Syarat, Prosedur, dan Contoh Surat Pengajuan Cuti Lengkap!
Ingin membuat surat pengajuan cuti, tapi bingung bagaimana membuatnya? Tenang, ada banyak contoh surat cuti yang bisa Anda jadikan acuan. Meskipun alasannya mungkin berbeda, tapi formatnya kurang lebih sama. Namun sebelum itu, simak apa saja hak cuti untuk karyawan beserta syarat dan prosedurnya dalam artikel berikut ini.
Hak Cuti Karyawan
Setiap karyawan baik yang berstatus karyawan tetap maupun kontrak, berhak mendapatkan cuti kerja. Jenis-jenis cuti kerja yang bisa dinikmati karyawan perusahaan adalah sebagai berikut.
1. Cuti Tahunan
Berdasarkan Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2020 Pasal 79 Ayat 3, seorang karyawan berhak atas cuti sekurang-kurangnya selama 12 hari dengan catatan bahwa karyawan tersebut telah melalui masa kerja 12 bulan secara terus-menerus.
2. Cuti Hamil dan Melahirkan
Hal-hal terkait kebijakan cuti hamil dan melahirkan diatur dalam Undang-Undang Nomor 13 Tahun 2003 Pasal 82 Ayat 1. Dalam hal ini, karyawan bisa mengambil cuti 1,5 bulan sebelum Hari Perkiraan Lahir (HPL) dan 1,5 bulan pasca melahirkan. Namun, ada juga yang mengambilnya di akhir, yaitu 3 bulan setelah persalinan.
3. Cuti Haid
Menurut Undang-Undang Nomor 13 Tahun 2003 Pasal 81 Ayat 1, karyawan juga berhak atas libur 2 hari kepada karyawan yang sedang mengalami menstruasi.
4. Hak Cuti Keguguran
Selain ketiga jenis cuti di atas, karyawan juga bisa mengajukan cuti karena keguguran. Hal ini sebagaimana diatur di dalam UU Nomor 13 Tahun 2003 Pasal 82 Ayat 2. Dalam hal ini, perusahaan wajib memberikan masa cuti selama 1,5 bulan untuk memberikan kesempatan kepada karyawan dalam memulihkan kesehatan fisik dan mental.
5. Cuti Sakit
Untuk cuti sakit, kebijakannya juga telah diatur dalam UU Nomor 13 Tahun 2003 Pasal 93 Ayat 2 Huruf a. Setiap karyawan yang mengajukan cuti sakit wajib melampirkan surat keterangan dokter sebagai bukti.
6. Cuti Lainnya
Terdapat juga jenis cuti lainnya yang diberikan bagi karyawan yang sedang berkabung atau dalam kondisi tertentu yang terpaksa harus meninggalkan kewajiban kerja. Berdasarkan UU Nomor 13 Tahun 2003 Pasal 93 Ayat 2 dan juga 4, berikut adalah cuti lainnya yang bisa diajukan karyawan.
- Cuti karena istri melahirkan 2 hari.
- Cuti karena istri keguguran 2 hari.
- Cuti kawin 3 hari.
- Hak cuti menikahkan anak 2 hari.
- Hak cuti untuk upacara baptis anak 2 hari.
- Cuti karena anak melangsungkan khitan 2 hari.
- Cuti karena suami/istri meninggal 2 hari.
- Cuti karena anak meninggal 2 hari.
- Hak cuti untuk berkabung karena ada anggota keluarga yang tinggal serumah meninggal 1 hari.
Baca juga: Simak Aturan Jam Kerja Karyawan: Shift, Lembur, Hingga Cuti Tahunan
Syarat Pengajuan Cuti
Sumber: Freepik
Sebelum mengetahui seperti apa surat pengajuan cuti, Anda lebih baik mengetahui berbagai syarat-syaratnya. Berikut ini telah terangkum syarat-syarat pengajuan cuti yang harus Anda simak.
1. Membaca Kembali Aturan Kebijakan Cuti di Dalam Perusahaan
Sebelum mengajukan cuti, sebaiknya Anda membaca lagi aturan terkait hak cuti karyawan yang ada di dalam perusahaan. Di dalamnya, tentu terlampir berbagai syarat dan ketentuan yang harus dilengkapi karyawan saat mengajukan cuti. Umumnya, hal ini berkaitan dengan prosedur administrasi.
2. Mencari Tahu Kepada Siapa Surat Pengajuan Cuti Diserahkan
Setiap perusahaan punya kebijakan masing-masing dalam prosedur pengajuan cuti, termasuk dalam hal kepada siapa Anda bisa memohon cuti. Beberapa perusahaan ada yang menyerahkannya kepada pihak HRD, ada juga yang langsung ke atasan.
