3 Manfaat Invoice bagi Perusahaan, Jenis dan Tujuannya

Invoice adalah salah satu dokumen atau berkas yang cukup penting di dalam perusahaan. Umumnya, dokumen tersebut berhubungan dengan pembayaran tagihan atas transaksi barang atau jasa. Dalam artikel kali ini, Anda akan diajak untuk memahami lebih jauh apa itu invoice, jenis-jenis, komponen, tujuan, dan juga manfaatnya untuk perusahaan.

Invoice adalah?

Istilah Invoice mungkin terdengar kurang familier di telinga ketimbang faktur. Namun, istilah tersebut biasanya sudah jadi makanan sehari-hari bagi seorang akuntan atau bagian keuangan di dalam perusahaan.

invoice adalah berkas tagihan pembayaran atas transaksi barang atau jasa tertentu. Di dalamnya berisi semua rincian tagihan yang ditulis sebagai bukti penagihan/pembayaran terhadap pelanggan. 

Dalam artian lain, invoice merupakan dokumen tertulis yang berisi surat penagihan hutang. Pihak yang membuat dokumen tersebut adalah penjual yang selanjutnya diberikan kepada pembeli sebagai pihak yang memiliki utang. Secara lebih detail, faktur tersebut memuat perihal nama produk, harga dan tanggal pembelian barang/jasa.

Umumnya, berkas penagihan ini dibuat secara rangkap tiga, untuk diberikan pada pembeli, sebagai arsip keuangan, dan surat bukti bagi penjual itu sendiri. Selain sebagai dokumen tagihan atas transaksi tertentu, invoice juga berfungsi untuk menagih transaksi yang berbentuk kredit.

Baca juga: Pentingnya Slip Gaji Karyawan sebagai Tanda Terima Upah, Ini Komponennya!

Jenis-Jenis Invoice

Perlu Anda pahami bahwa berkas tagihan tersebut memiliki beberapa jenis yaitu invoice reguler, konsuler, dan proforma. Penjelasannya dapat Anda simak dalam ulasan di bawah ini.

1. Invoice Reguler

Faktur yang umum digunakan dalam transaksi jual beli barang/jasa adalah invoice reguler. Biasanya, faktur reguler digunakan pada transaksi yang bersifat sederhana dan di dalamnya memuat rincian barang, jumlah barang, dan total nominal yang harus dibayarkan.

2. Invoice Konsuler

Secara khusus, faktur konsuler dibuat untuk penagihan terhadap berbagai transaksi pada skala internasional, seperti misalnya aktivitas ekspor-impor. Dokumen ini juga wajib disahkan serta mendapatkan izin dari negara yang bersangkutan.

3. Invoice Proforma

Jenis faktur yang terakhir adalah proforma yang diterbitkan untuk penagihan atas transaksi jual beli yang dilakukan secara berkala. Invoice tersebut sifatnya hanya sementara yang nantinya akan diganti dengan jenis faktur pada umumnya saat transaksi selesai.

Baca juga: Surat Keterangan Gaji untuk Karyawan, Ini 4 Fungsi Pokoknya!

Komponen di Dalam Invoice

Seperti yang sudah dibahas sebelumnya bahwa di dalam invoice memuat catatan transaksi jual beli barang atau jasa yang terdiri dari judul, identitas pelanggan, dan detail barang atau jasa tersebut. Berikut penjelasannya.

1. Judul Faktur

Judul faktur merupakan komponen utama yang harus dicantumkan di dalam faktur tagihan. Meski terkesan sepele, tapi judul faktur akan memudahkan baik penjual maupun pembeli dalam pencarian bukti transaksi saat sewaktu-waktu nanti dibutuhkan. Sebaiknya, judul ditulis pada bagian atas tengah dengan huruf kapital. 

2. Identitas Pelanggan

Komponen yang wajib tercantum di dalam faktur selanjutnya adalah identitas pelanggan, seperti  nama dan alamat surat menyurat dalam pembuatan invoice. Keterangan identitas pelanggan akan memudahkan kedua belah pihak untuk memahami dokumen lebih jauh, serta membantu pelanggan dalam mengirimkan cek kepada penjual. 

3. Rincian Barang/Jasa

Supaya lebih jelas, di dalam faktur sebaiknya juga merinci nama-nama barang/jasa secara detail dengan memperhatikan beberapa hal berikut ini.

