
3 Manfaat SOP HRD, Cara Membuat, dan Contoh Mudahnya
Sesuai dengan namanya SOP HRD dibuat oleh tim Human Resources Development dalam suatu perusahaan. SOP atau Standard Operating Procedure adalah panduan tata cara atau standar tertentu di dalam perusahaan yang wajib ditaati oleh setiap SDM dalam organisasi. Umumnya, panduan tersebut dirumuskan secara detail agar karyawan dapat bekerja sesuai standar, meminimalisir kesalahan kerja, meningkatkan performa, dan memastikan seluruh karyawan mengikuti tata cara yang seragam.
SOP memiliki cakupan yang cukup luas karena penerapannya tak hanya pada tata cara kerja saja, tapi juga rekrutmen pegawai, administrasi pekerja, manajemen kinerja, produksi barang, pemasaran, dan lain-lainnya.
Keberadaan SOP akan mendorong karyawan untuk bekerja sesuai ekspektasi perusahaan, sehingga tujuan organisasi dapat dicapai dengan cepat. Simak bagaimana cara pembuatan SOP dan contoh sederhananya dalam artikel berikut ini.
Manfaat SOP HRD
Seperti yang sudah disinggung sebelumnya bahwa tujuan utama pembuatan SOP HRD adalah membantu setiap individu untuk memahami pekerjaannya dengan benar. Berikut ini adalah manfaat Standard Operating Procedure lainnya yang perlu Anda tahu.
1. Membantu Karyawan untuk Bisa Segera Beradaptasi
Ada banyak hal yang harus dipelajari saat seseorang menjadi karyawan baru di perusahaan. Untuk menunjang hal ini, maka perusahaan melalui tim HR perlu membuat SOP atau panduan praktis yang akan membantu karyawan untuk bisa memahami tugas-tugasnya dengan cepat.
Melalui SOP tersebut, setiap karyawan dapat beradaptasi dengan mudah dan mengerjakan tanggung jawabnya dengan lancar. Oleh sebab itu, setiap karyawan sepatutnya juga berusaha dengan maksimal dalam mempelajari berbagai SOP yang ada di dalam perusahaan.
SOP memberikan kerangka kerja pada karyawan baru untuk menyelesaikan tugas dan tanggung jawab baru tanpa harus banyak bertanya pada karyawan lama atau atasan.
2. Karyawan Paham Betul dengan Pekerjaannya
Semua hal yang harus karyawan lakukan sudah tertulis di dalam panduan tata cara atau SOP perusahaan. Dengan demikian, karyawan hanya perlu mempelajarinya dengan benar supaya dapat mereka terapkan sesuai panduan yang ada.
3. Memastikan Konsistensi Karyawan dalam Bekerja
Melakukan pekerjaan sesuai standar perusahaan belum menjamin bahwa output-nya akan sesuai dengan harapan. Namun, dengan adanya standar tersebut, justru tim HRD dapat membuat penilaian kinerja karyawan dan membantu setiap individu untuk memperbaiki apa yang masih kurang.
Baca juga: 8 Cara Meningkatkan Produktivitas Karyawan 100% Berhasil
Hal yang Harus Diperhatikan dalam Membuat SOP

Sumber: Freepik
Sebelum membahas tentang bagaimana cara membuat SOP HRD yang benar, maka Anda perlu memperhatikan beberapa komponen penting di dalamnya. Beberapa hal penting yang harus diperhatikan adalah identifikasi tujuan, mendefinisikan prosedur SOP, menentukan tanggung jawab dan waktu pelaksanaan, monitoring dan evaluasi, serta melakukan sosialisasi ke karyawan. Berikut penjelasannya.
1. Mengidentifikasi Tujuan
SOP harus memiliki tujuan yang jelas supaya karyawan juga bisa mengupayakan apa yang menjadi orientasi perusahaan. Jadi, tim HR harus bisa membuat tujuan secara spesifik. Contohnya seperti meningkatkan skill pekerja, menaikkan produktivitas perusahaan, memperbaiki kelemahan karyawan, atau mendorong kesejahteraan pegawai.
2. Mendefinisikan Prosedur SOP
Jabarkan prosedur yang akan diterapkan secara detail dengan menggunakan bahasa yang mudah dimengerti. Dengan membuat panduan yang mudah dipahami, maka hal ini akan mempercepat tercapainya tujuan dari SOP tersebut.
3. Menentukan Tanggung Jawab
Selain menetapkan tujuan dan membuat prosedur yang mudah dipahami, SOP HRD juga perlu merinci dengan jelas siapa yang terlibat dan siapa pihak yang akan bertanggung jawab. Hal ini penting demi kelancaran dalam penerapan SOP di perusahaan.
4. Menetapkan Waktu Pelaksanaan
Pelaksanaan SOP juga memerlukan tenggat waktu untuk memastikan setiap proses pekerjaan dapat selesai secara on time.
