Mau Business Trip Lancar? Ikuti 5 Tips Ini!

Business trip adalah kegiatan yang memberi ruang pada seorang karyawan untuk bisa bekerja sambil jalan-jalan. Tak hanya perjalanan domestik saja, banyak perusahaan yang mengirim beberapa pegawainya untuk pergi ke mancanegara.

Meskipun terkesan sepele, tapi setiap karyawan sebaiknya mempersiapkan trip bisnis tersebut dengan matang agar semuanya dapat berjalan sesuai rencana. Jika hal ini diabaikan, tak hanya urusan kantor saja yang kacau, Anda pun tak bisa menikmati waktu liburan selama bertugas. Supaya hal itu tidak terjadi, yuk simak beberapa tips berikut ini!

Apa Itu Business Trip?

Sebelum membahas tentang kesalahan apa saja yang kerap terjadi selama perjalanan dinas dan bagaimana cara menyikapinya, yuk pahami dulu apa itu business trip! Business trip memiliki banyak arti tergantung dari siapa yang melakukannya.

Istilah tersebut tak hanya diperuntukkan untuk seorang pengusaha yang sedang melakukan perjalanan bisnis dengan misi individualnya. Namun, istilah ini juga kerap disematkan untuk menggambarkan perjalanan/dinas kerja seorang karyawan di sebuah perusahaan ke luar kota maupun luar negeri.

Umumnya, perjalanan bisnis tersebut memiliki tujuan tertentu, misalnya seperti promosi bisnis, kerja sama dengan pihak luar, analisis pengembangan perusahaan, dan lain sebagainya. Jadi, kegiatan tersebut pada akhirnya akan membantu perusahaan dalam meningkatkan omzet dan juga profit secara signifikan.

Banyak yang salah kaprah dalam menafsirkan aktivitas bisnis yang satu ini. Pasalnya, tak sedikit orang yang menganggap bahwa business trip adalah bentuk pemborosan operasional perusahaan. 

Padahal, pada praktiknya mereka yang melakukan perjalanan bisnis tersebut wajib menjunjung tinggi profesional kerja dengan memprioritaskan kepentingan perusahaan di atas hasrat pribadi.

Tak sedikit karyawan yang justru tidak bisa menikmati waktu luang selama perjalanan bisnis karena jadwal yang padat. Namun, banyak juga yang beruntung dan bisa memanfaatkan waktu yang tersisa untuk menikmati liburan di kota/negara lain saat urusan kerja bisa diselesaikan lebih cepat.

Baca juga: 6 Manfaat Sabbatical Leave bagi Karyawan dan Perusahaan

Kesalahan Umum dalam Business Trip

Sumber: Freepik

Sayangnya, business trip tak selalu berjalan mulus pada setiap orang. Ada beberapa kendala yang harus mereka hadapi yang tanpa disadari hal tersebut terjadi karena kesalahan diri sendiri. Jangan sampai hal ini menimpa Anda ya! Berhati-hatilah dengan beberapa kesalahan yang sering kali mewarnai perjalanan dinas berikut ini.

1. Kurang Persiapan

Kunci utama kelancaran sebuah business trip terletak pada persiapannya. Semakin dini persiapan yang dilakukan maka akan semakin baik. Sebelum melakukan perjalanan, tentu ada banyak hal yang harus dipersiapkan, mulai dari packing barang, jadwal harian, dan itinerary selama bertugas.

Apalagi jika perjalanan bisnis dilakukan di luar negeri, tentu Anda harus mempersiapkan dokumen-dokumen penting yang diperlukan seperti paspor dan visa. 

Tak hanya itu saja, Anda juga harus mempersiapkan metode pembayaran saat melakukan transaksi di negara lain, mengatur setting kartu provider, dan menyiapkan hal-hal lain mendukung aktivitas harian selama disana.

2. Memilih Hotel yang Kurang Tepat

Selama business trip, Anda tentunya akan menginap di hotel selama beberapa waktu. Biasanya, tim HRD atau yang terkait sudah mempersiapkan hal tersebut. Namun, ada pula yang menyerahkan pemilihan hotel kepada karyawan asalkan nominalnya sesuai dengan budget perusahaan.

Nah, jika mendapati opsi kedua, maka pilihlah hotel dengan fasilitas yang memadai. Anda bisa melakukan riset terlebih dulu supaya mendapatkan pilihan hotel yang nyaman untuk ditinggali sekaligus bekerja.

Klien mungkin menghendaki pertemuan di hotel tempat Anda menginap. Oleh sebab itu, prioritaskan untuk melakukan reservasi hotel yang menyediakan ruang meeting atau coworking space.

Bayangkan jika Anda sembarangan dalam memilih hotel, selain tidak bisa beristirahat, produktivitas kerja juga akan terganggu karena merasa tidak nyaman. Jadi, pilih akomodasi yang mendukung kenyamanan Anda ya!

