6 Prosedur Skema Penggajian & Rekomendasi Software Terbaik
Perusahaan harus bisa menerapkan skema penggajian yang tepat agar sistem pembayaran upah dapat berjalan secara adil, transparan, dan tepat waktu. Pasalnya, proses pengupahan yang tersistem dengan baik juga akan memengaruhi motivasi serta kinerja karyawan selama bekerja.
Selain itu, reputasi perusahaan juga ikut dipertaruhkan. Perusahaan yang bonafide pastinya mampu memberikan upah yang layak dan membayarnya sesuai periode waktu yang telah ditentukan.
Keterlambatan dalam membayar gaji karyawan tentu akan menurunkan semangat dan juga produktivitas karyawan di dalam perusahaan. Oleh sebab itu, pahami bagaimana menerapkan skema pengupahan yang tepat dengan membaca artikel di bawah ini.
Data dalam Skema Penggajian
Sumber: Freepik
Proses pembayaran gaji karyawan memerlukan beberapa data pendukung yang menjadi dasar perhitungan upah. Dengan adanya data tersebut, perusahaan dapat memperhitungkan gaji yang akan diberikan kepada tiap individu secara benar dan tepat waktu.
Perlu Anda ketahui bahwa skema penggajian umumnya memerlukan dua jenis data yang terdiri dari data konstan dan data variabel. Penjelasannya dapat Anda simak sebagai berikut.
1. Data Konstan
Data konstan merupakan data tetap yang sifatnya tidak akan berubah-ubah dalam sistem pengupahan pekerja. Maksudnya adalah, data tersebut hanya perlu dimasukkan satu kali saja di awal, tanpa harus melakukan input ulang pada periode gajian di waktu-waktu selanjutnya.
Namun, staf yang bertugas mungkin perlu melakukan input ulang apabila terjadi pembaruan data dari pihak karyawan. Lalu apa saja yang termasuk ke dalam data konstan tersebut. Data ini mencakup nama karyawan, divisi, total gaji, status pernikahan, jumlah tanggungan, NPWP, iuran BPJS, serta Penghasilan Tidak Kena Pajak (PTKP).
2. Data Variabel
Sebaliknya, data variabel adalah jenis data yang selalu berubah-ubah atau tidak tetap, sehingga staf yang bertugas harus selalu melakukan input data pada saat waktu gajian tiba. Jadi, sampai di sini sudah paham kan dengan perbedaan keduanya?
Nah, contoh dari data variabel ini meliputi jumlah jam dan hari kerja, izin kerja atau cuti, waktu libur, dan juga potongan pajak kumulatif.
Baca juga: 9 Jenis Potongan Gaji Karyawan di Kantor dan Aturan Hukumnya
Prosedur Skema Penggajian
Sumber: Freepik
Skema penggajian umumnya memiliki beberapa tahap prosedur agar pengelolaannya berjalan baik dan tepat waktu. Adapun tahapan prosedurnya adalah sebagai berikut.
1. Sistem Pengupahan Karyawan
Sistem pengupahan karyawan pada setiap perusahaan tentunya berbeda. Hal ini biasanya disesuaikan dengan kebutuhan serta kebijakan internal dalam organisasi. Meski demikian, pada dasarnya semua sistem penggajian memiliki tujuan yang sama yaitu mengendalikan pembayaran upah pada setiap pekerja.
2. Catatan Waktu Kehadiran
Catatan atau riwayat waktu kehadiran karyawan merupakan salah satu komponen dalam menghitung gaji pekerja. Oleh sebab itu, perusahaan harus memiliki sistem absensi yang nantinya akan menjadi penentu jumlah gaji karyawan pada saat periode gajian tiba.
Ada banyak jenis sistem absensi karyawan yang bisa perusahaan pilih mulai dari yang manual hingga digital. Namun, di era modern seperti sekarang, rata-rata banyak perusahaan sudah mulai beralih menggunakan sistem presensi online yang berbasis web atau biometrik.
3. Catatan Jam Kerja
Sistem pencatat jam kerja karyawan juga sama pentingnya dengan sistem presensi. Hal ini berfungsi untuk mengontrol kedisiplinan waktu karyawan selama bekerja di dalam perusahaan. Secara umum, setiap karyawan memiliki jam kerja harian selama 8 jam. Apabila tercatat lebih dari itu, maka perusahaan wajib melaporkannya sebagai overtime atau waktu lembur.
4. Pembuatan Daftar Gaji
Pembuatan daftar gaji umumnya melalui surat keputusan yang mencakup pengangkatan pekerja baru, pemutusan hubungan kerja, kenaikan pangkat, dan penurunan pangkat. Prosedur ini akan membantu organisasi dalam menciptakan skema gaji yang lebih baik dan optimal.
5. Distribusi Biaya Gaji
Prosedur distribusi biaya gaji biasanya disalurkan melalui masing-masing divisi di dalam perusahaan. Hal ini bertujuan untuk mengontrol biaya dan juga melakukan perhitungan terhadap harga pokok suatu produk.
6. Pembayaran Upah
Proses pengupahan karyawan tentu juga melibatkan departemen akuntansi dan juga keuangan. Dalam hal ini, divisi akuntansi bertugas untuk membuat surat perintah terkait pengeluaran kas yang selanjutnya diteruskan oleh bagian keuangan untuk melakukan proses pembayaran gaji.
Proses pembayaran gaji dimulai dengan menulis cek, mencairkannya, dan mengirimkan dana yang telah dicairkan ke masing-masing rekening karyawan.
Baca juga: 8 Langkah Membuat Struktur Gaji Karyawan & Pertimbangannya
BroadwaysHR sebagai Software Penggajian Terbaik untuk Perusahaan
Dukung skema penggajian di dalam perusahaan dengan mengaplikasikan software payroll berbasis digital. Kenapa harus payroll digital?
Ada banyak keunggulan sistem payroll digital yang bisa jadi pertimbangan Anda untuk beralih menggunakannya. Pastikan juga untuk memilih aplikasi payroll online terbaik yang memiliki fitur terlengkap dan bisa disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan seperti BroadwaysHR.
BroadwaysHR merupakan aplikasi payroll terbaik di Indonesia yang sudah berpengalaman dan dipercaya oleh banyak perusahaan dari skala kecil, menengah, hingga besar. Didukung dengan teknologi berbasis cloud, sistem perhitungan dan pendistribusian gaji dapat dijalankan secara otomatis, akurat, dan tepat waktu.
Menariknya, fitur Payroll Management di dalam aplikasi sudah terintegrasi langsung ke data karyawan, rekapitulasi presensi, iuran BPJS, perhitungan pajak, dan komponen gaji lainnya. BroadwaysHR juga menjamin pengelolaan gaji pegawai akan lebih terstruktur serta mematuhi aturan perundang-undangan yang ada.
Jadi, dapat dipastikan bahwa proses payroll berlangsung secara efisien sehingga mencegah kemungkinan terjadinya human error, salah hitung, hingga keterlambatan pembayaran gaji.
Klik di sini untuk mengetahui informasinya lebih lanjut, dan nikmati free trial aplikasi selama 30 hari dengan berlangganan sekarang juga!
