4 Hal Dalam Membuat Email Penolakan Kandidat & Contohnya

Proses rekrutmen pegawai baru tidak hanya fokus pada kandidat terpilih saja, tapi juga para pelamar yang tidak lolos seleksi. Selain berkomunikasi dengan calon karyawan yang diterima, perusahaan biasanya juga menghubungi para pelamar yang gugur dengan mengirimkan email penolakan kandidat. 

Isi email tersebut biasanya menjelaskan bahwa pelamar tidak diterima perusahaan karena belum memenuhi kualifikasi yang dibutuhkan. Tentunya dengan bahasa yang santun dan ucapan apresiasi atas minat pelamar untuk bergabung ke perusahaan.

Meskipun berisi kabar yang kurang menyenangkan, tapi ada kesan positif dalam pembuatan email penolakan tersebut. Pasalnya, karyawan bisa segera mendapatkan kepastian bahwa lamarannya tidak diterima, sehingga bisa fokus untuk mencari pekerjaan di tempat lain. Bagi perusahaan, hal ini juga akan menaikkan citra atau reputasi perusahaan di mata pelamar.

Oleh sebab itu, penting bagi tim HRD untuk memberi perhatian dan kabar kepada calon karyawan yang tidak lolos meski hanya melalui surat elektronik. Cara membuatnya pun cukup mudah karena umumnya tim HR hanya perlu menggunakan template yang sudah ada. Berikut alasan kenapa email penolakan kandidat sangat penting dan contohnya sebagai referensi untuk Anda.

Kenapa Perusahaan Harus Membuat Email Penolakan Kandidat?

Meski mengirim email penolakan kandidat memberikan manfaat bagi organisasi dan pelamar yang gagal lolos seleksi, tapi tidak semua perusahaan menerapkan hal tersebut. Tindakan ini tidak berarti salah, karena masing-masing perusahaan memiliki kebijakan dan Standard Operating Procedure (SOP) yang berbeda-beda.

Selain itu, informasi penolakan tersebut dulunya ditulis dalam media kertas dan dikirimkan ke alamat kandidat yang gagal pada proses rekrutmen tahap akhir. Namun, untuk meningkatkan efisiensi waktu dan biaya, kini perusahaan lebih memilih untuk mengirimkannya secara daring.

Jadi, perlu Anda pahami bahwa pembuatan email penolakan tersebut sangat penting karena bertujuan untuk memberitahu kandidat yang tidak lolos agar tidak lagi menunggu hasil seleksi, dan bisa melanjutkan untuk mencari kesempatan di tempat lain.

Selain itu, hal ini juga akan meninggalkan kesan positif dan menaikkan citra perusahaan di mata pelamar yang gagal lolos seleksi. Surat penolakan tersebut juga menjadi motivasi serta evaluasi supaya pelamar terus mengembangkan skill yang dimiliki. 

Bahkan, hal ini juga bisa dijadikan kesempatan untuk menerima feedback dari pelamar tentang proses rekrutmen yang lebih baik di masa depan.

Baca juga: Mau Surat Lamaran Kerja Dilirik HRD? Simak 6 Tips Jitu Berikut Ini!

Perhatikan Hal-Hal Ini Saat Membuat Email Penolakan Kandidat

Sumber: Freepik

Rejection letter berupa surat tertulis biasanya memiliki format yang berbeda dengan email penolakan kandidat. Meski terkesan tidak resmi, tapi pemilihan kata harus tetap sopan dan santun. Selain itu, ada beberapa poin penting yang sebaiknya Anda perhatikan dalam menulis email penolakan. Apa saja itu? Berikut ulasannya.

1. Memberikan Apresiasi ke Kandidat yang Tidak Lolos

Setiap pelamar yang telah mengikuti serangkaian tes dan harus menerima kenyataan tidak lolos seleksi akhir tentunya akan merasakan kekecewaan. Oleh sebab itu, perusahaan dapat mengucapkan terima kasih kepada individu yang tidak diterima kerja oleh perusahaan karena telah berusaha secara optimal untuk mengikuti serangkaian tes yang ada.

