laporan absensi

HR Harus Paham! Ini 4 Manfaat Laporan Absensi Karyawan

Laporan absensi karyawan bukan sekedar informasi yang memuat jam kedatangan dan kepulangan karyawan saja. Di dalamnya, manajemen SDM atau tim HR bisa mengetahui catatan presensi karyawan secara detail setiap harinya. Selain itu, laporan tersebut juga menampilkan waktu libur, izin, cuti, lembur, hingga keterangan bolos kerja.

Bagi orang awam, mungkin hal ini terkesan sepele. Namun, di dunia kerja, laporan tersebut memegang peranan yang sangat penting dan memiliki banyak manfaat. Simak informasi selengkapnya berikut ini!

Pentingnya Laporan Absensi Karyawan

Sebelum mengetahui apa saja manfaat dari laporan presensi karyawan, yuk pahami dulu pengertiannya! Laporan absensi karyawan adalah rekapitulasi data bulanan yang memuat informasi terkait kehadiran kerja mulai dari jam kedatangan hingga jam kepulangan setiap harinya.

Selain itu, laporan presensi juga memudahkan tim HR dalam melacak ketidakhadiran karyawan karena berbagai alasan, baik izin, cuti kerja, sakit, atau justru bolos kerja. Selanjutnya, laporan tersebut dapat dipakai sebagai pedoman dalam membuat analisis dan penilaian kinerja karyawan.

Pasalnya, melalui informasi yang ada di dalam laporan presensi tersebut, tim HR dapat mengukur tingkat produktivitas, performa karyawan, dan menjadikannya sebagai salah satu pedoman untuk menghitung gaji karyawan.

Perkembangan zaman juga membuat laporan presensi karyawan memiliki peran yang lebih luas. Data absensi tersebut juga dapat dimanfaatkan untuk mengetahui kebutuhan tenaga kerja, pola kebiasaan pegawai, tren liburan, korelasi antara karyawan dan produktivitas organisasi, hingga riwayat audit terhadap UU Tenaga Kerja.

Laporan presensi karyawan bahkan memiliki sejarah panjang, mulai dari pemakaian absensi manual hingga kini telah bertransformasi ke sistem digital yang berbasis online.

Baca juga: 7 Sistem Absensi Karyawan yang Perlu Diketahui HRD, Ada Manual dan Digital!

Manfaat Laporan Absensi Karyawan

laporan absensi

Sumber: Freepik

Pentingnya laporan absensi dalam perusahaan akan memudahkan tim HRD dalam melakukan berbagai hal. Di bawah ini telah terangkum berbagai manfaat laporan kehadiran karyawan di perusahaan untuk Anda.

1. Menyelaraskan Hak dan Kewajiban

Laporan kehadiran karyawan bermanfaat untuk menyelaraskan hak dan kewajiban pekerja maupun perusahaan. Baik karyawan dan perusahaan adalah dua pihak yang saling membutuhkan dalam dunia kerja.

Dalam hal ini, karyawan merupakan aset sekaligus penggerak aktivitas kerja atau operasional perusahaan. Tanpa adanya karyawan, tentu sebuah perusahaan tidak dapat berjalan sebagaimana mestinya. Di sisi lain, karyawan memerlukan upah dan tunjangan dari perusahaan sebagai balas jasa atas kontribusinya.

Seperti yang sudah disinggung sebelumnya, bahwa laporan kehadiran menjadi salah satu acuan dalam penghitungan upah kerja, sehingga hal inilah yang membuat laporan absensi berpengaruh dalam menyelaraskan hak dan kewajiban karyawan serta perusahaan.

2. Evaluasi Kinerja Karyawan

Evaluasi kinerja karyawan meliputi banyak aspek. Selain memperhitungkan kualitas kerja dan produktivitas karyawan, aspek kedisiplinan waktu juga menjadi salah satu penilaiannya. Oleh sebab itu, karyawan yang patuh terhadap aturan jam kerja perusahaan tentunya akan mendapat penilaian kinerja yang baik.

3. Mengatur Ritme Kerja

Sistem absensi karyawan umumnya mengacu pada aturan jam kerja perusahaan. Dengan kata lain, laporan absensi sangat penting dalam menjaga ritme kerja karyawan. Jam kerja di sebuah perusahaan umumnya merupakan kebijakan yang sifatnya mengikat dan terdapat sanksi tertentu apabila karyawan melanggar peraturan tersebut.