3. Tidak Membawa Asuransi Perjalanan

Hal penting berikutnya yang sering dianggap remeh adalah asuransi perjalanan. Jika Anda termasuk salah satu yang menyepelekan hal tersebut maka jangan sampai mengulanginya lagi. Pasalnya asuransi tersebut sangat penting untuk mengantisipasi hal-hal yang tidak diinginkan selama business trip berlangsung.

4. Tidak Menyimpan Struk, Nota, dan Tanda Terima Sejenis

Selama melakukan dinas kerja di kota atau negara lain, Anda mungkin harus keluar uang terlebih dulu yang nantinya akan diganti oleh perusahaan. Proses tersebut umumnya disebut dengan istilah reimbursement. 

Agar uang yang keluar bisa sepenuhnya diganti oleh perusahaan, tentu Anda harus menyerahkan tanda terima atau bukti pengeluaran kepada divisi terkait. Jadi, pastikan untuk menyimpan semua jenis bukti pembayaran yang dipakai untuk kepentingan pekerjaan selama melakukan perjalanan bisnis.

5. Melalaikan Pekerjaan

Business trip adalah kesempatan bagi seorang karyawan untuk bisa kerja sambil liburan. Sayangnya, masih banyak yang tidak menggunakan kesempatan tersebut secara bijak. Perjalanan bisnis yang seharusnya mengutamakan kepentingan perusahaan, justru malah diabaikan karena keinginan untuk melakukan rekreasi di kota atau negara lain.

Baca juga: 8 Jurus Jitu Menerapkan Time Management bagi Karyawan

Business Trip Lancar dengan Tips-Tips Ini!

Sumber: Freepik

Supaya perjalanan bisnis dapat berjalan dengan baik dan lancar, tentu ada beberapa hal penting yang wajib Anda lakukan. Ikuti beberapa tips berikut untuk mendapatkan pengalaman business trip yang sesuai dengan ekspektasi Anda serta perusahaan.

1. Membeli Tiket Pulang Pergi Sekaligus

Saat membeli tiket pesawat atau kereta, usahakan untuk langsung membeli tiket pulang pergi. Selain itu, pilih jadwal keberangkatan dan kepulangan secara hati-hati agar janji temu dengan klien di kota atau negara lain tidak mengalami keterlambatan.

2. Memilih Hotel yang Nyaman

Seperti yang sudah disinggung sebelumnya bahwa kenyamanan pekerja juga menjadi hal yang sangat penting. Oleh sebab itu, Anda wajib memilih hotel dengan fasilitas lengkap yang mendukung kenyamanan selama melakukan perjalanan bisnis.

Selain memperhatikan fasilitas dan pelayanan yang ada, pastikan juga untuk memilih hotel yang letaknya strategis sehingga mudah untuk Anda temukan.

3. Siapkan Materi Pekerjaan dengan Baik

Perjalanan bisnis menempatkan Anda sebagai perwakilan perusahaan. Oleh sebab itu, materi bisnis harus Anda siapkan dengan sungguh-sungguh agar tujuan perusahaan dapat tercapai sesuai ekspektasi.

Lakukan persiapan sebelum berangkat dan pastikan untuk mengecek ulang materi yang akan disampaikan untuk memastikan tidak ada yang dilewatkan.

4. Membawa Perangkat Mobile yang Dibutuhkan

Meskipun berada jauh di kota atau negara lain, Anda tetap harus terhubung dengan perusahaan untuk melakukan koordinasi. Oleh sebab itu, persiapkan perangkat mobile yang memadai agar pekerjaan Anda berjalan lancar tanpa kendala.

Jangan lupa untuk membawa pengisi daya atau power bank portable apabila harus menggunakan laptop, smartphone, dan perangkat gadget lainnya dalam jangka waktu yang lama.

5. Mengenakan Pakaian yang Sopan

Meski ada waktu untuk pergi jalan-jalan, pastikan untuk mengenakan dan membawa beberapa stel pakaian kerja selama perjalanan bisnis. Selain menjaga reputasi perusahaan, hal ini juga merupakan bentuk profesional kerja yang sebaiknya dilakukan. Di sisi lain, klien juga akan merasa lebih dihargai jika Anda memperhatikan penampilan saat melakukan meeting.

Baca juga: Siapa yang Berhak Mengambil Cuti Besar? Cek di Sini!  

Demikian informasi yang bisa Anda simak mengenai kesalahan yang umum terjadi saat melakukan business trip dan bagaimana cara menghindarinya. Pastikan perusahaan menggunakan fitur Travel Management dari aplikasi BroadwaysHR.

Melalui fitur tersebut, perusahaan akan lebih mudah dalam melakukan pengelolaan serta rekapitulasi dokumentasi terkait perjalanan bisnis. Berbagai keperluan administrasi seperti data-data perjalanan dinas karyawan yang ada di perusahaan hingga ke voucher request akomodasi, transportasi dan uang saku dapat dikelola dengan lebih mudah.

Ayo pakai BroadwaysHR sekarang juga dan jangan lewatkan free trial aplikasinya sekarang juga dengan klik di sini!