2. Menyampaikan Alasan Ditolak

Proses rekrutmen pegawai baru adalah mencari kandidat terbaik dari yang terbaik. Setiap posisi yang ditawarkan perusahaan hanya membutuhkan kuota dalam jumlah tertentu. Oleh sebab itu, perusahaan hanya bisa menerima kandidat sesuai kebutuhan.

Dari sekian banyaknya surat lamaran kerja yang masuk, tim HR akan melakukan seleksi secara bertahap hingga menyisakan kandidat dalam jumlah hitungan jari saja. Proses memilih kandidat adalah hal tersulit yang harus dilalui tim HR, mengingat hanya orang-orang yang kompeten di bidangnya saja yang berhasil lolos sampai tahap akhir.

Bagi kandidat yang ditolak oleh perusahaan, bisa jadi akan bertanya-tanya kenapa bukan dirinya yang diterima. Nah, perusahaan bisa menjelaskan tentang hal ini dengan memberikan informasinya melalui rejection letter via email.

3. Memberikan Umpan Balik Konstruktif

Selain menyampaikan rasa terima kasih dan menjelaskan alasan tidak lolosnya kandidat, tim HR juga bisa memberikan feedback yang membangun. Hal ini nantinya akan memotivasi pelamar yang gagal untuk bisa meningkatkan kualitas application letter pada kesempatan lainnya di waktu-waktu berikutnya. Selain itu, kandidat yang gugur juga bisa meningkatkan skill agar potensi diterima di perusahaan lainnya semakin besar.

4. Nama dan Jabatan Pembuat Email Penolakan Kandidat

Jangan lupa untuk menuliskan nama, jabatan, dan tanda tangan di bagian akhir surat. Selain itu, cantumkan nomor seluler yang aktif untuk memudahkan pelamar menghubungi Anda di kesempatan karier berikutnya.

Baca juga: 7 Perbedaan Offering Letter dan Kontrak Kerja serta Contohnya

Contoh Email Penolakan Kandidat

Sumber: Freepik

Kebijakan dalam memberikan email penolakan kandidat pada setiap perusahaan tentunya berbeda satu sama lain. Rejection letter tersebut bisa Anda kirimkan pasca seleksi tahap awal, setelah proses wawancara kerja, atau pada saat tahap rekrutmen. 

Pasalnya bisa jadi surat lamaran tidak sesuai dengan jenis pekerjaan yang tersedia, pelamar gagal pada saat interview, atau tersingkir di saat-saat penentuan terakhir. Berikut ini adalah contoh email penolakan kandidat yang bisa Anda jadikan sumber referensi. 

Halo Nadia,

Terima kasih atas minat Anda untuk melamar posisi Manager Operasional di PT Cahaya Lima. Kami telah membaca daftar riwayat hidup Anda, tapi dengan berat hati tidak dapat meneruskan ke tahap selanjutnya. Saat ini kami sedang mencari kandidat dengan pengalaman dan keahlian yang tepat untuk posisi tersebut.

Kami telah menyimpan resume Anda di database perusahaan dan akan memberitahu Anda apabila tersedia posisi yang sesuai ke depannya.

 

Salam, 

 

Mita Gumilang

 

HR PT. Cahaya Lima

Kelola Email Penolakan Kandidat dengan Aplikasi BroadwaysHR

Pengelolaan email penolakan kandidat kini semakin mudah dengan aplikasi BroadwaysHR. Anda hanya perlu menggunakan template yang tersedia pada aplikasi dan pesan akan terkirim secara otomatis.

Cukup gunakan fitur Employee Management untuk kemudahan dalam berkirim email ke semua kandidat yang belum beruntung. Selain itu, fitur ini juga bisa Anda andalkan sebagai alat penyimpanan database para talent yang memiliki prospek besar untuk mengisi posisi lain di perusahaan.

Lebih lanjut, hubungi kami di sini, dan pastikan untuk mendapatkan free trial aplikasi selama 30 hari dengan mendaftar sekarang juga.