5 Cara Tepat Jaga HR Data Integrity Perusahaan Paling Efektif

Data integrity adalah proses digitalisasi dalam pengumpulan seluruh data-data terkait karyawan di dalam perusahaan. Proses tersebut sangat penting karena melindungi semua data karyawan dari hal-hal yang tidak diinginkan. Di dunia HR sendiri, istilah tersebut sudah cukup familier karena divisi inilah yang bertanggung jawab atas berbagai data-data penting yang berhubungan dengan karyawan. Pada artikel di bawah ini, telah terangkum definisi, tujuan, kriteria, implementasinya dalam HR, serta bagaimana cara menjaganya.

Data Integrity adalah?

Data integrity adalah cara perusahaan dalam memastikan semua data karyawan seperti data pribadi, rekapitulasi presensi kehadiran, upah kerja, dan lain-lain tetap akurat dan sesuai sehingga tidak mengganggu proses pengolahan data.

Apabila ditemukan perbedaan data, maka hal ini tak hanya menghambat proses olah data karyawan, tapi juga memengaruhi pengambilan keputusan dalam perusahaan.

Data-data karyawan di dalam perusahaan mempunyai siklus hidup yang dimulai dari entri data awal karyawan diterima kerja, sampai nantinya tidak dibutuhkan lagi. Semua data karyawan tadi umumnya dikumpulkan dan diinput ke dalam sistem database perusahaan.

Proses input data kemudian berlanjut pada pengolahan data yang nantinya digunakan untuk perhitungan gaji karyawan, bonus, insentif, dan lain-lain. Bahkan, proses data integrity tetap berlangsung meski karyawan telah mengundurkan diri dari perusahaan.

Dalam hal ini, tim HR bertanggung jawab untuk menyimpan dan menjaga semua data pegawai yang telah resign.

Baca juga: 6 Manfaat Software Employee Database dan 5 Tips Memilihnya

Tujuan Data Integrity

Bagi orang awam, database karyawan mungkin dianggap tidak penting. Namun, hal ini berbeda dengan orang-orang yang berkecimpung di dunia HR, karena berbagai data tersebut berpengaruh pada kesejahteraan karyawan hingga kelangsungan bisnis sebuah perusahaan.

Secara garis besar, data integrity sangat penting karena menjamin keamanan rekapitulasi data-data penting yang berhubungan dengan karyawan. Apabila sewaktu-waktu terjadi masalah teknis yang menyebabkan data karyawan tidak bisa diakses, isi dari data tersebut tetap terjamin keabsahannya pada saat dilakukan proses restorasi.

Selain menjamin keamanan data karyawan, integritas data juga membantu perusahaan dalam melakukan analisis sebelum memutuskan suatu hal. Apabila ditemukan data yang tidak akurat, hal ini akan mengganggu proses pengambilan keputusan sehingga bisa mengakibatkan bisnis merugi.

Baca juga: 7 Tahapan Pengambilan Keputusan bagi HRD yang Cerdas!

Kriteria Data Integrity

Sumber: Freepik

Proses data integrity ini memiliki beberapa kriteria yang terdiri dari attributable, legible, contemporaneous, original, dan accurate. Penjelasannya dapat Anda simak di bawah ini.

1. Attributable: integritas data harus didokumentasikan atau dibuat  oleh pihak yang jelas dan dapat dipercaya supaya menghasilkan data yang pasti dan spesifik.
2. Legible: data yang tersaji harus mudah dimengerti dan tersusun secara rapi dan berurutan.
3. Contemporaneous: data yang didapat sesuai dengan waktu yang dipakai saat observasi.
4. Original: data harus asli dan apabila data yang terlampir merupakan salinan, maka isi dokumen harus sama persis dengan data aslinya.
5. Accurate: selain asli, data tersebut juga harus valid dan akurat sesuai fakta sebenarnya.

Baca juga: 5 Jenis dan Contoh Laporan HRD yang Penting Keberadaannya

Implementasi Data Integrity dalam HR

Integritas data memang menjadi ranah divisi Human Resources Development di dalam perusahaan. Salah satu fungsi HRD adalah mengelola data karyawan untuk berbagai kepentingan. Dengan menerapkan proses data integrity, tim HR akan lebih mudah dalam mengelola data serta melakukan arsip data.

Tak hanya itu saja, integritas data juga berhubungan dengan sistem keamanan, akurasi, dan kelengkapan sebuah data di dalam database. Dengan kata lain, tim HR memanfaatkan data integrity sebagai media yang menjamin data karyawan tetap aman, utuh, serta terjaga akurasinya.

Apabila perusahaan dapat menjamin keamanan data karyawan, maka hal ini akan mencegah risiko kebocoran data atau pembobolan data oleh hacker.

Baca juga: 5 Tips Jitu Pilih Software HRIS untuk Kelola Karyawan

Cara Menjaga HR Data Integrity

Sumber: Freepik

Untuk memastikan keamanan dan keaslian data yang telah diinput, maka Anda bisa melakukan beberapa cara berikut ini.

1. Mengelola Data secara Hati-Hati

Tim HR harus memastikan bahwa selama data berada di fase siklus hidup, pengelolaannya dilakukan secara hati-hati. Ada dua opsi yang bisa Anda pilih yaitu dengan cara manual atau sistem otomatis.

2. Memasang Error Detection Software

Kesalahan atau kerusakan data merupakan hal yang tidak bisa dihindari. Oleh sebab itu, perusahaan perlu memasang error detection software agar bisa mendeteksi berbagai kesalahan dan kerusakan data tersebut dengan cepat.

3. Membatasi Sistem Akses

Cara berikutnya yang bisa perusahaan lakukan untuk menjaga HR data integrity adalah dengan membatasi akses pengguna utama. Hal ini akan memudahkan perusahaan dalam melakukan monitoring terhadap aktivitas pengguna data dalam organisasi.

4. Menyiapkan Pencadangan Data serta Pemulihannya

Selain memasang error detection software, perusahaan juga perlu mencadangkan data apabila terjadi hilang data.

5. Melindungi Sistem Keamanan Data

Sistem keamanan data juga wajib dilindungi baik secara teknis maupun fisik untuk mencegah serangan hacker.

Baca juga: 5 Tips Pilih HR Sistem yang Tepat, HR Manajer Perlu Tahu!

Kelola data integrity karyawan dengan menggunakan fitur Employee Management dari aplikasi BroadwaysHR. Hanya BroadwaysHR satu-satunya software HRIS berbasis cloud yang efektif membantu perusahaan dalam pengelolaan data karyawan secara menyeluruh dan terintegrasi dengan sistem payroll organisasi.

Klik di sini untuk mempelajari fitur-fitur menarik lainnya dan percayakan pengelolaan HRIS sesuai dengan kebutuhan perusahaan Anda hanya kepada BroadwaysHR.