Bahkan, perusahaan tertentu juga mengharuskan karyawan mengajukan permohonan cuti ke pihak HRD sekaligus atasan.
3. Mengajukan Cuti Jauh-Jauh Hari Sebelumnya
Pastikan Anda merencanakan izin cuti dari jauh-jauh hari supaya tidak mengganggu jalannya aktivitas kerja. Dengan melakukan hal ini, baik atasan dan rekan kerja bisa mengantisipasi semua pekerjaan yang akan Anda tinggalkan selama beberapa hari.
Namun, pada kondisi tertentu atau mendesak seperti ada keluarga yang tiba-tiba meninggal, karyawan umumnya diizinkan untuk mengambil cuti dadakan.
4. Memperhatikan Kondisi dan Situasi di Tempat Kerja
Saat mengajukan cuti, kamu juga harus memperhatikan kondisi serta situasi yang sedang terjadi di tempat kerja. Apabila perusahaan sedang menangani mega proyek atau berada di masa-masa sulit, sebaiknya tunda dulu pengajuan cuti tersebut. Anda bisa menjadwalkan pengajuan cuti lagi saat kondisi perusahaan sudah benar-benar kondusif dan aman untuk Anda tinggal.
5. Memberitahu Rekan Kerja
Kepergianmu selama cuti pastinya akan meninggalkan setumpuk pekerjaan yang harus diambil alih partner kerja. Oleh sebab itu, pastikan rekan kerja tahu rencana cuti Anda supaya tidak kaget saat tiba-tiba harus menggantikan tanggung jawab orang lain. Komunikasi ini sangat penting untuk menghindari miskomunikasi antar pekerja.
6. Ucapkan Terima Kasih
Jangan lupa untuk mengucapkan terima kasih saat surat pengajuan cuti disetujui oleh pihak HRD dan atasan. Lakukan hal yang sama kepada rekan kerja yang menggantikan pekerjaan Anda selama cuti, agar mereka merasa lebih dihargai.
Baca juga: Sepele tapi Penting! Ini 9 Manfaat Cuti yang Harus Anda Tahu!
Prosedur Pengajuan Cuti
Sumber: Freepik
Tata cara dalam melakukan permohonan cuti pada setiap perusahaan mungkin berbeda satu sama lain. Namun, secara garis besar prosedurnya adalah sebagai berikut.
- Mengambil formulir pengajuan cuti ke atasan atau pihak Human Resource Development.
- Mengisi data yang diperlukan di dalam formulir secara lengkap, mulai dari identitas diri sampai alasan karyawan mengajukan cuti.
- Menyerahkan formulir yang telah diisi kepada atasan yang berwenang untuk disetujui.
- Pengajuan cuti akan disetujui apabila atasan memberikan tanda tangan dan cap persetujuan.
- Melaporkan persetujuan pengajuan cuti tersebut kepada tim HR untuk selanjutnya dimasukkan ke dalam database karyawan.
Baca juga: Sisa Cuti Tahunan Bisa Diuangkan? Begini Ternyata Cara Hitungnya!
Contoh Surat Pengajuan Cuti
Bandung, 2 Juni 2023
Kepada Yth,
Accounting Manager
Hal : Surat Izin Cuti Kerja
Dengan Hormat,
Melalui surat ini, saya Emilia Strada dari tim Accounting and Finance ingin mengajukan permohonan untuk cuti kerja pada tanggal 25-27 Juni 2023. Adapun alasannya karena akan melangsungkan pernikahan, sehingga harus meninggalkan tempat kerja pada tanggal tersebut.
Demikianlah surat permintaan ini saya buat. Saya sangat berharap permintaan saya dapat dipertimbangkan sebagaimana mestinya. Atas perhatiannya, saya ucapkan terima kasih.
Hormat saya,
Emilia Strada
Rekapitulasi data presensi, izin atau surat pengajuan cuti karyawan menjadi salah satu pertimbangan dasar dalam menghitung gaji karyawan. Untuk memastikan rekapitulasi data yang akurat, tim HR bisa menggunakan fitur Time Management dari aplikasi BroadwaysHR yang didukung oleh teknologi berbasis cloud.
Menariknya, pencatatan waktu kerja dapat dilakukan secara fleksibel dengan mengikuti kebijakan perusahaan dalam manajemen jam kerja, kebijakan lembur, aturan ganti libur, hingga overtime karyawan. Semua data absensi tadi selanjutnya akan terintegrasi secara otomatis ke dalam sistem payroll perusahaan untuk pembayaran gaji karyawan.
Tunggu apalagi, segera mendaftar sekarang juga di sini dan nikmati penawaran coba gratis aplikasi selama 30 hari ya!
