izin sakit kerja yang bisa Anda dan karyawan lain buat. Meskipun karyawan sakit, tentunya akan ada karyawan lain yang bisa menangani tugas yang di-handle karyawan yang sakit. Untuk itu, diperlukan pengelolaan tugas karyawan yang tepat dan sesuai porsi agar tidak terbengkalai.
Anda dapat memanfaatkan fitur Employee Management, dimana pada fitur ini Anda bisa mengelola data karyawan. Mulai dari biodata, keluarga, BPJS dan lainnya. Selain itu, masih banyak fitur lain yang ditawarkan oleh BroadwaysHR untuk mempermudah pekerjaan Anda sebagai HR. Segera registrasi di sini untuk mendapatkan uji coba GRATIS selama 30 hari.
