Ini Cara Kerja Aplikasi Absensi Online Berbasis Geo Tagging

Tuntutan zaman memaksa perusahaan untuk selalu bisa beradaptasi dengan segala perubahan yang ada. Hal ini pun berlaku pada sistem presensi karyawan. Jika dulu perusahaan masih memakai cara tradisional dengan memanfaatkan media kertas, mesin absensi, dan sebagainya, kini teknologi telah mengambil alih semuanya. Penggunaan aplikasi absensi online berbasis lokasi/geo tagging sudah banyak diadaptasi oleh perusahaan demi kemudahan dalam melacak waktu kehadiran karyawan. 

Jadi, di mana pun karyawan berada, hanya perlu satu klik untuk bisa melakukan presensi tanpa harus datang langsung ke kantor. Simak berbagai keunggulan dan cara kerja dari aplikasi presensi berbasis geo tagging tersebut dengan membaca artikel berikut!

Manfaat Aplikasi Absensi Online

Di era digital seperti sekarang, sistem presensi online sudah menjadi kebutuhan perusahaan yang tak terelakkan. Selain menjadi lebih mudah, sistem absensi tersebut umumnya juga terintegrasi langsung dengan sistem payroll perusahaan, sehingga perhitungan gaji dapat dilakukan secara otomatis. Berikut ini adalah berbagai manfaat lainnya yang perlu Anda tahu.

1. Memudahkan Manajemen Alur Kerja

Manajemen alur kerja di departemen HRD kini semakin mudah karena semuanya bisa dilakukan melalui aplikasi. Karyawan tidak perlu datang ke ruangan HRD untuk sekedar melakukan permohonan cuti, mengajukan lembur, dan sebagainya.

Selain itu, tim HR juga bisa melacak perubahan shift, memantau absensi karyawan, dan lain-lain hanya dengan sekali klik lewat perangkat pribadi.

2. Mengurangi Limbah Kertas

Digitalisasi dalam sistem absensi karyawan juga bisa mengurangi limbah kertas di lingkungan perusahaan. Pasalnya, semua aktivitas dilakukan secara online dengan dukungan teknologi berbasis cloud dan server hosting yang mengotomatisasi semua pekerjaan. 

3. Peningkatan Produktivitas

Kunci keberhasilan suatu bisnis terletak pada produktivitas karyawan. Oleh sebab itu, kehadiran sistem absensi online sangat membantu perusahaan terutama dalam memangkas berbagai pekerjaan manual yang cukup menyita waktu seperti memperbarui jam kerja pegawai, memproses gaji, dan lain-lain.

Pekerjaan yang semula selesai dalam waktu yang lebih lama, kini bisa dilakukan dengan lebih cepat, sehingga tim HR bisa beralih ke pekerjaan yang lain. Semakin banyak pekerjaan yang bisa dirampungkan, maka produktivitas karyawan juga semakin meningkat.

4. Menjaga Budaya Perusahaan

Sistem otomatisasi pada aplikasi presensi digital akan memudahkan karyawan untuk mengetahui informasi yang diperlukan seperti misalnya sisa cuti yang dimiliki. Di sisi lain, karyawan menghargai akses data terhadap diri mereka tanpa ada campur tangan pihak ketiga. Jadi, keterlibatan karyawan dalam layanan mandiri juga akan membawa perubahan besar dan menjaga budaya perusahaan.

5. Kemudahan dalam Mengakses Laporan

Kemudahan dalam mengakses laporan yang dibutuhkan akan memudahkan pihak yang berkepentingan dalam menganalisis pertumbuhan organisasi. Aplikasi presensi online mampu menyajikan secara otomatis berbagai laporan yang Anda butuhkan seperti laporan pajak, lembur, absensi, dan sebagainya. Dengan demikian, laporan dapat diakses dalam waktu sekejap saja.

Baca juga: 8 Jurus Jitu Menerapkan Time Management bagi Karyawan

Kelebihan Menggunakan Aplikasi Absensi

Sumber: Freepik

Dibandingkan dengan absensi manual, penggunaan aplikasi absensi online sekarang lebih relevan dan sesuai dengan perkembangan zaman. Selain, itu ada banyak kelebihan yang dimilikinya, yaitu sebagai berikut.

1. Lebih Akurat

Catatan kehadiran yang terekam melalui aplikasi absensi online berlangsung secara real time, sehingga lebih akurat dan benar-benar sesuai dengan waktunya. Dengan demikian, perhitungan gaji juga bisa dilakukan dengan benar berdasarkan rekapitulasi data presensi yang ada.

