6 Cara Kelola Data Governance & Manfaatnya Untuk Perusahaan

Data governance atau tata kelola data adalah hal yang sangat penting bagi perusahaan, terutama di era yang dinamis dan kompetitif seperti sekarang. Ada banyak data baik data internal maupun eksternal yang harus dihimpun oleh perusahaan guna memaksimalkan value, menekan risiko, hingga mengurangi pengeluaran.

Tata kelola data juga diartikan sebagai segala hal yang berorientasi pada keamanan data yang mencakup tindakan yang harus diambil, proses yang harus dilalui, dan penggunaan teknologi yang mendukung siklus hidup data. Pada artikel kali ini, Anda akan diajak untuk memahami pengertiannya secara lebih detail, manfaat bagi perusahaan, dan tips dalam mengelolanya.

Apa Itu Data Governance?

Data governance  adalah strategi terkini dalam mengelola data sejauh siklus hidupnya, yang terdiri dari perolehan, penggunaan, hingga pembuangan.

Setiap organisasi membutuhkan tata kelola data tersebut agar bisa menyesuaikan diri dengan transformasi digital. Dengan memanfaatkan teknologi terkini, tata kelola data dapat dihimpun secara cepat demi kepentingan perusahaan.

Pengelolaan data yang tepat akan membantu atasan untuk membuat keputusan terkait bisnis secara strategis. Tak hanya berguna bagi karyawan di level manajerial atas saja, tata kelola data juga akan memudahkan tim di bagian pemasaran/penjualan untuk memahami kebutuhan dan minat konsumen.

Bahkan hal tersebut juga mendukung staf pengadaan dan manajemen suplai barang untuk menjaga persediaan tetap serta menekan biaya produksi. Namun, Anda harus memastikan bahwa pengelolaan data dikelola sesuai dengan arahan organisasi baik secara internal maupun eksternal.

Baca juga: Cara Mengelola Database Pegawai & 5 Manfaatnya

Manfaat Data Governance bagi Perusahaan

Sumber: Freepik

Secara lebih luas, data governance sangat penting dan memberi banyak manfaat untuk perusahaan. Berikut penjelasannya.

1. Memudahkan Pengambilan Keputusan

Pihak-pihak yang memiliki wewenang untuk mengakses data di dalam organisasi bisa mendapatkan data yang diperlukan untuk berbagai tujuan. Misalnya adalah menjangkau serta melayani pelanggan, meningkatkan kualitas produk dan layanan, atau memanfaatkan peluang lain yang berpotensi menambah profit perusahaan.

2. Menekan Pengeluaran yang Tidak Perlu

Keberadaan data juga sangat berguna dalam pengelolaan sumber daya secara lebih efektif. Artinya, Anda tidak akan menemui duplikasi data yang berpotensi memengaruhi pembelian dan pemeliharaan berbagai perangkat di dalam organisasi.

3. Meningkatkan Kepatuhan Terhadap Regulasi Perusahaan

Bahkan, tata kelola data juga bisa meningkatkan kepatuhan karyawan terhadap regulasi yang diterapkan perusahaan. Selain itu, hal ini mengurangi risiko yang berhubungan dengan tindakan indisipliner atas aturan organisasi.

4. Meningkatkan Kepercayaan Pelanggan dan Mitra Bisnis

Kepatuhan terhadap kebijakan internal dan eksternal akan menambah tingkat kepercayaan pelanggan serta mitra bisnis yang bekerja sama dengan perusahaan. Namun, Anda harus memastikan keamanan informasi data yang cukup sensitif dari kedua pihak tadi agar perkembangan bisnis selalu berjalan ke arah yang positif.

5. Pengelolaan Risiko yang Lebih Baik

Pengelolaan data yang kuat akan menjadikan pengelolaan risiko menjadi lebih baik. Artinya, hal ini akan menghilangkan kekhawatiran akan kemungkinan kebocoran data baik oleh pihak internal maupun eksternal.

