Buat Daftar Absensi Karyawan di Tempat Kerja dengan 3 Opsi Berikut

Author: RUN iProbe | 02 Feb 2023

Membuat sekaligus melakukan rekapitulasi data kehadiran karyawan merupakan tugas HRD di dalam perusahaan. Umumnya, staf HR akan membuat daftar absensi karyawan dengan menggunakan program Excel atau Google Spreadsheet yang notabene hampir sama. Namun, kini perusahaan juga bisa melakukannya dengan cara yang lebih mudah yaitu melalui aplikasi HRIS.

Meski zaman semakin berkembang, tapi nyatanya masih banyak tim HR yang memilih untuk tetap menggunakan cara-cara lama berdasarkan kebijakan perusahaan. Berikut akan dijelaskan lebih jauh mengenai contoh daftar kehadiran dan juga cara membuatnya.

Contoh Daftar Absensi Karyawan di Perusahaan

Sumber: Freepik

Sejauh ini, ada tiga cara yang bisa dilakukan tim HR dalam membuat daftar absensi karyawan yaitu dengan Excel, Google Spreadsheet, dan aplikasi HRIS. Baik Excel dan Google Spreadsheet sejatinya memiliki cara kerja yang sama. Hanya saja, program Excel dapat dioperasikan secara offline, sedangkan Google Spreadsheet membutuhkan sambungan internet.

Pilihannya tergantung dari kenyamanan dan kebutuhan masing-masing perusahaan untuk mengerjakannya secara mudah. Bagi Anda yang masih bingung dalam membuat daftar kehadiran karyawan, penjelasan di bawah ini semoga bisa membantu.

1. Program Excel

Bagi Anda yang memilih untuk menggunakan program Excel, maka wajib memahami tentang rumus-rumus program tersebut untuk kemudahan dalam pengisiannya. Hasil rekapitulasi data kehadiran ini nanti, selain diberikan kepada atasan sebagai laporan, akan diteruskan ke bagian keuangan untuk proses pemberian gaji.

Membuat Status Kehadiran dengan Rumus Excel Bertingkat

=IF(D12=”-“;”-“; IF(C12=” I”; IF(D12$B$4;”Telat”;”Ok”);IF(D12$C$4;”Telat”;”Ok”)))

Ketikkan rumus status kehadiran seperti di atas untuk memulainya. Apabila sudah, maka lanjutkan dengan melakukan pengecekan pada status kedatangan tersebut. Pastikan untuk tetap selalu belajar agar lebih memahami cara kerja dari rumus Excel IF bertingkat dengan 3 kriteria.

Menghitung Jumlah Jam

Penghitungan jumlah jam dapat dilakukan dengan menggunakan metode menulis syntax Excel yang pada praktiknya bisa berbeda-beda. Oleh sebab itu, Anda harus mempelajarinya dengan benar agar bisa menguasai pekerjaan. Berikut adalah rumus yang bisa Anda coba:

=IF( D12=”-“;”-“; F12- D12-$B$7)

Isi Kolom Shift Kerja dengan Rumus Excel Countifs

Dalam menyusun syntax pada daftar kehadiran karyawan rumus Excel COUNTIFS yang bisa Anda coba adalah sebagai berikut.

=COUNTIFS( C12: C23; M11)

2. Google Spreadsheet

Meskipun memiliki kesamaan dalam pembuatan rumus, tapi pada kenyataan baik Excel dan Google Spreadsheet memiliki format yang berbeda sehingga Anda perlu melakukan hal-hal tertentu untuk menyesuaikan diri. Ikuti langkah-langkah di bawah ini untuk kemudahan dalam membuat daftar absensi karyawan.

Google Spreadsheet hanya memiliki kolom A sampai Z saja. Oleh sebab itu, Anda bisa menambahkannya dengan cara klik kanan pada cell dan pilih sisipkan kolom.
Langkah selanjutnya yaitu menunjukkan setiap sel dengan item untuk memudahkan Anda dalam memasukkan rumus dan perintah.
Memberikan perintah conditional formatting pada masing-masing kolom laporan absensi karyawan online di Google Sheet.
Melakukan rekapitulasi data kehadiran dan absensi dengan menggunakan rumus COUNTIFS. Untuk rumusnya sendiri adalah =COUNTIF(range informasi yang mau digunakan ”Daftar Hadir”)

3. Aplikasi HRIS

Cara terakhir dan yang paling praktis adalah dengan menggunakan aplikasi HRIS. Saat ini, kita sudah memasuki era digital yang menerapkan teknologi pada berbagai bidang, termasuk salah satunya adalah sistem pengelolaan SDM di sebuah perusahaan.

Perkembangan teknologi yang ada sekarang secara efektif telah memudahkan banyak pekerjaan untuk industri atau profesi apapun. Di dunia HRD sendiri, aplikasi HRIS sudah menjadi hal yang tidak asing lagi karena manfaatnya yang cukup besar dalam mendukung fungsi-fungsi Human Resources Development itu sendiri.

Dari sekian banyaknya aplikasi HRIS yang banyak bermunculan akhir-akhir ini, BroadwaysHR menjadi aplikasi terbaik yang menonjolkan teknologi berbasis cloud yang canggih. Dalam hal pembuatan daftar kehadiran karyawan, tim HR bisa memanfaatkan fitur Time Management di dalam aplikasi BroadwaysHR tersebut.

Selain membantu perusahaan dalam membuat rekapitulasi data absensi pekerja, fitur ini juga memberikan manfaat penting lainnya. Misalnya saja mengatur waktu kerja, kebijakan lembur, kebijakan ganti libur, dan juga overtime.

Menariknya, semua data absensi seluruh karyawan nantinya akan terkirim secara otomatis dan bisa digunakan untuk perhitungan payroll karyawan. Sangat praktis bukan!

Jadi, pastikan Anda memakai aplikasi BroadwaysHR sekarang dan nikmati semua fitur-fitur menarik di dalamnya. Jangan lewatkan juga untuk coba gratis aplikasinya selama 30 hari dengan klik di sini.

Buat Daftar Absensi Karyawan di Tempat Kerja dengan 3 Opsi Berikut