Penerapan Administrasi Perusahaan di Era Digital & Fungsinya
Administrasi perusahaan merujuk pada kegiatan internal yang berhubungan dengan penyelenggaraan, pembuatan kebijakan, serta tata usaha dalam suatu organisasi. Secara garis besar hal ini juga berkaitan dengan pengelolaan SDM serta kelangsungan operasional suatu perusahaan.
Tanpa adanya administrasi, aktivitas kerja dan kegiatan operasional perusahaan tidak dapat berjalan dengan semestinya. Oleh sebab itu, hal ini memegang peran yang sangat krusial bagi perusahaan.
Menariknya, proses administrasi akan selalu mengalami pembaharuan dari masa ke masa. Apalagi di era digital seperti sekarang, pengelolaan sistem administrasi semakin modern dan terintegrasi secara otomatis sehingga membuatnya lebih praktis.
Pada artikel kali ini, Anda akan diajak untuk memahami lebih jauh tentang pengertian, elemen, fungsi, serta tips dalam menerapkan administrasi perusahaan secara digital dengan tepat.
Pengertian Administrasi Perusahaan
Istilah administrasi selalu identik dengan perihal surat menyurat, pemberkasan, dokumen, pembukuan, dan praktik tata usaha lainnya. Meski terdengar sepele, tapi hal ini berperan penting dalam mendukung setiap aktivitas yang ada di dalam organisasi.
Secara lebih luas, administrasi perusahaan diartikan sebagai kegiatan dalam mengatur berbagai kebijakan pada sebuah organisasi dengan tujuan dan target tertentu. Tanpa adanya administrasi, perusahaan tidak dapat tumbuh dan berkembang sebagaimana mestinya,
Proses administrasi juga melibatkan banyak sumber daya manusia di dalamnya, sehingga perlu adanya kerja sama dan kolaborasi tim yang solid agar tujuan dapat tercapai sesuai target.
Baca juga: Lengkap! Tugas Administrasi Perkantoran yang Perlu Anda Ketahui
Apa Fungsinya?
Secara lebih rinci, administrasi perusahaan memiliki tujuh fungsi utama yaitu planning, organizing, coordinating, reporting, budgeting, staffing, dan directing. Penjelasannya dapat Anda simak sebagai berikut.
1. Planning (Perencanaan)
Proses perencanaan meliputi persiapan dalam mengumpulkan dan mengolah data yang dilanjutkan dengan agenda membuat perencanaan itu sendiri.
2. Organizing (Penyusunan)
Seperti yang sudah disinggung sebelumnya bahwa proses administrasi dalam perusahaan melibatkan banyak SDM internal. Oleh karena itu, hal ini juga berfungsi sebagai sarana dalam membangun komunikasi dan hubungan antar karyawan demi bisa mencapai tujuan organisasi secara bersama-sama.
3. Coordinating (Koordinasi)
Administrasi perusahaan dapat berjalan dengan baik apabila setiap SDM yang terlibat mampu berkoordinasi dengan baik. Selain itu, koordinasi antar karyawan juga bisa mencegah terjadinya miskomunikasi internal yang menyulut perselisihan
4. Reporting (Laporan)
Reporting adalah proses penyampaian hasil kegiatan dalam organisasi yang disajikan secara tertulis oleh karyawan kepada atasan. Melalui laporan tersebut, perusahaan bisa mengetahui sejauh mana perkembangan dan kinerja setiap karyawannya.
5. Budgeting (Pembuatan Anggaran)
Sistem administrasi juga berkaitan dengan pembuatan anggaran, baik untuk operasional perusahaan, pemenuhan hak karyawan, pemberian benefit, dan lain sebagainya. Proses pembuatan anggaran tentunya juga akan menyesuaikan dengan kondisi finansial perusahaan masing-masing.
6. Staffing (Penempatan Posisi)
Menentukan SDM yang tepat di posisi yang tepat juga berkaitan dengan proses administrasi dalam organisasi. Hal ini meliputi rekrutmen tenaga ahli, program pengembangan karyawan, hingga pemenuhan sarana dan prasarana bagi pegawai.
7. Directing (Bimbingan)
Bimbingan dalam aktivitas operasional juga sangat penting guna memaksimalkan kinerja karyawan dan mempercepat tercapainya tujuan perusahaan. Oleh sebab itu, setiap SDM sepatutnya terbuka dengan saran, kritik, dan masukan demi bisa mencapai tujuan bersama.
Baca juga: Administrasi Kepegawaian di Perusahaan, Simak Tujuan dan 2 Fungsinya!
Elemen-Elemen dalam Administrasi Perusahaan
Administrasi perusahaan juga terdiri dari banyak elemen. Berbagai elemen tersebut antara lain organisasi/perusahaan, manajemen, komunikasi, kepegawaian, keuangan, pembekalan, tata usaha, dan public relation. Berikut penjelasannya.
1. Organisasi/Perusahaan
Elemen utama dari administrasi adalah organisasi atau perusahaan sebagai tempat terselenggaranya tata usaha/administrasi tersebut.
2. Manajemen
Agar urusan administrasi dapat berjalan dengan lancar, maka perlu adanya pihak yang bertanggung jawab untuk mengatur dan mengelola tata laksana administrasi di perusahaan. Umumnya pihak tersebut adalah manajemen perusahaan.
