
3 Contoh Form Reimbursement Perusahaan dan Cara Pengajuannya
Sebagai pekerja kantoran, Anda tentu sudah tidak asing lagi dengan istilah reimbursement atau penggantian pengeluaran uang oleh karyawan untuk keperluan tertentu di dalam perusahaan. Klaim penggantian uang tersebut terdiri dari beberapa jenis yang memiliki contoh form reimbursement perusahaan berbeda-beda. Simak apa saja jenis reimbursement beserta contohnya berikut ini.
Pengertian Reimbursement
Sebelum melihat contoh form reimbursement perusahaan, apakah Anda sudah benar-benar paham tentang pengertian dari reimbursement itu sendiri? Seperti yang sudah disinggung sebelumnya bahwa istilah tersebut mengacu pada arti penggantian uang atas pengeluaran yang dilakukan karyawan untuk kepentingan tertentu.
Dalam hal ini, karyawan mengeluarkan sejumlah uang milik sendiri untuk membayar sesuatu yang menyangkut kepentingan perusahaan. Selanjutnya, karyawan bisa melakukan klaim penggantian pembayaran dengan menyertakan bukti transaksi dan mengikuti tata cara pengajuan reimbursement sesuai kebijakan perusahaan.
Umumnya, ada tiga jenis penggantian pembayaran yang bisa karyawan ajukan ke perusahaan seperti pengeluaran operasional, biaya kesehatan, dan juga uang ganti business trip. Jadi proses klaim tersebut melibatkan karyawan dengan mengisi formulir penggantian pembayaran terlebih dulu.
Selanjutnya, karyawan harus mematuhi tata cara dan kebijakan yang sudah ditentukan perusahaan saat proses pencairan dana reimbursement. Dengan demikian pengajuan klaim penggantian uang akan lebih mudah dan bisa diproses secepat mungkin.
Baca juga: Ketahui Apa Itu Reimburse dan 5 Tips Mengelolanya
Jenis-Jenis Reimbursement
Setiap perusahaan tentunya memiliki kebijakan yang berbeda-beda dalam proses pengajuan reimbursement. Namun, ada tiga jenis klaim penggantian pembayaran yang umum terjadi di dalam perusahaan. Ketiga jenis reimbursement tersebut adalah sebagai berikut.
1. Reimbursement Biaya Operasional
Sering kali karyawan harus membayarkan sejumlah nominal tertentu untuk keperluan operasional perusahaan dengan memakai uang pribadi. Biaya operasional yang dimaksud antara lain uang pulsa untuk menelepon klien/nasabah/pelanggan, membeli kebutuhan/peralatan kantor, pembayaran sewa tempat, dan sebagainya.
2. Reimbursement Biaya Kesehatan
Meski umumnya perusahaan saat ini menggunakan jaminan sosial milik pemerintah, tapi klaim untuk biaya kesehatan yang tidak dapat ditanggung oleh BPJS Kesehatan tetap bisa Anda ajukan. Contohnya adalah tunjangan pasien Covid-19, suntik vaksin tertentu, dan lain-lain.
3. Penggantian Biaya Perjalanan
Karyawan yang mendapatkan tugas untuk melakukan business trip, terkadang memakai uang sendiri dulu untuk membayar berbagai biaya yang dikeluarkan selama perjalanan bisnis. Hal ini umum terjadi terutama jika perjalanan bisnis tersebut terjadi secara mendadak sehingga membuat perusahaan kesulitan untuk bisa segera mencairkan sejumlah dana atau tunjangan lainnya.
Oleh sebab itu, biasanya perusahaan akan meminta karyawan tersebut untuk memakai uang pribadi terlebih dulu dan selanjutnya mengajukan penggantian uang setelah perjalanan bisnis berakhir. Selain mengisi form reimbursement, karyawan biasanya juga diminta untuk melampirkan bukti pendukung seperti invoice, struk pembelian, dan lain-lainnya.
Baca juga: 6 Cara Kerja Sistem Penggajian Online dan Komponen Pentingnya!
Cara Mengajukan Reimbursement ke Perusahaan