Baca juga: 5 Cara Tepat Jaga HR Data Integrity Perusahaan Paling Efektif

Tips Mengelola Data Governance

Sumber: Freepik

Tata kelola data yang tepat akan memengaruhi kemajuan perusahaan secara signifikan. Oleh sebab itu, Anda harus merancang strategi jitu guna mengoptimalkannya. Berikut telah terangkum berbagai tips dalam mengelola data governance untuk perusahaan.

1. Memahami Kebutuhan Perusahaan

Langkah pertama yang harus ditempuh adalah memahami apa yang menjadi kebutuhan bisnis atau perusahaan. Buat daftar terkait data-data yang diperlukan beserta alasannya. Agar berjalan lancar, tentunya dibutuhkan keterlibatan dari semua divisi di dalam organisasi. Selain itu, Anda juga harus bisa membuat prioritas data untuk ditinjau terlebih dulu.

2. Mendelegasikan Tugas pada Orang yang Tepat

Selanjutnya, Anda bisa menentukan siapa saja yang akan berperan dalam tata kelola data. Dalam hal ini, perusahaan harus bisa memilih orang yang tepat untuk memastikan kualitas data yang dihimpun. Oleh sebab itu, pastikan orang-orang yang terlibat benar-benar memahami peran serta tanggung jawabnya.

3. Membuat Kerangka Data Governance

Kesuksesan tata kelola data bergantung pada pembuatan kerangka data governance. Ada banyak hal yang perlu perusahaan uraikan misalnya seperti penanggung jawab kepentingan data, proses pengumpulan, pengelolaan dan perlindungan data, serta kebijakan terkait akses dan penggunaan data. 

Tak hanya itu saja, hal ini juga mencakup perencanaan tujuan, strategi, dan usaha-usaha untuk mencapai tujuan tersebut.

4. Memberikan Pelatihan kepada Karyawan 

Karyawan juga perlu mendapatkan pelatihan dalam memahami kerangka tata kelola data. Dalam hal ini perusahaan bisa meningkatkan kemampuan karyawan dalam mempelajari katalog data, kamus data, dasbor kualitas data, proses pengelolaan data, klasifikasi data, jaminan kualitas data, serta keamanan data. Hal ini untuk memastikan program pelatihan tata kelola data terhadap karyawan berjalan secara optimal.

5. Menegakkan Kerangka Kerja 

Langkah selanjutnya yaitu dengan menegakkan kerangka kerja secara benar dan terstruktur. Perlu adanya kolaborasi yang kuat antara pimpinan dan karyawan yang terlibat agar tujuan data governance terlaksana sesuai rencana di awal. 

6. Monitoring secara Berkelanjutan

Hal terakhir yang perlu Anda lakukan adalah melakukan peninjauan secara berkelanjutan. Pasalnya proses tata kelola data beserta kerangka kerja perlu diawasi secara terus-menerus untuk memastikan semuanya berjalan sebagaimana mestinya. Berbagai kendala yang hadir juga harus segera Anda selesaikan demi mencapai tujuan organisasi sesuai tenggat waktu yang telah ditetapkan.

Baca juga: 6 Manfaat Software Employee Database dan 5 Tips Memilihnya

Kelola Data Governance Karyawan dengan BroadwaysHR

Kini pengelolaan data governance menjadi lebih mudah dan praktis jika Anda memanfaatkan software HRIS. Satu-satunya software HRIS terbaik yang bisa Anda andalkan adalah BroadwaysHR.

Melalui fitur Employee Management di dalam aplikasinya, tim yang bertanggung jawab atas tata kelola data akan sangat terbantu karena didukung dengan teknologi cloud, sistem otomatisasi, dan layanan yang up to date.

Tak ketinggalan, BroadwaysHR juga menawarkan banyak fitur unggulan lainnya yang akan membantu perusahaan untuk mengoptimalkan proses rekrutmen, rekapitulasi data presensi karyawan, perhitungan dan payroll gaji, reimbursement, pemberian kompensasi dan benefit, jaminan sosial, hingga layanan self service bagi karyawan.

Segera berlangganan sekarang juga di sini dan nikmati free trial aplikasinya selama 30 hari.