Plus Minus Daftar Hadir Online dan Cara Membuatnya

Penggunaan sistem absensi konvensional di perusahaan kini mulai ditinggalkan. Pihak HRD pada tiap organisasi berbondong-bondong untuk menerapkan daftar hadir online yang salah satunya dengan memakai Google form. Seperti yang Anda tahu, Google form memang mudah untuk digunakan dan tidak memerlukan pelatihan khusus untuk mempelajarinya. Jadi, perangkat lunak ini sangat ramah pengguna bahkan untuk pemula sekalipun. Ketahui bagaimana cara membuat daftar presensi online beserta plus minusnya dalam artikel berikut ini.

Cara Membuat Daftar Hadir Online dengan Google Form

Sumber: Freepik

Kemajuan teknologi telah membawa banyak perubahan dan kemudahan, salah satunya pada sistem absensi karyawan. Berikut ini akan dijelaskan langkah-langkah dalam membuat daftar presensi online dengan Google secara mudah dan praktis.

1. Cara Buat Absensi Online via Google Form di PC/Laptop

• Buka halaman browser pada gawai masing-masing dan masuk ke halaman Google Form.
• Selanjutnya klik tombol + Blank atau Buat untuk membuat formulir baru. kemudian , Anda akan dibawa pada tampilan pengeditan formulir.
• Tulis judul pada formulir dengan deskripsi yang menggambarkan tujuan pembuatan formulir. Dalam hal ini, Anda bisa menuliskan daftar kehadiran karyawan, daftar presensi pekerja, atau daftar absensi pegawai.
• Ganti tulisan Question atau Pertanyaan Tanpa Judul menjadi Clock In atau Jam Masuk. Sertakan tanggal pada kotak bagian kanan atas.
• Tambahkan pertanyaan terkait absensi, seperti misalnya identitas atau jenis pertanyaan lainnya.
• Pilih jenis pertanyaan yang sesuai, misalnya Isian Singkat untuk nama atau Pilihan Ganda untuk daftar nama.
• Tambahkan opsi atau pilihan yang sesuai dengan kebutuhan absensi Anda.
• Anda dapat menambahkan judul, deskripsi, gambar latar, atau mengatur tema warna.
• Klik tombol Bagikan  atau Send di pojok kanan atas halaman. Distribusi formulir bisa Anda share lewat email, copy paste link, atau menyematkan formulir pada situs web.
• Anda dapat memantau dan melakukan analisis data pada formulir daftar hadir online yang telah diisi melalui Google Sheets yang terintegrasi dengan formulir atau tampilan Respon pada halaman Google Form.

2. Cara Buat Absensi Online via Google Form dengan Multiple Choice Grid 

• Masuk ke halaman Google Form.
• Pilih tanda + atau Blank untuk membuat formulir baru.
• Anda bisa memberikan judul dan deskripsi pada formulir sesuai dengan kebutuhan. Klik pada bagian Untitled Form dan tuliskan judul yang ingin diberikan. 
• Lanjutkan dengan klik pada bagian Form Description dan ketik deskripsi presensi online tersebut.
• Buat kolom baru  dengan mengklik tombol + pada sisi kanan.
• Isi judul dari kolom dan buat sesuai dengan keinginan. Untuk membuat nama hari pada jadwal, Anda bisa gunakan Multiple Choice yang ada di sisi kanan.
• Anda juga bisa mengubah nama dari pilihan seperti tadi dengan cara klik dan ubah namanya. Contohnya seperti hari yang akan dibuat adalah Senin dan Kamis. Jika berencana menambah jawaban, maka Anda hanya perlu klik bagian Add Option.
• Isi kolom judul form pada pojok kiri atas, kemudian klik tombol Send pada pojok kanan atas untuk membuat link.
• Jika muncul pilihan, Anda bisa membagikan form ini ke email karyawan atau membagikan dengan cara share link. 

