4 Fungsi Penting Surat Pengalaman Kerja dan Contohnya

Surat pengalaman kerja adalah salah satu dokumen penting bagi seorang karyawan. Selain bisa dipakai untuk melamar pekerjaan, surat tersebut juga memiliki manfaat lainnya lho! Di dalam dunia kerja, surat ini juga kerap disebut dengan istilah surat paklaring. Yuk simak informasi seputar surat paklaring mulai dari pengertian, fungsi, isi, syarat, format, dan contohnya melalui artikel di bawah ini.

Pengertian Surat Pengalaman Kerja

Surat pengalaman kerja adalah dokumen yang memuat informasi tentang jabatan terakhir, masa kerja, keterampilan, dan kepribadian seorang karyawan selama bekerja di perusahaan. Umumnya surat ini diterbitkan perusahaan atas permintaan karyawan yang mengundurkan diri atau sudah tidak bekerja di perusahaan tersebut untuk berbagai tujuan tertentu.

Dokumen tersebut juga menjelaskan secara rinci mengenai alasan hubungan kerja berakhir antara karyawan dan perusahaan. Seperti yang sudah disinggung sebelumnya, perusahaan tidak wajib memberikan surat ini apabila karyawan tidak memintanya.

Hal ini berbeda dengan surat pemutusan kerja yang sifatnya wajib diberikan oleh perusahaan kepada pekerja yang terdampak. Selain berfungsi sebagai dokumen referensi kerja saat melamar pekerjaan di tempat lain, surat ini juga dapat dipakai untuk klaim jaminan sosial, pengajuan beasiswa, permohonan pinjaman bank, dan sebagainya.

Pada proses rekrutmen karyawan baru, surat tersebut juga akan menjadi nilai tambah yang jadi bahan pertimbangan tim HRD saat melakukan seleksi pegawai. Jadi, pastikan Anda meminta surat paklaring saat memutuskan resign dari perusahaan ya!

Baca juga: 5 Fungsi Surat Keterangan Penghasilan dan Cara Membuatnya

Fungsi Surat Pengalaman Kerja

Sumber: Freepik

Surat paklaring/pengalaman kerja tidak hanya berfungsi sebagai dokumen pendukung para jobseeker saat melamar kerja. Dokumen ini juga bisa digunakan untuk klaim BPJS Ketenagakerjaan, mencari beasiswa, dan mengajukan kredit bank. Penjelasannya dapat Anda baca sebagai berikut.

1. Dokumen Pendukung saat Melamar Kerja

Saat melamar kerja di sebuah perusahaan, ada banyak berkas yang harus Anda kirimkan seperti surat lamaran kerja, daftar riwayat hidup, portofolio terkait pekerjaan, hingga surat paklaring.

Bagi pekerja yang sudah memiliki jam terbang tinggi, keberadaan surat tersebut tentu sangat penting karena membuktikan bahwa Anda benar-benar pernah bekerja di perusahaan tersebut. Dengan kata lain, surat ini akan menambah kredibilitas calon karyawan di mata HRD saat proses seleksi pegawai.

2. Klaim Jaminan Sosial BPJS Ketenagakerjaan

Salah satu syarat untuk klaim Jaminan Hari Tua/JHT BPJS Ketenagakerjaan adalah melampirkan surat paklaring. Mengingat begitu pentingnya surat tersebut, sebaiknya Anda meminta perusahaan untuk membuatkannya saat memutuskan hengkang dari perusahaan. Jadi Anda tidak perlu bolak-balik ke perusahaan lagi, apalagi jika pindah ke luar kota.

3. Berkas Pelengkap Pengajuan Beasiswa

Ada banyak alasan yang membuat seseorang resign kerja, salah satunya adalah melanjutkan pendidikan ke jenjang yang lebih tinggi. Tak jarang, mereka mengajukan beasiswa untuk menempuh pendidikan pada level yang lebih tinggi tersebut. Nah, salah satu berkas yang wajib Anda kumpulkan pada proses permohonan beasiswa adalah surat paklaring. 