3. Komunikasi
Elemen dalam administrasi perusahaan selanjutnya adalah komunikasi. Tak hanya dalam urusan administrasi, komunikasi yang baik akan menciptakan kerja sama dan kolaborasi yang bersinergi di dalam perusahaan.
4. Kepegawaian
Hal-hal yang berkaitan dengan kepegawaian juga merupakan unsur yang penting di dalam administrasi perusahaan. Hal ini meliputi rekrutmen pegawai, penempatan jabatan, pengembangan karyawan, hingga pemutusan hubungan kerja.
5. Keuangan
Selain pengelolaan SDM, administrasi dalam organisasi juga menyangkut perkara keuangan. Pasalnya, pembukuan dalam laporan keuangan dapat menjadi acuan untuk memastikan kesehatan finansial perusahaan.
6. Perbekalan/Pengadaan Barang
Pengadaan barang atau inventaris kantor ditujukan untuk memenuhi kebutuhan karyawan dalam melakukan aktivitas kerja. Hal ini juga menjadi salah satu unsur administrasi perkantoran yang mencakup pengadaan, pembelian, pemakaian, penyimpanan, hingga pemusnahan barang yang sudah tidak dipakai lagi.
7. Tata Usaha
Hal-hal yang mencakup dokumen dan berkas-berkas seperti pencatatan, rekapitulasi data, pembukuan, pengarsipan, dan pengiriman merupakan bagian dari tata usaha.
8. Public Relation
Hubungan atau kerja sama antara perusahaan dengan pihak eksternal seperti klien, vendor, konsumen, dan sebagainya juga termasuk ke dalam elemen administrasi organisasi.
Baca juga: Contoh Absensi Karyawan Online dan Real Time, Administrasi Perusahaan Jadi Mudah!
Kelola Administrasi Perusahaan dengan BroadwaysHR
Tata kelola administrasi di setiap era tentunya mengalami perubahan. Sistem konvensional yang menerapkan cara-cara manual, kini sudah mulai ditinggalkan seiring dengan perkembangan teknologi.
Banyak perusahaan yang kemudian beralih menggunakan software HRIS dalam menindaklanjuti urusan administrasi di tempat kerja. Dari sekian banyaknya pengembang perangkat lunak HR, BroadwaysHR hadir dengan fitur-fitur terbaik yang menjawab kebutuhan perusahaan secara menyeluruh.
Menariknya, teknologi berbasis cloud pada aplikasi dapat diintegrasikan ke sistem perusahaan sehingga pengelolaan administrasi menjadi lebih praktis berkat proses otomatisasi. Berikut ini telah terangkum fitur-fitur unggulan yang ditawarkan aplikasi BroadwaysHR untuk Anda.
1. Organization Development
Fitur ini fokus pada program pengembangan karyawan serta pengelolaan organisasi seperti manajemen job holder, evaluasi kinerja karyawan, program pelatihan kerja, dan sebagainya.
2. Employee Management
Employee management adalah fitur yang dapat digunakan untuk pengelolaan atau input data karyawan, keluarga, dan data penting lainnya yang berhubungan dengan SDM perusahaan.
3. Time Management
Pencatatan daftar kehadiran karyawan juga merupakan administrasi perusahaan yang sangat kompleks. Dengan menggunakan software HRIS, proses pencatatan dan rekapitulasi data kehadiran dapat dihimpun secara otomatis. Bahkan, fitur ini dapat menghimpun total jumlah jam kerja hingga overtime karyawan yang nantinya berguna dalam penghitungan upah kerja.
4. Compensation and Benefit
Sesuai dengan namanya, fitur ini dipakai untuk mengelola upah kerja, tunjangan, bonus, hingga potongan karyawan. Menariknya, semua data tersebut akan terintegrasi langsung ke sistem payroll karyawan yang memudahkan tim HR dalam menghimpun komponen gaji secara menyeluruh.
5. Payroll Management
Penghitungan gaji pada payroll management berlangsung secara otomatis, sehingga hal ini akan meminimalisir human error atau kesalahan hitung saat periode pembayaran gaji karyawan tiba.
6. Social Security Management
Program jaminan sosial yang diberikan perusahaan kepada seluruh karyawan juga tak luput dari sistem administrasi yang rumit. Namun, dengan memanfaatkan fitur social security management, maka urusan tersebut dapat ditangani dengan cepat dan praktis.
7. Travel Management
Travel management digunakan untuk mencatat berbagai kebutuhan selama karyawan melakukan perjalanan dinas. Hal ini juga terkait dengan proses pengajuan klaim reimbursement oleh karyawan kepada perusahaan.
8. Employee Self Service
BroadwaysHR juga dilengkapi dengan fitur employee self service yang memudahkan karyawan untuk mengakses berbagai informasi dan kepentingan lainnya secara mandiri melalui gawai masing-masing.
Baca juga: 3 Fungsi Utama Learning Management System & Plus Minusnya
Tunggu apalagi, ayo segera beralih menggunakan aplikasi BroadwaysHR untuk memudahkan jalannya administrasi secara menyeluruh! Klik di sini untuk informasi lebih lanjut dan nikmati layanan coba gratis aplikasinya selama 30 hari dengan mendaftar sekarang juga!