7 Perbedaan Offering Letter dan Kontrak Kerja serta Contohnya

Sebelum resmi bergabung dengan perusahaan, umumnya tim HR akan mengirimkan offering letter atau surat penawaran kerja kepada kandidat yang terpilih dalam rekrutmen karyawan. Surat penawaran kerja tersebut menunjukkan bukti keseriusan perusahaan dalam meminang pelamar yang memenuhi syarat untuk bisa segera bekerja. Bagi Anda yang belum tahu menahu perihal dokumen ini, yuk simak informasi lengkapnya berikut ini.

Apa Itu Offering Lettering?

Bagi fresh graduate, istilah offering letter mungkin masih terdengar asing. Lalu sebenarnya apa itu offering letter? 

Surat penawaran kerja atau offering letter merupakan dokumen resmi yang menyatakan pemberitahuan bahwa Anda merupakan kandidat terpilih yang memenuhi kualifikasi untuk bekerja di perusahaan.

Umumnya, surat ini berisikan hak dan kewajiban karyawan setelah resmi bekerja di perusahaan. Dengan demikian, hal ini menjadi gambaran kerja dan bisa menjadi pertimbangan seseorang untuk menerima atau menolak tawaran kerja tersebut.

Secara lebih detail, surat penawaran kerja umumnya akan menjabarkan beberapa penjelasan berikut ini.

1. Jabatan/posisi kandidat yang diterima di perusahaan.
2. Job description yang meliputi tanggung jawab, struktur manajemen, dan lain-lain yang berhubungan dengan teknis pekerjaan.
3. Jumlah gaji per bulan yang umumnya akan dirinci mulai dari gaji pokok, take home pay, tunjangan, bonus, insentif, dan kompensasi lainnya yang bersifat materi dan non materi.
4. Fasilitas dan jaminan sosial untuk karyawan.
5. Hak cuti baik yang berbayar atau tidak berbayar, cuti tahunan, cuti sakit, haid, hamil, melahirkan, hingga jenis-jenis cuti lainnya.
6. Tanggal mulai bekerja yang sebelumnya sudah disepakati bersama.
7. Tenggat waktu atau tanggal habis tempo dalam menjawab offering letter tersebut.

Baca juga: 7 Proses Rekrutmen Karyawan Baru yang Dilalui Perusahaan, Efektif dan Tepat Sasaran!

Offering Letter Beda dengan Surat Kontrak Kerja

Sumber: Freepik

Walaupun merupakan surat resmi, tapi offering letter berbeda dengan surat kontrak kerja. Saat menerima surat penawaran kerja, Anda belum resmi menjadi karyawan perusahaan tersebut. 

Hal ini berbeda dengan surat kontrak kerja yang mengikat kandidat terpilih secara hukum sebagai penanda dimulainya hubungan kerja. Berikut ini adalah beberapa hal lain yang membedakan keduanya.

1. Surat kontrak kerja merupakan dokumen resmi yang mengikat secara hukum berdasarkan UU Cipta Kerja, sedangkan surat penawaran kerja tidak memiliki kekuatan hukum.
2. Offering letter adalah surat penawaran kerja dari perusahaan kepada kandidat terpilih yang menempatkan kandidat terpilih untuk menerima atau menolak tawaran tersebut. Lain halnya dengan kontrak kerja yang mengikat Anda secara profesional dengan status sebagai karyawan tetap atau kontrak.
3. Kontrak kerja menjelaskan lama waktu kerja atau masa kontrak Anda dengan perusahaan, sedangkan surat penawaran kerja hanya memuat tanggal mulai bekerja.
4. Surat penawaran kerja tidak mengubah status Anda dari calon karyawan menjadi karyawan perusahaan secara sah, sedangkan surat kontrak kerja merupakan dokumen sah yang menyatakan Anda resmi menjadi karyawan di suatu perusahaan.
5. Kontrak kerja menjelaskan secara detail mengenai syarat-syarat kerja, hak, dan kewajiban dari kedua belah pihak. Namun, surat penawaran kerja hanya menjelaskan mengenai jabatan dan deskripsi kerja sesuai posisi yang akan dilamar.
6. Surat kontrak kerja umumnya juga memuat perihal mekanisme pemutusan hubungan kerja, sedangkan offering letter tidak.

Baca juga: Pahami Kontrak Kerja Karyawan PKWT, PKWTT, dan Freelance, Apa Bedanya?

Contoh Offering Letter

Agar lebih mudah dalam memahami surat penawaran kerja tersebut, Anda bisa menyimak contohnya di bawah ini.

PT Indonesia Merdeka

Jl. Abu Bakar Ali Surabaya 67543

Telepon 031 377499

 

Yth. Irene Irawati

 

Selamat! 

Melalui surat ini, kami menawarkan Anda posisi sebagai Finance Supervisor di PT Indonesia Merdeka dengan rincian sebagai berikut.

 

Nama : Irene Irawati

Posisi : Finance Supervisor

Melapor langsung ke : CMO

 

Mohon diketahui bahwa penawaran gaji dihitung dalam gross atau belum melalui beberapa potongan upah seperti:

1. Pajak
2. Iuran BPJS Kesehatan
3. Iuran BPJS Ketenagakerjaan dan Pensiun

 

Mohon untuk meninjau ulang dokumen yang terlampir bersamaan dengan surat ini. Apabila Anda bersedia untuk menerima tawaran kerja ini, harap untuk segera menandatangani lampiran surat yang sudah ditentukan.

 

Scan dokumen yang sudah ditandatangani tersebut kemudian kirim salinannya melalui email ke hrd@indonesiamerdeka.com sesegera mungkin. Kirim juga salinan hardcopy yang telah ditandatangani via pos dan ditujukan kepada:

 

Harry Purwoko

Jl. Abu Bakar Ali Surabaya 67543

 

Selanjutnya kami akan menghubungi Anda lebih lanjut setelah menerima dokumen tentang tanggal mulai kerja. Jangan ragu untuk menghubungi kami apabila memiliki pertanyaan apapun yang berhubungan dengan kontrak kerja yang terlampir.

Kami sangat menantikan kehadiran Anda di perusahaan!

 

Salam 

Harry Purwoko

 

HRD PT Indonesia Merdeka

Begini Cara Membalas Offering Letter

Umumnya, surat penawaran kerja dibuat dan dikirim oleh tim HRD di dalam perusahaan setelah semua tahapan dalam proses rekrutmen karyawan telah selesai. Bersamaan dengan surat tersebut, pihak HRD biasanya akan memberi waktu selama seminggu untuk menjawab offering letter tersebut.

Namun, sebaiknya segera balas surat penawaran kerja tersebut dalam jangka waktu 1×24 jam karena lebih cepat respon yang diberikan maka akan lebih baik dan menguntungkan perusahaan. Respon cepat juga menandakan bahwa Anda memiliki minat dan tekad yang tinggi untuk menjadi bagian dari perusahaan.

Untuk memudahkan tim HRD dalam memproses offering letter yang akan dikirim ke kandidat terpilih, perusahaan bisa mengandalkan BroadwaysHR melalui fitur Employee Management. Melihat begitu kompleksnya tugas-tugas yang dimiliki tim Human Resource Development, BroadwaysHR hadir untuk memberikan solusi terbaik guna menyederhanakannya.

Dibekali dengan teknologi cloud yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan, tim HR kini dapat menangani pengelolaan SDM secara mudah, praktis, dan otomatis. Berminat untuk menggunakan aplikasi BroadwaysHR? Segera klik di sini untuk menikmati free trial selama 30 hari!