4. Permohonan Pinjaman Bank

Selain untuk permohonan beasiswa, ternyata surat paklaring juga dibutuhkan pada saat karyawan ingin mengajukan kredit di bank. Pihak bank umumnya akan meminta pemohon pinjaman untuk menyertakan surat pengalaman kerja tersebut sebagai pertimbangan dalam menilai kemampuan pekerja dalam membayar angsuran tiap bulannya.

Baca juga: Mau Surat Lamaran Kerja Dilirik HRD? Simak 6 Tips Jitu Berikut Ini!

Syarat Mendapatkan Surat Pengalaman Kerja

Meskipun setiap pekerja berhak untuk meminta surat paklaring di perusahaan tempat bekerja sebelumnya, tapi ada beberapa syarat yang harus mereka penuhi. Umumnya perusahaan tidak akan menerbitkan surat paklaring kepada mantan karyawan yang bermasalah atau merugikan perusahaan. Cek apa saja syarat mendapatkan surat pengalaman kerja pada uraian di bawah ini.

1. Resign secara Baik-Baik

Sikap profesional kerja tak hanya berlaku saat masih menjadi karyawan di perusahaan saja, tapi juga saat akan mengundurkan diri. Hal ini dibuktikan dengan cara resign secara baik-baik dengan memberitahu perusahaan dari jauh-jauh hari sebelumnya.

Biasanya, setiap perusahaan juga punya regulasi masing-masing terkait pengunduran diri karyawan. Ada yang menerapkan 1 month notice, 2 months notice, hingga 2 weeks notice. Hal ini diberlakukan supaya perusahaan dapat mencari pengganti karyawan yang akan resign dengan persiapan yang lebih baik, sehingga proses handover pekerjaan juga dapat berlangsung tanpa kendala.

Selain itu, perusahaan akan merasa lebih dihargai jika karyawan mengajukan resign jauh-jauh hari sebelumnya. Hal ini berbeda apabila ada pegawai yang resign secara mendadak karena akan mengganggu proses kelangsungan kerja selama posisi tersebut kosong.

2. Masa Kerja Minimal Setahun

Lama waktu kerja juga memengaruhi pembuatan surat pengalaman kerja tersebut. Namun, hal ini bergantung pada kebijakan masing-masing perusahaan karena satu dengan lainnya tentu punya aturan yang berbeda-beda. Umumnya, perusahaan akan menerbitkan surat tersebut kepada mantan karyawan yang sudah bekerja minimal selama 1 tahun.

3. Mampu Menyelesaikan Tugas dan Kewajiban Kerja sebelum Keluar

Selain memberitahu tim HRD sejak jauh-jauh hari sebelumnya, pastikan Anda juga bertanggung jawab untuk menyelesaikan semua kewajiban kerja sebelum keluar dari perusahaan. Apabila Anda justru mengabaikan pekerjaan di waktu-waktu terakhir, perusahaan juga enggan memberikan surat pengalaman kerja tersebut karena sikap Anda yang tidak profesional.

Baca juga: 7 Poin Penting dalam Surat Referensi Kerja untuk Karyawan Terbaik Anda

Format atau Struktur Surat Pengalaman Kerja

Sumber: Freepik

Meskipun ada sedikit perbedaan, tapi pada dasarnya format surat paklaring memuat 7 komponen seperti kop surat, judul, identitas pembuat dan karyawan, jabatan dan lama kerja, skill dan achievement, kelengkapan, dan stempel perusahaan. Simak penjelasannya berikut!

1. Kop Surat

Kop surat menjadi pertanda bahwa dokumen ini bersifat resmi. Umumnya, kop surat berada di bagian paling atas dan berisi nama perusahaan beserta alamat, nomor telepon, email address, dan juga logo perusahaan.