Sumber: Freepik
Meski proses pengajuan penggantian uang bisa dilakukan, tapi ada tata cara klaim yang harus Anda pahami terlebih dulu. Hal ini wajib diperhatikan untuk menghindari kesalahpahaman dan mempercepat proses penggantian uang ke karyawan. Berikut ulasannya.
1. Pastikan Atasan Anda Tahu
Komunikasi antara karyawan dan atasan perlu terjalin dengan baik, bahkan untuk urusan klaim reimbursement sekalipun. Sebelum mengeluarkan sejumlah uang untuk keperluan perusahaan, karyawan sebaiknya memberitahu atasan atau melakukan konfirmasi terlebih dulu agar tidak terjadi kesalahpahaman. Namun, Anda mungkin bisa seketika melakukannya apabila hal tersebut adalah perintah/instruksi atasan.
2. Melampirkan Struk/Bukti Pembayaran
Saat ingin mengajukan penggantian uang, jangan lupa untuk melampirkan semua bukti pembayaran. Apabila tidak menyerahkan struk, nota, invoice, dan bukti lain yang menyatakan pemakaian uang pribadi untuk keperluan perusahaan, maka proses reimbursement juga tidak bisa dilakukan.
3. Mengisi Formulir Reimbursement
Selain mengumpulkan semua bukti pembayaran, karyawan juga wajib mengisi formulir klaim penggantian uang sebagai syarat administrasi lainnya. Isi form tersebut secara lengkap dan tepat dengan melampirkan berbagai berkas atau persyaratan lain yang diminta perusahaan.
4. Meminta Tanda Tangan Atasan
Setelah formulir diisi dan bukti-bukti transaksi telah dikumpulkan, langkah selanjutnya adalah mendatangi atasan untuk meminta persetujuan. Dalam hal ini, atasan akan melakukan kroscek terlebih dahulu untuk selanjutnya menandatangani formulir reimbursement yang Anda ajukan. Baru setelah itu, karyawan bisa mencairkan dana pribadi yang dikeluarkan ke departemen HRD di dalam perusahaan.
5. Verifikasi Dokumen
Setelah dokumen pengajuan reimbursement masuk ke bagian HR, selanjutnya akan dilakukan verifikasi data terlebih dulu. Tim HR akan melakukan validasi data dan bukti-bukti transaksi yang diserahkan karyawan kemudian melakukan penghitungan secara menyeluruh untuk memastikan jumlahnya tepat.
6. Pembayaran Diproses
Setelah proses verifikasi dan penghitungan selesai, selanjutnya berkas pengajuan penggantian uang tersebut akan diserahkan ke bagian keuangan untuk bisa segera dicairkan. Pembayaran uang tersebut mungkin membutuhkan waktu tertentu di tiap-tiap perusahaan. Oleh sebab itu, pastikan karyawan juga menanyakan lama proses pembayaran untuk menghindari miskomunikasi.
7. Uang Reimbursement Cair
Saat proses pencairan dana reimbursement, perusahaan atau bagian keuangan mungkin akan melakukan pemberitahuan kepada karyawan yang bersangkutan. Namun, jika hal tersebut tidak dilakukan, maka karyawan bisa melakukan pengecekan secara mandiri melalui rekening masing-masing sesuai tanggal yang dijanjikan.
Apabila serah terima uang dilakukan secara tunai, maka karyawan bisa menghubungi bagian keuangan atau tim HR kembali untuk memastikannya.
Baca juga: 10+ Manfaat Uang Insentif bagi Karyawan dan Perusahaan
Contoh Form Reimbursement Perusahaan
Agar lebih mudah dalam memahami hal-hal terkait pengajuan penggantian uang ke perusahaan, di bawah ini telah terangkum contoh form reimbursement perusahaan untuk Anda.
1. Form Reimbursement untuk Perjalanan Dinas

Sumber: kibrispdr.org
2. Form Reimbursement untuk Operasional Perusahaan

Sumber: kibrispdr.org
3. Formulir Reimbursement Biaya Kesehatan

Sumber: kibrispdr.org
Demikian informasi menarik tentang apa itu reimbursement, jenis-jenisnya, dan contoh form reimbursement perusahaan. Untuk memudahkan proses klaim penggantian uang tersebut, perusahaan bisa memanfaatkan software HR seperti BroadwaysHR.
Di dalamnya terdapat fitur Travel Management yang bisa dipakai untuk memudahkan tim HR dalam proses reimbursement perjalanan dinas karyawan. Tak hanya itu saja, BroadwaysHR juga menawarkan fitur-fitur menarik lain untuk kemudahan dalam pengelolaan SDM perusahaan.
Konsultasikan kebutuhan HR manajemen perusahaan Anda hanya bersama BroadwaysHR dengan klik di sini! Nikmati coba gratis aplikasinya selama 30 hari dengan menghubungi kami sekarang juga!