Dengan adanya aturan jam kerja tersebut, ritme kerja karyawan akan lebih teratur. Mereka akan berusaha menyesuaikan diri dengan aturan jam masuk, jam pulang, waktu libur, hingga opsi lembur di waktu-waktu tertentu.

4. Pertimbangan untuk Promosi Jabatan

Seperti yang sudah disinggung sebelumnya bahwa laporan absensi sangat berguna pada penilaian kinerja karyawan. Assessment karyawan ini juga erat kaitannya dalam memberikan promosi jabatan pada karyawan kompeten yang menunjukkan performa kerja yang baik.

Karyawan yang menginginkan jenjang karier yang lebih tinggi tentunya harus memenuhi syarat dan ketentuan tertentu dari perusahaan. Kedisiplinan kerja terutama dalam mematuhi aturan jam kerja menjadi pertimbangan penting yang juga menentukan karier karyawan di masa depan.

Baca juga: Aturan Jam Kerja yang Sesuai UU, Ini Tips Mengelolanya!

Contoh Laporan Absensi Karyawan

laporan absensi

Sumber: Freepik

Laporan absensi karyawan terdiri dari dua macam, yaitu manual dan online. Meskipun di era digital seperti sekarang sudah banyak perusahaan yang beralih ke sistem absensi online. Namun, nyatanya masih banyak juga yang menggunakan cara konvensional terkait presensi karyawan. Simak penjelasannya lebih jauh berikut ini.

1. Laporan Absensi Manual

Meski teknologi sudah semakin modern, tapi nyatanya masih ada juga yang memakai sistem absensi manual di perusahaan. Dalam sistem ini, laporannya pun dibuat dengan cara yang cukup sederhana, yaitu menggunakan template dan rumus di dalam Microsoft Excel.

Daftar presensi karyawan dicetak dalam bentuk hardcopy untuk kemudian diisi secara manual oleh karyawan saat jam kedatangan maupun jam kepulangan. Setiap harinya, tim HR bertanggung jawab untuk memantau sistem absensi karyawan tersebut.

Pada saat pembuatan laporan, umumnya terdapat kolom informasi yang memuat hal-hal seperti jadwal absensi, total jam kerja, jumlah jam lembur, total ketidakhadiran dan juga keterlambatan jam masuk kerja. Rekapitulasi data-data tersebut nantinya sangat berguna untuk menghitung perolehan gaji karyawan selama sebulan.

Namun, sayangnya sistem absensi manual dianggap kurang efektif karena menyebabkan antrian di saat presensi karyawan berlangsung. Bagi perusahaan dengan jumlah karyawan sedikit mungkin hal ini tidak akan menimbulkan masalah. Namun, hal ini bisa menyebabkan human error saat perusahaan memiliki ratusan hingga ribuan karyawan.

2. Laporan Absensi Online

Berbeda halnya dengan sistem manual, laporan absensi online membuat segalanya menjadi lebih mudah dan praktis. Umumnya, presensi online memanfaatkan software atau aplikasi berbasis cloud yang prosesnya terjadi secara otomatis.

Aplikasi absensi karyawan akan secara otomatis mencatat jam kehadiran/kepulangan, merekamnya dalam periode satu bulan, menyimpannya di dalam cloud, dan menghubungkannya ke sistem payroll perusahaan untuk penghitungan gaji. Dengan demikian, laporan absensi dapat langsung diakses oleh tim HR tanpa harus mengolahnya terlebih dulu.

Baca juga: Contoh Absensi Karyawan Online dan Real Time, Administrasi Perusahaan Jadi Mudah!

BroadwaysHR sebagai Sistem Absensi Online Terbaik

Di luar sana, ada banyak aplikasi laporan absensi yang menawarkan keunggulannya masing-masing. Namun, Anda sebaiknya hanya memilih BroadwaysHR untuk pengelolaan absensi karyawan yang sudah menerapkan sistem pencatatan otomatisasi dan terintegrasi dengan sistem payroll perusahaan.

Menariknya, fitur Time Management di dalam aplikasi tersebut juga dapat dihubungkan secara langsung ke Payroll Management untuk penghitungan gaji karyawan yang lebih praktis, transparan, dan akurat.

laporan absensi

Tak hanya itu saja, BroadwaysHR juga memiliki banyak fitur menarik lainnya yang akan mengoptimalkan fungsi-fungsi HRD, terutama dalam pengelolaan SDM perusahaan. Klik di sini untuk mendaftar dan nikmati layanan free trial aplikasi selama 30 hari sekarang juga!