2. Judul

Di bawah kop surat umumnya ada judul atau keterangan bertuliskan “Surat Pengalaman Kerja”. Hal tersebut berfungsi untuk membedakan isi surat yang satu dengan yang lainnya.

3. Nomor surat

Nomor surat berada di urutan selanjutnya yang akan memudahkan perusahaan dalam proses administrasi.

4. Identitas Pembuat Surat

Bagian identitas pembuat surat menjelaskan nama dan jabatan pembuatan surat paklaring tersebut. Umumnya, pembuat surat merupakan manajer terkait atau kepala HRD di perusahaan.

5. Identitas Pekerja

Selain memuat identitas pembuat surat, nama, alamat, dan nomor induk karyawan yang bersangkutan juga harus disertakan.

6. Jabatan dan Lama Kerja

Selanjutnya, surat ini juga menuliskan jabatan terakhir dan lama masa kerja karyawan tersebut di perusahaan. 

7. Skill dan Achievement

Surat paklaring juga berisikan keterangan tentang keterampilan dan pencapaian karyawan selama bekerja. Keterangan ini harus ditulis secara jujur dan apa adanya sesuai dengan realita di lapangan.

8. Kelengkapan

Format berikutnya yang tak boleh luput adalah kelengkapan. Hal ini memuat keterangan seperti tempat dan tanggal pembuatan surat, nama terang dan nama lengkap pembuatnya.

9. Stempel Perusahaan

Surat paklaring wajib memiliki stempel perusahaan sebagai bukti sah dan persetujuan penerbitan surat tersebut.

Baca juga: Intip Contoh Cover Letter yang Tepat dan Berbagai Tipsnya Berikut!

Contoh Surat Pengalaman Kerja

PT.BUMI PERSADA GELORA

Jl Raya Watu Abu No 234

Surabaya, 556677

0831.7788.0099

 

SURAT PENGALAMAN KERJA

Nomor: 125678

 

Yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama : Renata Soebandi

Jabatan : Kepala HRD PT BUMI PERSADA GELORA

Menyatakan bahwa:

 

Nama : Emma Sovia

Jabatan : Senior Staff Accounting

 

Merupakan benar karyawan PT BUMI PERSADA GELORA sejak 1 Juni 2019 hingga 22 November 2022 dengan jabatan sebagai Senior Staff Accounting.

Selama bekerja, saudari Emma Sovia telah menunjukkan prestasi yang sangat memuaskan, dan memberikan kontribusi besar dalam kemajuan perusahaan. Yang bersangkutan juga sangat bertanggung jawab untuk menyelesaikan kewajiban kerja di masa-masa terakhir menjabat dan berkepribadian baik selama bekerja di perusahaan.

Kami berharap, saudari Emma Sovia dapat meraih kesuksesan dan segala hal yang diimpikan di kemudian.

Demikian surat pengalaman kerja ini dibuat dengan sebenar-benarnya untuk bisa dipergunakan sebagaimana mestinya.

 

Surabaya, 30 November 2022

Kepala HRD

 

Tanda Tangan

Renata Soebandi

 

Baca juga: 3 Cara Tepat Menulis Keahlian dalam CV agar Lolos Seleksi

Umumnya, pembuatan surat pengalaman kerja menjadi urusan divisi HRD di perusahaan. Guna memenuhi permintaan mantan pekerja terkait surat paklaring secara cepat, perusahaan dapat mengandalkan aplikasi BroadwaysHR melalui fitur Employee Management.

Kini, Anda tidak perlu repot dan pusing lagi dalam pengelolaan SDM di perusahaan karena BroadwaysHR hadir sebagai solusinya. Dengan mengusung teknologi berbasis cloud terkini, aplikasi ini mampu meringankan tugas-tugas pekerja di divisi Human Resource Development secara lebih baik.

Serahkan semuanya hanya pada aplikasi BroadwaysHR sekarang juga! Klik di sini untuk terhubung dengan kami dan nikmati layanan coba gratisnya selama 30 hari!!!