2. Hemat Waktu dan Biaya

Tim HR kini tidak perlu lagi bekerja overtime untuk merekap data presensi karyawan secara satu persatu karena semuanya akan diolah secara otomatis oleh sistem. Pekerjaan pun selesai lebih cepat dan tim HR bisa mengerjakan tugas-tugas penting lainnya.

Selain itu, penggunaan sistem absensi online juga membantu perusahaan dalam menghemat pengeluaran. Pasalnya, sistem presensi online bekerja secara digital sehingga anggaran untuk dokumen bisa dipangkas. Bahkan, perusahaan tidak perlu mempekerjakan banyak orang untuk melakukan input data berkat bantuan teknologi.

3. Meminimalisir Kesalahan Input Data

Rekapitulasi data secara manual rentan menimbulkan kesalahan input data. Apalagi jika ada banyak data yang harus dimasukkan ke dalam sistem. Oleh sebab itu, kehadiran aplikasi presensi digital menjadi solusi yang tepat untuk meminimalisir human error.

4. Fleksibel 

Penggunaan sistem presensi online juga mendukung fleksibilitas, terutama bagi karyawan yang bekerja di lapangan, bekerja secara remote, atau work from home. Setiap karyawan bisa melakukan absensi dari mana saja dengan gawai masing-masing tanpa harus mampir ke kantor terlebih dulu.

5. Monitoring Karyawan Lebih Mudah

Aplikasi presensi online biasanya juga dibekali dengan teknologi geo tagging, sehingga tim HR bisa melacak keberadaan karyawan secara real time. Dengan demikian, karyawan tidak bisa berbohong atau memanipulasi data karena monitoring oleh tim HR bisa dilakukan dari jarak jauh.

6. Menjamin Keamanan Data Karyawan

Data karyawan berisi informasi penting yang sifatnya sensitif. Namun, Anda tidak perlu khawatir karena data tersimpan dengan aman secara digital dan hanya orang-orang tertentu yang memiliki hak untuk mengaksesnya. Jadi, kecil kemungkinan terjadi pencurian data oleh pihak-pihak tertentu yang tidak bertanggung jawab.

Baca juga: HR Harus Paham! Ini 4 Manfaat Laporan Absensi Karyawan

Cara Kerja Absensi Berbasis Lokasi/Geo Tagging

Sumber: Freepik

Salah satu kelebihan yang ditonjolkan oleh aplikasi absensi digital adalah dukungan teknologi geo tagging di dalamnya. Apa itu? Geo tagging adalah proses menambahkan metadata yang memuat informasi geografis terkait lokasi tertentu ke dalam peta digital. Data tersebut meliputi koordinat garis lintang, garis bujur, waktu, dan berbagai informasi pendukung lainnya.

Fitur geo tagging  juga disematkan ke dalam aplikasi presensi digital untuk memudahkan tim HR dalam melacak karyawan yang bekerja di lapangan atau dari rumah. Lalu bagaimana cara kerjanya?

Fitur lokasi bekerja dengan menampilkan gambar, foto, video, website, dan lain-lain ke dalam peta online dengan tambahan informasi terkait zona atau posisi karyawan berada. Dengan perhitungan lintang serta bujur sistem koordinat, geo tagging bekerja dengan GPS, akan menentukan titik lokasi yang menandai proses presensi karyawan.

Umumnya, penggunaan geo tagging gambar lebih umum dilakukan. Ada dua opsi yang bisa Anda pilih, yaitu dengan memuat data GPS saat mengambil gambar, atau melampirkan gambar pasca pengambilan foto.

Baca juga: Buat Daftar Absensi Karyawan di Tempat Kerja dengan 3 Opsi Berikut

BroadwaysHR sebagai Aplikasi Absensi Online Terbaik

Pemanfaatan teknologi seperti aplikasi absensi digital secara tidak langsung juga memengaruhi pertumbuhan bisnis perusahaan. Oleh sebab itu,hal ini wajib mendapatkan perhatian khusus oleh organisasi.

Pastikan Anda hanya memilih aplikasi BroadwaysHR dalam mengelola sistem presensi secara online karena didukung dengan layanan geo tagging yang akan memudahkan tim HR dalam memantau kehadiran karyawan. Karyawan dapat melakukan absensi dari mana saja sesuai jadwal yang telah ditentukan melalui fitur Time Management di dalam aplikasi. 

Pantau kehadiran karyawan hanya dengan sekali klik bersama BroadwaysHR sekarang juga! Daftar di sini dan raih kesempatan untuk menikmati coba gratis aplikasi selama 30 hari!