Baca juga: Saatnya Pindah ke Absen Online! Ini 5 Manfaatnya!

Kelebihan Daftar Hadir Online Google Form

Sumber: Freepik

Ada beberapa alasan kenapa perusahaan perlu memanfaatkan Google form sebagai salah satu media dalam membuat daftar hadir online. Berikut beberapa kelebihannya yang sebaiknya Anda tahu.

1. Menghemat Anggaran/Pengeluaran Perusahaan

Sistem absensi konvensional umumnya menggunakan media kertas atau alat presensi manual yang harganya cukup mahal. Namun, hal ini berbeda dengan presensi online yang berbasis digital dan bisa diakses secara online. Perusahaan bisa menekan anggaran atau pengeluaran terkait absensi kerja secara lebih efisien.

2. Mengoptimalkan Waktu dan Tenaga

Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya bahwa sistem daftar kehadiran digital bisa Anda bagikan secara langsung melalui email atau share link tanpa harus melakukan tatap muka langsung ke karyawan. Hal ini tentu saja mengoptimalkan waktu dan tenaga petugas yang bersangkutan.

3. Data Tersimpan Secara Aman

Data dipastikan tersimpan dengan aman karena berada di perangkat lunak Google Drive pribadi. Teknologi cloud yang disematkan pada software tersebut akan menjaga data dari kemungkinan hilang atau terhapus.

Baca juga: 4 Fitur Wajib di Aplikasi Absensi Karyawan & Manfaatnya

Kekurangan Daftar Hadir Online Google Form

Meski perangkat lunak Google menawarkan banyak kelebihan, tapi pertimbangkan juga kekurangannya yang dimilikinya berikut ini.

1. Tidak Dilengkapi dengan Fitur Lokasi

Daftar hadir online via Google form tidak memiliki fitur lokasi untuk melacak keberadaan karyawan secara real time. Padahal hal ini penting untuk menghindari penyalahgunaan absensi, khususnya pada karyawan Work From Home atau petugas di lapangan.

2. Mudah Disalahgunakan

Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya bahwa penerapan sistem absensi via Google form rentan disalahgunakan. Pasalnya, siapa saja bisa mengakses tautan daftar hadir online tadi tanpa memerlukan verifikasi terlebih dulu. 

3. Tidak Ada Pemberitahuan Real Time

Formulir Google tidak memiliki fitur pemberitahuan langsung atau real time. Informasi kehadiran karyawan hanya tersedia setelah formulir diisi dan dikirimkan secara manual. 

4. Data Tidak Terintegrasi

Sistem absensi online via Google form tidak terintegrasi langsung ke sistem manajemen lainnya yang ada di dalam perusahan. Hal ini membuat rekapitulasi, analisis, dan pembuatan laporan dilakukan secara manual yang notabene membutuhkan waktu yang lebih lama.

Baca juga: Ini Cara Kerja Aplikasi Absensi Online Berbasis Geo Tagging

Kelola Daftar Hadir Online dengan BroadwaysHR

Alih-alih memakai Google form, Anda sebaiknya memilih software HRIS dalam mengelola daftar hadir online karyawan. Pastikan hanya memilih BroadwaysHR. Kenapa demikian? Di dalamnya terdapat fitur Time Management yang menawarkan berbagai keunggulan dan berbagai layanan wajib yang telah dijelaskan sebelumnya.

BroadwaysHR menjamin pencatatan waktu kerja secara fleksibel, otomatis, dan real time. Selain itu, aplikasi ini juga bisa diandalkan dalam mengatur kebijakan lembur, penggantian hari libur, serta perhitungan upah overtime. 

Tak hanya itu saja, data absensi terintegrasi langsung dengan sistem payroll perusahaan sehingga perhitungan gaji dapat berlangsung secara otomatis.

Klik di sini untuk info berlangganan dan jangan lewatkan untuk menikmati penawaran free trial aplikasi selama 30 hari dengan mendaftar sekarang juga!