11 Komponen Wajib dan Contoh Offering Letter Karyawan Baru

Proses seleksi karyawan baru memang cukup rumit dan membutuhkan proses yang lama. Pasalnya, ada serangkaian tahapan yang harus dilakukan pada saat rekrutmen karyawan, mulai dari menyaring surat lamaran kerja dan CV yang masuk, mengadakan beberapa tes tertulis, interview pelamar, dan memilih memilih kandidat yang sesuai dengan kriteria perusahaan. Umumnya, pihak HRD akan mengirimkan surat penawaran kerja atau offering letter kepada kandidat terpilih. Nah, dalam membuat surat tersebut, ada beberapa komponen yang harus Anda perhatikan, supaya kandidat terpilih tertarik untuk bergabung ke perusahaan. Artikel berikut ini akan mengulas tentang contoh offering letter karyawan baru sebagai referensi dan 12 komponen yang wajib ada di dalamnya!

Pengertian Offering Letter

Sumber: Freepik

Sebelum mengetahui tentang contoh offering letter karyawan baru, yuk pahami dulu pengertiannya. Offering letter adalah surat penawaran kerja yang menyatakan bahwa kandidat telah berhasil lolos seleksi dan diminta untuk bergabung dengan perusahaan.

Offering letter merupakan surat resmi yang umumnya memuat informasi terkait pekerjaan dan organisasi, seperti misalnya hak dan kewajiban karyawan, deskripsi kerja, serta benefit yang akan diperoleh kandidat apabila bersedia menjadi bagian dari perusahaan.

Selain sebagai surat penawaran kerja, keberadaan offering letter juga menjadi alat komunikasi antara pemberi kerja dengan kandidat terpilih secara tertulis. Meskipun hal ini juga bisa dilakukan secara lisan, tapi dengan memberikan surat penawaran kerja, risiko kesalahpahaman antara kedua belah pihak juga semakin kecil. 

Di sisi lain, hal tersebut juga bisa membuat citra perusahaan menjadi lebih baik di mata calon kandidat.

Baca juga: Contoh Surat Penolakan Lamaran Kerja & 3 Aturan Pentingnya

Apa Saja Komponennya?

Sumber: Freepik

Offering letter harus dibuat dengan jelas dan informatif untuk menghindari miskomunikasi antara perusahaan dengan kandidat terpilih. Selain itu, hal-hal yang termuat di dalamnya harus menarik supaya kandidat mau mempertimbangkan secara positif dan akhirnya bergabung ke perusahaan. 

Oleh sebab itu, Anda harus memahami komponen-komponen apa saja yang harus ditulis di dalam surat penawaran kerja berikut ini.

1. Logo Perusahaan

Komponen pertama yang wajib ada di dalam surat tawaran kerja adalah logo perusahaan. Seperti yang telah dibahas sebelumnya bahwa offering letter merupakan surat resmi sehingga harus dilengkapi dengan kop surat yang memuat logo perusahaan. Pastikan logo perusahaan tampak jelas dan memiliki resolusi tinggi untuk menekankan kesan profesional dan bonafide.

2. Salam Pembuka

Selanjutnya, Anda juga perlu menuliskan salam pembuka yang biasanya diawali dengan kata Yang Terhormat/Dengan Hormat. Dalam surat penawaran bahasa Inggris, Anda bisa menuliskan Dear yang diikuti dengan nama lengkap dari kandidat terpilih.

Kemudian, Anda juga bisa menuliskan ucapan selamat atau pujian kepada calon karyawan baru untuk menunjukkan minat atau ketertarikan perusahaan terhadap individu yang bersangkutan.

3. Jabatan di Perusahaan

Di dalam surat penawaran kerja, Anda juga perlu menuliskan jabatan yang akan diemban oleh calon karyawan baru. Selain memberikan informasi tentang posisi di dalam perusahaan, surat tersebut juga harus memuat informasi tentang penempatan kerja dan atasan dari karyawan yang bersangkutan. Contohnya adalah sebagai berikut.

Apabila bersedia untuk menerima tawaran ini, maka Anda akan menjabat sebagai (posisi jabatan) dan ditempatkan di (lokasi perusahaan). Selanjutnya, Anda akan bekerja di bawah arahan dari supervisor (nama dan gelar atasan).

4. Tanggal Mulai Kerja

Pihak HRD juga harus mencantumkan informasi tentang kapan karyawan mulai masuk kerja di dalam offering letter. Tuliskan tanggal dimulainya hari kerja atau lakukan konfirmasi kepada kandidat terpilih jauh-jauh hari sebelum hari pertama kerja dimulai.