5. Supervisi dan Evaluasi
Penerapan SOP dalam perusahaan juga memerlukan supervisi secara berkelanjutan. Selain itu, tim HR juga sepatutnya mengadakan evaluasi pada periode tertentu untuk meningkatkan kualitas, efektivitas, serta efisiensi pada setiap prosedur yang berjalan.
6. Melakukan Sosialisasi secara Efektif
Sosialisasi atau penyampaian SOP kepada seluruh pihak yang terlibat harus dikomunikasikan secara jelas dan efektif. Jangan lupa untuk melakukannya dengan bahasa yang mudah dimengerti agar karyawan bisa menjalankannya secara konsisten.
Baca juga: Job Analysis untuk HRD, ini Tujuan dan Cara Membuatnya
Langkah-Langkah dalam Membuat SOP

Sumber: Freepik
Pembuatan SOP HRD tidak boleh dilakukan sembarangan karena menyangkut aturan yang wajib ditaati oleh seluruh karyawan. Secara garis besar, berikut langkah-langkah dalam membuat SOP di dalam perusahaan.
- Membentuk anggota tim yang umumnya terdiri dari orang-orang HRD dan manajer dari masing-masing divisi. Pembuatan SOP HRD melibatkan manajer tiap divisi karena merekalah yang paham tentang cara kerja dan berbagai prosedur lainnya di dalam departemen.
- Langkah kedua adalah memetakan proses bisnis dengan melakukan analisis secara mendetail dari hulu ke hilir. Dari sini, tim HR dan manajer tiap divisi dapat melihat keterkaitan antar departemen melalui dokumen yang ada.
- Setelah proses analisis selesai, tim HR biasanya akan mencatat semua data dan dokumen dengan cermat. Hal ini meliputi dokumen akunting, penjualan, invoice, dan lain-lain; serta nama atau nomor dokumen.
- Selain melakukan pencatatan data dan dokumen, tim HR juga perlu memastikan pihak mana saja yang bertanggung jawab dan terlibat dalam pembuatan SOP untuk mengetahui arus informasi dan risiko kebocoran data.
- Data yang telah terkumpul kemudian diolah menjadi bentuk flowchart untuk melihat hubungan antar divisi. Dalam hal ini, tim HR dapat menjelaskan dengan detail terkait penanggung jawabnya, dokumen yang diperlukan, manajemen risiko, serta solusinya.
- Flowchart tersebut selanjutnya perlu ditinjau kembali oleh setiap pemimpin divisi untuk mendapatkan feedback.
- Sebelum benar-benar diterapkan ke perusahaan, tim HR bisa melakukan uji coba terlebih dulu untuk mengetahui apakah sudah sesuai atau belum. Apabila masih ditemukan kekurangan, maka masih ada waktu untuk memperbaikinya.
- Uji coba atau simulasi sebaiknya dilakukan lebih dari sekali sebelum pada akhirnya disetujui. Apabila sudah melewati tahap persetujuan, maka Standard Operating Procedure bisa benar-benar diterapkan ke setiap SDM di perusahaan.
Baca juga: Serba-serbi Aturan Masa Percobaan Kerja untuk Karyawan Baru
Contoh SOP HRD
Penerapan SOP bisa mencakup banyak hal. Berikut ini adalah contoh sederhana dari SOP HRD yang bisa menjadi gambaran untuk Anda.
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR
Hal: Kebijakan Terkait Pemakaian Busana Kerja
- Setiap karyawan wajib memakai seragam resmi sesuai kebijakan organisasi.
- Semua karyawan wajib menggunakan tanda pengenal selama berada di lingkungan kerja.
- Semua karyawan hanya diperbolehkan memakai sepatu berwarna hitam atau gelap lainnya.
- Setiap karyawan tidak boleh memakai aksesoris yang berlebihan pada jam kerja.
Baca juga: Simak Aturan Jam Kerja Karyawan: Shift, Lembur, Hingga Cuti Tahunan
Demikian sekilas informasi tentang apa itu SOP, manfaat, komponen, contoh, dan langkah-langkah dalam pembuatannya. Demi menunjang efektivitas Standard Operating Procedure yang dibuat oleh tim HR bersama manajer divisi, maka perusahaan bisa memanfaatkan fitur Organization Development dari BroadwaysHR.
Layanan BroadwaysHR tak hanya membantu perusahaan dalam merumuskan berbagai kebijakan, SOP, dan hal-hal lainnya yang memengaruhi produktivitas dan kemajuan organisasi saja.
Ada banyak fitur menarik lain yang pastinya sangat dibutuhkan perusahaan seperti layanan database karyawan, presensi online, perhitungan gaji, payroll karyawan, reimbursement, jaminan sosial, dan self service bagi pekerja.
Klik di sini untuk mengetahui informasi selengkapnya dan nikmati penawaran coba gratis aplikasi selama 30 hari dengan mendaftar sekarang juga!