• Daftar barang atau jasa yang mencakup nama produk, harga per unit,  serta jumlah yang harus dibayarkan.
• Tanggal pembuatan invoice yang meliputi tanggal pembelian, tanggal pengeluaran, maupun jatuh tempo pembayaran. 
• Nomor faktur yang nantinya akan berguna dalam pengarsipan invoice. Umumnya, nomor faktur dibuat dengan kode khusus. 

Baca juga: 8 Komponen Laporan Gaji Karyawan yang Wajib Tercantum, Apa Saja?

Tujuan Pembuatan Invoice

Sumber: Freepik

Pembuatan faktur atau invoice tersebut bukan tanpa tujuan. Meskipun hanya berisikan rincian tagihan atas barang atau jasa tertentu, akan tetapi dokumen itu sangat penting bagi sebuah perusahaan. Pertanyaannya, apa sebenarnya tujuan utama dari pembuatan faktur tersebut?

Seperti yang sudah disinggung sebelumnya bahwa faktur merupakan dokumen yang menjadi bukti pembayaran atas jual beli barang atau jasa yang dibuat penjual untuk pelanggannya. Keberadaan bukti tertulis ini sangat penting untuk menghindari pelanggaran atas kesepakatan transaksi jual beli antara penjual dan pembeli.

Selain itu, faktur tersebut menjadi dokumen yang cukup krusial bagi perusahaan karena memuat transaksi yang berhubungan dengan keluar masuknya uang perusahaan, sehingga sewaktu-waktu pasti akan dibutuhkan sebagai arsip perusahaan.

Baca juga: Pakai Sistem HRIS, Ini Cara Menghitung Gaji Karyawan Sesuai Statusnya

Manfaat Invoice bagi Perusahaan

Mengingat betapa pentingnya sebuah faktur bagi perusahaan, di bawah ini akan dijelaskan secara lebih luas mengenai manfaat invoice tersebut.

1. Pengelolaan Dokumen Bisnis yang Lebih Tersistem

Pengelolaan dokumen di dalam perusahaan sangat penting terutama untuk laporan atau pemeriksaan internal yang sewaktu-waktu mungkin terjadi. Oleh sebab itu, keberadaan faktur tersebut nantinya akan membantu bagian terkait di dalam perusahaan dalam pengelolaan dokumen internal. 

2. Memuat Informasi yang Tepat dan Akurat

Meski terkesan sepele, tapi informasi yang tertulis secara lengkap, tepat, dan akurat di dalam sebuah faktur akan sangat berguna bagi kelangsungan bisnis sebuah perusahaan di masa-masa yang akan datang.

3. Memudahkan Bagian Terkait dalam Mengakses Faktur

Invoice akan membantu bisnis perusahaan dan memudahkan pelaku usaha yang  ingin mengaksesnya dari ruang penyimpanan. Hal ini akan sangat berguna untuk mengetahui detail keseluruhan informasi penting yang mendukung tercapainya tujuan bisnis dalam jangka panjang.

Baca juga: Payroll adalah Sistem Penggajian Modern di Perusahaan, Ini 5 Manfaatnya!

Selain invoice, ada banyak dokumen penting lain yang sangat berguna baik bagi perusahaan maupun karyawan, seperti misalnya slip gaji. Pencatatan slip gaji umumnya memuat rincian komponen upah kerja itu sendiri seperti gaji pokok, tunjangan, bonus, upah lembur, hingga macam-macam potongan semisal pajak, BPJS, dan lain-lain.

Setiap karyawan pada jabatan masing-masing tentu akan menerima jumlah komponen gaji yang berbeda dan hal ini membutuhkan proses rekapitulasi dan penghitungan yang akurat dan seksama.

Agar tidak terjadi salah hitung, BroadwaysHR menawarkan fitur Payroll Management yang akan membantu tim terkait dalam proses pengumpulan data hingga penghitungannya. Kini, urusan pembayaran gaji bukan momok yang merepotkan lagi karena semuanya akan menjadi mudah dan otomatis bersama BroadwaysHR!

Klik di sini untuk informasi lebih lanjut dan jangan lewatkan untuk coba gratis aplikasinya sekarang juga ya!