5. Job Description

Komponen penting selanjutnya adalah menginformasikan tentang deskripsi kerja terkait posisi yang dijabat. Misalnya saja seperti sistem kerja atau status karyawan, kewajiban, serta tanggung jawab karyawan baru. 

Keterangan terkait job description tersebut akan menambah wawasan/pengetahuan terkait gambaran kerja serta mengetahui apa yang diinginkan perusahaan.

6. Aturan Jam Kerja

Setiap perusahaan pastinya memiliki aturan jam kerja yang berbeda-beda. Oleh sebab itu, pihak HRD perlu menjelaskan tentang jam kerja yang diberlakukan perusahaan pada calon karyawan baru. Aturan jam kerja tersebut merinci jam kedatangan dan kepulangan, hari kerja, serta total jam kerja dalam 1 minggu.

7. Penjelasan Terkait Masa Probation

Beberapa perusahaan menerapkan masa probation pada setiap karyawan yang baru saja bergabung di dalam organisasi. Nah, jika perusahaan Anda juga mewajibkan karyawan baru untuk menjalani masa percobaan dalam kurun waktu tertentu, maka hal ini perlu disampaikan di dalam offering letter. 

Tulis secara jelas berapa lama masa percobaan yang harus dijalani karyawan baru. Selain itu, cantumkan juga informasi tentang hak dan kewajiban dari perusahaan dan karyawan selama masa percobaan sedang berlangsung.

8. Gaji dan Benefit untuk Karyawan

Offering letter juga sebaiknya memuat informasi tentang besaran upah yang akan diterima karyawan baru. Selain itu, perusahaan juga perlu menjelaskan waktu pembayaran gaji dan cara pendistribusian upah di dalam surat tersebut.

Agar lebih meyakinkan kandidat terpilih untuk bergabung ke perusahaan, Anda juga bisa menyebutkan benefit selain gaji yang akan didapat. Seperti misalnya adalah tunjangan-tunjangan, bonus, upah lembur, insentif, dan lain sebagainya.

9. Ketentuan Cuti

Hak karyawan yang wajib dipenuhi perusahaan selain gaji adalah cuti kerja. Oleh sebab itu, surat penawaran kerja juga harus menerangkan jenis-jenis cuti dan lama waktu cuti yang bisa diambil karyawan.

10. Tenggat Waktu 

Posisi yang kosong di dalam perusahaan harus segera diisi. Jadi, perusahaan harus menetapkan tenggat waktu bagi kandidat terpilih untuk menjawab surat tawaran kerja tersebut. Umumnya, masa berlaku offering letter adalah 2 hingga 4 minggu tergantung dari kebijakan masing-masing perusahaan.

Pihak HRD juga sebaiknya menyertakan kontak yang bisa dihubungi untuk mengantisipasi berbagai pertanyaan yang mungkin akan diajukan oleh kandidat terpilih. 

11. Penutup

Surat tawaran kerja diawali dengan salam pembuka. Oleh sebab itu, hal ini juga harus diakhiri dengan penutup. Bagian penutup biasanya memuat salam, tanda tangan, dan nama terang dari atasan.

Baca juga: Contoh SPK dan Bedanya dengan Surat Kontrak Kerja

Contoh Offering Letter Karyawan Baru

Untuk memudahkan Anda dalam memahami bagaimana cara membuatnya, berikut ini telah terlampir contoh offering letter karyawan baru dalam bahasa Indonesia dan juga bahasa Inggris sebagai referensi.

1. Contoh Offering Letter dalam Bahasa Indonesia

2. Contoh Offering Letter dalam Bahasa Inggris

Baca juga: 4 Fungsi Penting Surat Pengalaman Kerja dan Contohnya

Rekrutmen Karyawan Baru Lebih Mudah dengan BroadwaysHR

Untuk memudahkan tim HRD dalam memproses offering letter yang akan dikirim ke kandidat terpilih, perusahaan bisa mengandalkan BroadwaysHR melalui fitur Employee Management. Melihat begitu kompleksnya tugas-tugas yang dimiliki tim Human Resource Development, BroadwaysHR hadir untuk memberikan solusi terbaik guna menyederhanakannya.

Dibekali dengan teknologi cloud yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan, tim HR kini dapat menangani pengelolaan SDM secara mudah, praktis, dan otomatis. Berminat untuk menggunakan aplikasi BroadwaysHR? Segera klik di sini untuk menikmati free trial selama 30 hari!